Aperçu des sections

  • D. Saisie

    Il y a plusieurs manières de mettre du texte dans un document Word :

    *     Le saisir manuellement avec le clavier

    *     L'extraire à partir d'un document imprimé en utilisant un scanner et un logiciel d'ocr (Optical Character Recognition).

    *     Le dicter à Word en utilisant la reconnaissance vocale de Windows

    1.SAISIE MANUELLE

    La saisie du texte se fait au kilomètre : l'utilisateur frappe son texte sans se préoccuper des retours à la ligne (Word gère ces derniers). La mise en forme, sauf exception, doit être faite la saisie terminée. Les données doivent être saisies indépendamment de tout critère de présentation (espace entre paragraphes, espace entre données et début de ligne, etc.). La mise en forme prendra en charge cette présentation.

    Règles

    *     saisir les données au kilomètre (Word gère la disposition des mots sur une ligne)

    *     respecter la structure du texte en termes de paragraphe (n'appuyer sur la touche "entrée" qu'à bon escient)

    *     respecter la casse (min/MAJ) (même s'il est possible de la corriger à posteriori)

    *     respecter la ponctuation (Word l'utilise pour comprendre la structure du document :
     un espace après une virgule ou un point, un espace avant et après un point-virgule…
    )

    *     ne pas laisser de lignes vides ou de paragraphes vides dans le texte

     créer un paragraphe
    appuyer sur la touche <entrée>

     En grammaire, un paragraphe est le développement d'une idée. Lorsque l'on change de sujet, un nouveau paragraphe doit être créé. Dans Word, c'est exactement la même chose, autrement dit à la structure de fond du texte correspond une structure de forme - un certain nombre de caractéristiques sont rattachées à la notion de paragraphe, caractéristiques inutilisables si la saisie est incorrecte

     les listes font exception à cette règle : dans une liste, faire un paragraphe pour le titre puis un paragraphe pour chacun des éléments de la liste

     Créer un nouveau document standard
    Vérifier que vous êtes en mode page,
    Vérifier que le papier est A4, que le mode est "portrait" et les marges "étroites"
    Saisir le texte du document "exercice d'initiation" en respectant les paragraphes
    (saisie au kilomètre, <entrée>après chaque paragraphe de titre, idem à la fin de chaque paragraphe de texte) et sans se préoccuper des fautes d'orthographe (à corriger éventuellement plus tard)
    Enregistrer votre document sous le nom "saisie de texte" puis le fermer

    2.SCAN

    Le scanner numérise le document et un logiciel de reconnaissance de caractères (ocr : Optical Character Recognition) reconnait alors le texte ; il crée un document standard (.rft) que Word peut ouvrir. Le détail de la méthodologie dépend du scanner, du logiciel de numérisation et du logiciel de reconnaissance de caractères ; globalement la procédure est standard.

    *     Mettre le document papier dans le scanner

    *     Le numériser en tant que document texte (et non image)

    *     Lancer le logiciel ocr (s'il ne se lance pas automatiquement)

    *     Ouvrir le document généré avec Word

    *     Corriger fautes d'orthographe et de grammaire soulignées

    *     Relire attentivement le document (souvent, on trouve des mots hors contexte)

    *     Enregistrer le document au format Word

     

     Un logiciel d'ocr est le plus souvent fourni avec le scanner

    3.RECONNAISSANCE VOCALE

    On peut comparer l'évolution de la reconnaissance vocale à celle des correcteurs orthographiques d'abord lourds et maladroits, maintenant fiables et indispensables.

    Elle se compose de deux éléments :

    *     La reconnaissance vocale proprement dite
    consiste à utiliser la voix humaine pour donner des ordres à l'ordinateur ou bien encore pour dicter du texte dans un traitement de texte.

    *     La synthèse vocale
    consiste à faire parler l'ordinateur (l'ordinateur lit du texte à "haute voix")

    a)   PARAMÉTRAGE

    Le paramétrage de la reconnaissance vocale est indispensable ; c'est le seul moyen d'obtenir un résultat acceptable ; c'est une phase d'instruction pour l'ordinateur qui apprend à reconnaitre votre timbre, vos inflexions, votre prononciation…

       panneau de configuration
    <clic g>  sur
    <clic> sur
    <clic g>
    sur  
    sélectionner le type de micro

    <clic g>
    sur  

    étalonner le microphone
    lire le texte
    <clic g> sur  
    activer l'analyse du document

    <clic g>
    sur  
    choisir la manière de lancer la reconnaissance vocale

    <clic g> sur
     
    si vous désirez avoir un volet d'aide avec les principales commandes
    <clic g> sur  
    cocher

    si vous désirez utiliser régulièrement la reconnaissance vocale
    <clic g> sur  
    <clic g>
    sur  
    pour apprendre dans le détail à l'utiliser

     Paramétrez la reconnaissance vocale sur votre ordinateur

    b)  UTILISATION

    La reconnaissance vocale va permettre de faire exécuter des commandes au système d'exploitation mais surtout elle va permettre de dicter un texte dans un traitement de texte et accessoirement, de le manipuler.

