Aperçu des sections

  • A. Structure d'une base

    Une base de données Access est composée de différents objets :

    *     Les tables  contiennent les données

    *     Les requêtes  permettent (entre autres) d'afficher les données des tables

    *     Les formulaires  sont utilisés pour saisir et consulter les données

    *     Les états  permettent d'éditer les données sur un support, le plus souvent sous forme de synthèse

    *     Les macros  et les modules  vont servir à automatiser la base de données pour que quelqu'un qui ne connait pas Access puisse l'utiliser.

    1.TABLES

    Les données y sont organisées ; chaque ligne de données correspond à un enregistrement et chaque colonne de données correspond à un champ.

     dans le tableau ci-dessous (table "employés" de "Northwind"), l'enregistrement N°3 concerne l'employé Jan Kotas qui travaille pour telle société, possède telle adresse de messagerie et  tel numéro de téléphone…
    Le champ "Adresse de messagerie" permet de collecter toutes les adresses de messagerie de tous les employés

    2.REQUÊTES

    Les requêtes extraient les données en fonction de critères.

    3.FORMULAIRES

    Les formulaires affichent les enregistrements un par un (mode formulaire) ou sous forme de tableau (mode feuille de données) pour les champs voulus.

    4.ÉTATS

    Les états donnent une vue de la base figée à un moment donné.

    5.MACROS

     Les macros vont être associées à des boutons ou des menus pour permettre à l'utilisateur d'effectuer une action préenregistrée.

    6.MODULES

     Les modules sont des programmes et font appel au langage Visual Basic.

     Ces éléments sont disposés, à gauche de l'écran, dans le "volet de navigation" (ou "volet des objets") ; ils peuvent être affichés dans différents modes selon que l'on crée, modifie ou utilise les données de la base

    7.DÉMONSTRATION - DIDACTICIEL - ENTRAÎNEMENTS

    <clic g> sur "démonstration" et la suivre
    la fermer
    <clic g> sur "didacticiel" et  reproduire la démonstration en suivant les bulles d'aide 
    la fermer

    <clic g> sur "entrainement" et suivre les consignes de "description" ci-dessous

    • 6. CRITÈRES DE SÉLECTION

      Pour obtenir les données que l'on souhaite, il faut définir des critères de sélection ; ils sont élaborés avec des opérateurs de comparaison (=, Comme, Entre, …) et combinés à l'aide d'opérateurs logiques (Et, Ou, Pas, …).

      Les principaux opérateurs de comparaison des données sont : = (égal), Comme, Entre, < (inférieur), > (supérieur), <> (différent), …

      Les principaux opérateurs logiques sont : Et, Ou, Pas, … Ils peuvent être combinés entre eux de manière explicite (au sein d'une même colonne) ou implicite (sur des colonnes ou des lignes différentes)

      a)= (ÉGAL)

      bouton gauche   clavier
      <clic g> à l'intersection de la ligne de critères et de la colonne du 1er champ de critère
      saisir le critère
      Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type "texte"
      répéter éventuellement l'opération pour chaque champ concerné
      En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés  

       si le critère est de type "texte", Access l'encadre d'apostrophes ; s'il est de type "date", il est encadré de dièses et s'il est de type "numérique", il est affiché tel quel

       Pour sélectionner uniquement les enregistrements correspondant au critère Ville=Cherbourg, la saisie peut s'effectuer de plusieurs manières (casse indifférente) :
      Cherbourg
      = Cherbourg ="Cherbourg"
      "Cherbourg"

       Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2016"
      Supprimer les champs "nom" et "prénom" s'ils figurent encore
      N'afficher que les employés habitant "Cherbourg"
      Afficher en mode "feuille de données" pour vérifier puis enregistrer

       

