Cours en ligne Word 2016, modèles, mailing, macros
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La lettre type va résulter de la fusion entre un fichier de données (Word, Excel, Access, extraction base centralisée...) dans lequel les données sont regroupées (dans des champs) et un document principal proche d'un document classique (contenant les champs).
La procédure à suivre pour créer un mailing est la suivante :
Afficher
l'onglet "publipostage"
du ruban Créer
le document principal Connecter
avec le fichier de données Insérer
des champs du fichier de données dans le document principal Fusionner
les deux pour effectuer le mailing.
C’est à partir du document principal que s'effectuent les opérations de fusionA. L'ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE
Il s'affiche dans le volet Office et vient assister l'utilisateur pendant toute l'opération. Il n'est pas indispensable car la procédure de mailing n'est pas compliquée.
onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
dans un nouveau document standard
<clic g> sur
<clic g> sur
le volet s'affiche à droite de l'écran et va dérouler les différentes étapes de l'assistant
1. SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT
Il faut tout d'abord déterminer le type de support utilisé.
volet droit
cocher la case d'option
<clic g> sur
2. SÉLECTION DU DOCUMENT
Puis déterminer le document de base.
volet droit
cocher la case d'option
<clic g> sur
3. SÉLECTION DES DESTINATAIRES
Indiquer les destinataires ou créer une liste s'il n'y en a pas encore.
volet droit
cocher la case d'option
et
désigner le fichier
ou
cocher la case d'option
pour
en créer une nouvelle
<clic g> sur
Si la liste de destinataires n'existe pas encore, il est possible de la créer ici.
volet droit
<clic g> sur
saisir les données
<tab> après la saisie de chaque champ
<clic g> sur
pour
changer de ligne
saisir les caractéristiques de chaque destinataire
enregistrer le fichier source de données
pour valider
permet
de choisir les colonnes à renseigner
Une fenêtre intermédiaire permet de trier et filtrer les données.
<clic g> sur
d'une
colonne et la déclarer comme vide pour ne pas avoir d'espaces inutiles dans
le bloc "adresse" : 
Le format d'enregistrement par défaut est le format ".mdb" (ancien format d'Access). Le dossier par défaut est le dossier "mes sources de données" de chaque utilisateur
4. ÉCRITURE DE LA LETTRE
Il faut maintenant renseigner le document qui a été choisi comme document principal ou l'adapter s'il est déjà écrit.
Plutôt que de créer maintenant le document principal, il est préférable de l'écrire auparavant ou de prendre un document existant et d'enlever les éléments spécifiques
volet droit
<clic g> sur
pour
insérer les champs "adresse"
choisir les caractéristiques
volet droit
<clic g> sur
pour
insérer une formule d'accueil
choisir les caractéristiques
volet droit
<clic g> sur
choisir les champs à afficher
<clic g> sur
Word propose un affranchissement électronique en ligne à partir d'un logiciel du site Microsoft Web Office
5. APERÇU DE LA LETTRE
Il ne reste plus qu'à vérifier que tout est correct et procéder éventuellement aux dernières modifications.
volet droit
faire défiler les destinataires avec
ou
effectuer les ajustements éventuels
<clic g> sur
6. FIN DE LA FUSION
La procédure de création est terminée ; il ne reste plus qu'à procéder à l'impression du mailing.
volet droit
<clic g> sur
pour visualiser individuellement chacune des lettres générées et
éventuellement les modifier
ou sur
pour
les imprimer directement
7. EXERCICE
Votre société de vente de fleurs par correspondance vous demande de faire un mailing pour vanter les mérites d'une promotion :
5 fuschias gratuits pour toute commande supérieure à 50 euros
Faites un publipostage à vos clients dont un échantillon figure dans le tableau ci-après en utilisant l'assistant "fusion et publipostage"
Enlever du tableau les champs inutiles
Générer les lettres mais ne les imprimez pas.
Créer le document de toutes pièces ou utiliser le document "exo lettre jolie plante" en remplaçant les zones en surligné gris par les blocs appropriés et en modifiant la teneur du texte