    DEUX COMMANDES PRINCIPALES :

    *     <clic g>  sur  ou Commencer l'écoute (pour passer de l'état de veille à l'état d'activité)

    *     <clic g>  sur  ou Arrêter l'écoute (pour passer l'état d'activité à l'état de veille)

      reconnaissance vocale

    <clic g>  sur  de
    ou
    dire "commencer l'écoute"

         

     ouvrez Word
    commencer l'écoute
    lire le texte distinctement en étant bien positionné par rapport au microphone
    le texte s'inscrit dans la page au kilomètre et au fur et à mesure
    arrêter l'écoute pour terminer 

    c)   COMMANDES

    La plupart des commandes sont en langage dit naturel (le plus souvent verbe à l'infinitif + complément d'objet). Elles différent évidemment entre les commandes liées au système et celles liées à l'application. Pour les applications, il suffit le plus souvent de lire les commandes affichées.

     Lire les commandes suivantes :

    "Lancer l'écoute"

    "Ouvrir Word 2016" ou "ouvrir Word 20xx"
    "Document vierge"
    Répéter les commandes non comprises

    QUELQUES COMMANDES DE BASE :

    *     Nouveau paragraphe Sélectionner " " Corriger

    *     Supprimer Annuler Enregistrer

    d)  DICTÉE

    Une des applications les plus pratiques de la reconnaissance vocale est le fait de pouvoir dicter un texte à un logiciel de traitement de texte.

      word
    Word ouvert
    commencer l'écoute
    (si elle n'est pas activée)
    lire le texte distinctement en étant bien positionné par rapport au microphone
    le texte s'inscrit dans la page au kilomètre et au fur et à mesure
    arrêter l'écoute pour terminer 

     Texte inscrit dans Word après lecture de "exercice d'initiation"
    puis pour corriger et à voix haute
    sélectionner "l'asie"

    "corriger"
    1 ok
    la vie
    sélectionner "l'organigramme etat schéma"
    "l'organigramme est un schéma"
    6 ok …

     Créer un nouveau document
    Lire le texte suivant

    Le corriger puis l'enregistrer sous le nom "reconnaissance vocale"

     Utilisez la reconnaissance vocale pour inscrire du texte dans Word mais corrigez le normalement avec la souris et les outils classiques de correction
    Utilisez la reconnaissance vocale pour gérer le système si vous souffrez d'un handicap

    4.SYMBOLES MASQUES

    Ce sont des caractères non imprimés ayant une signification particulière, propres à Word. Ils peuvent être affichés à l'écran en mode page mais ils ne sont pas imprimés et ne sont pas affichés en mode "plein écran".

     onglet "accueil"
    groupe "paragraphe"
    (3ème bloc)
    <clic g> sur  pour les afficher
    idem pour ne plus les afficher

     toujours afficher les symboles masqués – il n'est pas possible de comprendre la structure du texte s'ils ne sont pas affichés

     le fait de cliquer sur a pour effet d'activer ou de désactiver la case à cocher "tous" du volet "affichage" des  du menu . S'il y a d'autres cases à cocher d'activées, les caractères correspondant resteront dans tous les cas affichés

       

    SYMBOLES MASQUES

     <maj><entrée> fin de ligne passage à la ligne manuel

     <entrée> paragraphe changement ligne / nouveau paragraphe

     <ctrl><tab> tabulation passage à la tabulation suivante

     <barre espace> espace insertion d'un espace entre deux mots

     <ctrl><maj>
    <barre espace>
    espace insécable évite la séparation de deux mots en fin de ligne

     <ctrl><6> trait d'union conditionnel point de séparation d'un mot à la fin d'une ligne

     <ctrl><8> tiret insécable évite la coupure d'un mot composé en fin de ligne

     <tab> cellule changement de cellule / nouvelle ligne

     les touches <6> et <8> correspondent aux chiffres du pavé alphabétique - certains de ces caractères sont accessibles par la boîte de dialogue "caractères spéciaux"

     Dans un nouveau document vierge
    Afficher les symboles masqués
    Créer tous les symboles du tableau ci-dessus