       Pour rechercher une valeur précise existante, faire un copier/coller à partir de la feuille de données  

      b)COMME "…"

      bouton gauche   clavier
      <clic g>
      à l'intersection de la ligne de critères et de la colonne du 1er champ de critère
      saisir le critère en utilisant les caractères génériques adaptés
      Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type "texte"
      répéter éventuellement l'opération pour chaque champ concerné
      En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés

      caractères génériques

      *     ? Remplace un caractère unique à son emplacement

      *     * Remplace un ou plusieurs caractères

      *     # Remplace un chiffre unique à son emplacement

      *     [  ] Remplace une liste de caractères

      *     [! ] Remplace une liste de caractères à exclure

       ch?r Cherbourg
      c*r* Colmar, Cherbourg, Chambéry
      CH* Cherbourg, Chambéry #ème 3ème  ou  4ème …
      ch*r[!y] Cherbourg  mais pas Chambéry

       Tester les cas de figure cités dans l'exemple ci-dessus

      c)ENTRE VAL1 ET VAL2

      bouton gauche   clavier
      <clic g>
      à l'intersection de la ligne de critères et de la colonne du 1er champ de critère
      saisir le critère en précisant les 2 bornes de l'intervalle
      répéter éventuellement l'opération pour chaque champ concerné
      En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés

       La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est compris entre 73000 et 74000 (limites comprises)

       Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2016"
      Réaliser la requête ci-avant puis la fermer sans l'enregistrer

      d)EST NULL - EST PAS NULL

      bouton gauche   clavier
      <clic g> à l'intersection de la ligne de critères et de la colonne du 1er champ de critère
      saisir le critère "
      est null" ou "est pas null"
      Permet de sélectionner les enregistrements dont le champ concerné contient ou non des valeurs

       La requête ci-dessous affiche les employés dont le champ "Notes" ne contient aucune information

       Dans la base en cours "Northwind 2016", créer une nouvelle requête telle que ci-dessus (sans fermer la précédente)
      Afficher les employés dont le champ "notes" est vide
      Fermer la requête sans l'enregistrer

       

       Ce critère peut être utilisé pour tous les types de champs

      e)"ET"

      Lorsque deux critères sont sur une même ligne, les enregistrements doivent satisfaire à la fois chacun des critères.

       La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ayant pour fonction "représentant commercial"

       

       Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2016"
      Réaliser la requête ci-dessus

      "et" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne.

       La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est supérieur à 60000 et inférieur ou égal à 74000

       Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2016"
      Réaliser la requête ci-avant

      f)"OU"

      Lorsque deux critères sont sur des lignes différentes, il est créé un premier groupe d'enregistrements correspondant au premier critère auquel s'ajoute un deuxième groupe d'enregistrements satisfaisant au deuxième critère.

       La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ainsi que les employés ayant pour fonction "représentant commercial" (quelle que soit leur ville)

       

       Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "northwind 2016"
      Réaliser la requête ci-dessus

      "ou" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne.

       La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ou Colmar ainsi que les employés ayant pour fonction "représentant commercial"

       

       Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2016"
      Réaliser la requête ci-dessus

       

      g)"ET" et "OU"

      Lorsqu'il y a des critères à la fois sur une même ligne et sur des lignes différentes, il est formé autant de groupes d'enregistrements que de lignes de critères.

       La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg quelle que soit leur fonction et ceux habitant Colmar ayant pour fonction "représentant commercial"

       

       Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2016"
      Réaliser la requête ci-avant

      h) "ET" et " OU " DANS PLUSIEURS CHAMPS DE CRITÈRE

      Tous ces critères peuvent être combinés pour obtenir le résultat voulu.

       La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est strictement supérieur à 60000 et inférieur ou égal à 74000, exerçant la profession de "représentant commercial" ou de "Vice-président des ventes" quelle que soit leur ville ainsi que les employés exerçant la profession de "représentant commercial" habitant Cherbourg

       Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2016"
      Réaliser la requête ci-avant, l'enregistrer et la fermer

      i)DÉMONSTRATION - DIDACTICIEL - ENTRAÎNEMENTS

      <clic g> sur "démonstration" et la suivre
      la fermer
      <clic g> sur "didacticiel" et  reproduire la démonstration en suivant les bulles d'aide 
      la fermer

      <clic g> sur "entrainement" et suivre les consignes de "description" ci-dessous