Topic outline

  • III LETTRES TYPES

    La lettre type va résulter de la fusion entre un fichier de données (Word, Excel, Access, extraction base centralisée...) dans lequel les données sont regroupées (dans des champs) et un document principal proche d'un document classique (contenant les champs).

    La procédure à suivre pour créer un mailing est la suivante :

    *   Afficher l'onglet "publipostage" du ruban

    *   Créer le document principal

    *   Connecter avec le fichier de données

    *   Insérer des champs du fichier de données dans le document principal

    *   Fusionner les deux pour effectuer le mailing.
    C’est à partir du document principal que s'effectuent les opérations de fusion

    A. L'ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE

    Il s'affiche dans le volet Office et vient assister l'utilisateur pendant toute l'opération. Il n'est pas indispensable car la procédure de mailing n'est pas compliquée.

     onglet "publipostage"
    groupe "démarrer la fusion et le publipostage"
    (2ème bloc)
    dans un nouveau document standard
    <clic g>
    sur
    <clic g> sur

    le volet s'affiche à droite de l'écran et va dérouler les différentes étapes de l'assistant

    1. SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT

    Il faut tout d'abord déterminer le type de support utilisé.

     volet droit
    cocher la case d'option
    <clic g> sur

    2. SÉLECTION DU DOCUMENT

    Puis déterminer le document de base.

     volet droit
    cocher la case d'option
    <clic g> sur

    3. SÉLECTION DES DESTINATAIRES

    Indiquer les destinataires ou créer une liste s'il n'y en a pas encore.

     

     volet droit
    cocher la case d'option   et désigner le fichier
    ou
    cocher la case d'option  pour en créer une nouvelle
    <clic g>
    sur

    Si la liste de destinataires n'existe pas encore, il est possible de la créer ici.

     volet droit
    <clic g> sur
    saisir les données
    <tab>
    après la saisie de chaque champ
    <clic g>
    sur  pour changer de ligne

    saisir les caractéristiques de chaque destinataire
    enregistrer le fichier source de données
     pour valider

     permet de choisir les colonnes à renseigner

     

    Une fenêtre intermédiaire permet de trier et filtrer les données.

     

    <clic g> sur  d'une colonne et la déclarer comme vide pour ne pas avoir d'espaces inutiles dans le bloc "adresse" :

     

    Le format d'enregistrement par défaut est le format ".mdb" (ancien format d'Access). Le dossier par défaut est le dossier "mes sources de données" de chaque utilisateur

    4. ÉCRITURE DE LA LETTRE

    Il faut maintenant renseigner le document qui a été choisi comme document principal ou l'adapter s'il est déjà écrit.

    Plutôt que de créer maintenant le document principal, il est préférable de l'écrire auparavant ou de prendre un document existant et d'enlever les éléments spécifiques

     

     volet droit
    <clic g> sur  pour insérer les champs "adresse"
    choisir les caractéristiques

     volet droit
    <clic g> sur   pour insérer une formule d'accueil
    choisir les caractéristiques

     volet droit
    <clic g> sur  
    choisir les champs à afficher
    <clic g> sur

    Word propose un affranchissement électronique en ligne à partir d'un logiciel du site Microsoft Web Office

    5. APERÇU DE LA LETTRE

    Il ne reste plus qu'à vérifier que tout est correct et procéder éventuellement aux dernières modifications.

     volet droit
    faire défiler les destinataires avec   ou 
    effectuer les ajustements éventuels
    <clic g>
    sur

    6. FIN DE LA FUSION

    La procédure de création est terminée ; il ne reste plus qu'à procéder à l'impression du mailing.

     volet droit
    <clic g> sur  pour visualiser individuellement chacune des lettres générées et éventuellement les modifier
    ou sur  pour les imprimer directement

    7. EXERCICE

    Votre société de vente de fleurs par correspondance vous demande de faire un mailing pour vanter les mérites d'une promotion :
    5 fuschias gratuits pour toute commande supérieure à 50 euros
    Faites un publipostage à vos clients dont un échantillon figure dans le tableau ci-après en utilisant l'assistant "fusion et publipostage"
    Enlever du tableau les champs inutiles
    Générer les lettres mais ne les imprimez pas.
    Créer le document de toutes pièces ou utiliser le document "exo lettre jolie plante" en remplaçant les zones en surligné gris par les blocs appropriés et en modifiant la teneur du texte