     Pour mettre un espace insécable

    se positionner à l'endroit désiré
    <ctrl><maj><espace > pour insérer l'espace insécable
    les mots reliés par un espace insécable ne seront jamais séparés sur 2 lignes différentes

     Dans le même document
    Affichage des symboles masqués activé , taper le texte : "vingt mille tonnes"
    Se positionner devant le texte et insérer des espaces (barre espace) afin de repousser le texte vers la ligne suivante : le mot est coupé:
    hors en français, un nombre ne doit pas être coupé ou séparé de son unité
    Annuler avec l'outil annuler
    Remplacer les espaces entre "vingt" et "mille" et "mille" et "tonnes" par des espaces insécables (<ctrl><maj><espace>) et insérer de nouveaux des espaces afin de repousser le texte vers la ligne suivante:
    l'ensemble du texte passe sur la ligne suivante :

    Désactiver l'affichage des symboles masqués  pour vérifier que tout est ok

     Pour mettre un espace insécable

    se positionner à l'endroit désiré
    <ctrl>< 8> pour insérer un tiret insécable
    les mots reliés par un tiret insécable ne seront jamais séparés sur 2 lignes différentes

     Affichage des symboles masqués activé , saisir le prénom Jean-Michel
    Effectuer la même opération que ci-dessus
    le texte est coupé entre jean et Michel :
    hors en français, les deux parties d'un nom composé ne doivent pas être séparées
    Annuler avec l'outil annuler 
    Remplacer le tiret entre jean et Michel par un tiret insécable (<ctrl> <8>)
    Insérer de nouveaux des espaces ou des tabulations :
    l'ensemble du texte passe sur la ligne suivante :
    Désactiver l'affichage des symboles masqués  pour vérifier que tout est ok

     

    5.EFFACEMENT

    L'effacement des caractères s'effectue avec la touche <suppr> (en dessous de la touche <inser> pavé directionnel) ou avec <retour arrière> (à l'angle haut et droit du pavé alphabétique).

    positionner le point d'insertion au début
    ou
    sélectionner le texte à supprimer
    appuyer sur <suppr>
    autant que nécessaire
    la suppression s'effectue de gauche à droite



    positionner le point d'insertion à la fin du texte à supprimer
    appuyer sur  <retour arrière>
    autant que nécessaire
    la suppression s'effectue de droite à gauche

     Dans le même document, taper le mot "anticonstitutionnellement"
    Se positionner au milieu du mot entre "ti" et "tu"
    Supprimer les caractères à gauche du point d'insertion avec <retour arrière>
    Supprimer les caractères à droite du point d'insertion avec <suppr>
    Sélectionner le reste du mot avec <double clic>
    Supprimer le reste du mot avec < suppr> puis annuler les suppressions

    6.COUPURE DES MOTS

    Les mots trop longs peuvent être coupés automatiquement ou manuellement en fin de phrase pour respecter l'équilibre du texte.

     onglet "disposition"
    groupe "mise en page" (1er bloc)

    <clic g> sur
    <cocher>
    "automatique"

       Dans le même document vierge que précédemment
    Affichage des symboles masqués désactivé 
    Dans " anticonstitutionnellement"
    Se positionner au milieu du mot entre "ti" et "tu"
    Insérer un trait d'union conditionnel avec <ctrl> <6> : rien ne se passe
    Se positionner devant le texte et insérer des espaces (barre espace) afin de repousser le texte vers la ligne suivante, le mot est séparé par un trait d'union
    Fermer le document sans l'enregistrer


    se positionner à l'endroit où le mot doit être coupé
    <ctrl><6> pour insérer un trait d'union conditionnel

     si le mot reste en fin de ligne, la première partie suivie d'un trait d'union reste sur la 1ère ligne et la seconde partie passe sur la seconde ligne
    si le mot se retrouve après modifications en milieu de phrase, le trait d'union disparaît

     Ouvrir le document "structure de l'entreprise"
    Activer la coupure automatique des mots et observer les modifications
    Désactiver la coupure automatique des mots
    Fermer le document sans enregistrer les modifications

      à la fin de la liste permet de définir la largeur de la zone de coupure

      

    7.DÉMONSTRATION - DIDACTICIEL - EXERCICES

    <clic g> sur "démonstration" et la suivre
    la fermer
    <clic g> sur "didacticiel" et  reproduire la démonstration en suivant les bulles d'aide 
    la fermer

    <clic g> sur "entrainement" et suivre les consignes de "description" ci-dessous

    • E. Thèmes

      1.STYLE RAPIDE

      Un style rapide permet d'affecter globalement des caractéristiques de mise en forme.

       onglet "accueil"
      groupe "style" (4ème bloc)
      sélectionner le texte ou <clic g> dans le paragraphe à mettre en forme
      déplacer la souris sur les styles pour juger de l'effet sur la sélection
      <clic g>  sur le style choisi

       Utiliser l'ascenseur  pour afficher les styles non visibles ou <clic g>  sur  pour afficher tous les styles

       Il suffit de déplacer la souris sur les titres rapides pour que la sélection affiche temporairement les caractéristiques du style

       Dans le document "saisie de texte", affecter les styles rapides suivant :
      "titre" au titre principal du document
      "titre 1" aux paragraphes de titre
      "paragraphe" à la liste en fin de document – mettre des puces aux éléments de la liste et ramener le retrait gauche vers la marge

       Si vous ajoutez des caractéristiques de présentation à une sélection à laquelle est affectée initialement un style rapide, <ctrl> <barre espace> (caractères) et <ctrl> <q> (paragraphes) rendent au style rapide ses caractéristiques de base

      2.THÈMES

      Un thème est une combinaison de couleurs, de polices et d'effets. Il a pour avantage de permettre une présentation élaborée de manière rapide et efficace d'un document auquel les styles rapides ont été appliqués (en plus d’éléments propres au thème – effets -, on retrouve les polices et les couleurs des styles automatiques que le thème utilise).

       onglet "création"
      groupe "thèmes" (1er  bloc)
      <clic g>  sur
      déplacer
      la souris sur les thèmes pour juger de l'effet

      <clic g> sur le thème choisi

       Pour ajouter à la barre d'outils "accès rapide", <clic d>  sur le thème à ajouter :

       Comme pour les styles rapides (dont il est constitué), si vous ajoutez des caractéristiques de présentation à une sélection à laquelle est affectée initialement un thème, <ctrl> <barre espace> (caractères) et <ctrl> <q> (paragraphe) rendent au thème ses caractéristiques de base

       Affecter le thème de votre choix au document "saisie de texte"

      3.STYLES DU THÈME

      À chaque thème sont associés des jeux de styles rapides homogènes.

       onglet "création"
      groupe "mise en forme du document" (2ème bloc)
      déplacer la souris sur les styles rapides pour juger de l'effet
      <clic g> sur le style choisi

       Affecter les styles rapides de votre choix dans le document "saisie de texte"

      4.COULEURS

      Ce sont ici toutes les couleurs utilisées dans le thème.

       onglet "création"
      groupe "mise en forme du document" (2ème bloc)
      <clic g>  sur
      déplacer la souris sur les couleurs pour juger de l'effet
      <clic g> sur le jeu de couleurs choisi

        

       Ne pas hésiter à modifier des couleurs pour obtenir exactement ce que vous voulez

       Affecter les couleurs de votre choix à "exercice d'initiation"

      5.POLICES

      Tout un choix de polices différentes est proposé ici.

        onglet "création"
      groupe "mise en forme du document" (2ème bloc)
      <clic g>  sur
      déplacer la souris sur les polices pour juger de l'effet
      <clic g> sur la police choisie

        

       Le jeu de police concerne les titres et le corps du texte

       Affecter la police de votre choix à "exercice d'initiation"

      6.EFFETS

      Les effets de thème sont des jeux de lignes et d'effets de remplissage.

       onglet "création"
      groupe "mise en forme du document" (2ème bloc)
      <clic g>  sur
      déplacer la souris sur les effets
      <clic g> sur l'effet désiré

      7.ESPACEMENT DE PARAGRAPHE

      L'espacement entre lignes d'un paragraphe et paragraphes fait aussi partie du thème.

       onglet "création"
      groupe "mise en forme du document" (2ème bloc)
      <clic g>  sur
      déplacer la souris sur les espacements pour juger de l'effet
      <clic g> sur l'effet désiré

       Affecter l'espacement de paragraphe de votre choix à "exercice d'initiation"

      8.MODIFICATION DU THÈME

      Il est possible d'enregistrer sous un nouveau nom, toutes les modifications du thème effectuées ; cela permet de les réutiliser pour d'autres documents.

       onglet "création"
      groupe "mise en forme du document" (2ème bloc)
      <clic g>  sur
      <clic g> sur   (en bas)
      nommer le thème
      <clic g> sur

       Dans le document "saisie de texte", effectuer de nouvelles modifications (polices, couleurs…) puis enregistrer le thème sous le nom "mon thème"

      9.DÉMONSTRATION - DIDACTICIEL - EXERCICES

      <clic g> sur "démonstration" et la suivre
      la fermer
      <clic g> sur "didacticiel" et  reproduire la démonstration en suivant les bulles d'aide 
      la fermer

      <clic g> sur "entrainement" et suivre les consignes de "description" ci-dessous