Cours en ligne Access 2010 créer une application

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  D. Les tables (structure)

  Certains champs vont avoir un rôle plus important que d'autres puisqu'ils vont servir de "clé" ou "d'index". Les tables vont être "mises en relation" afin que les données soient toutes disponibles.

  1   CLÉ PRIMAIRE

  Une table contient toujours au moins un champ qui identifie de manière unique chacun des enregistrements. La valeur d'un champ sur lequel est associée une clé primaire, est unique (pas de doublon - ces derniers sont automatiquement rejetés lors de la saisie).

  ACTION  onglet "creation" groupe "outils" (2ème  bloc) <clic g> sur la case  (sélecteur de champ à gauche du champ à modifier) le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas <clic g> sur Une petite clé s'affiche à gauche du nom de champ

   

  CONSEIL L'idéal est d'accepter la proposition par Access comme clé primaire d'un champ de type "NuméroAuto" à incrémentation automatique et indépendant des données, donc toujours unique

   

  avancé Une clé primaire peut être définie sur un champ, mais aussi sur un ensemble de champs ; il suffit de les sélectionner en maintenant la touche <ctrl> enfoncée ; c'est alors la combinaison de champs qui doit être unique

   

  exercice Dans la table "ouvrage" de la base en cours "bibliotheque", Vérifier la correspondance de la table "ouvrages" avec les caractéristiques ci-dessous et corriger au besoin puis créer les tables indiquées avec leurs propriétés

  OUVRAGE

  

  OUVRAGE (suite)

  

  OUVRAGE (suite)

  

  ÉDITEUR

  

  AUTEUR

  

  ECRIT

  

  EMPRUNT

  

  CONSEIL La table "emprunt" possède une clé composée de 3 champs ; les sélectionner conjointement avec <ctrl> puis cliquer sur <clé primaire> - Penser à enregistrer la structure

   EXEMPLAIRE

  

  LECTEUR

  

  LECTEUR  (suite)

  TYPEGENRE

  SERIE

  

  2   INDEX

  La création d'un champ indexé dans une table accélère l'accès aux données fréquemment consultées ou triées. Les valeurs d'un champ indexé sont triées dans un ordre croissant, en association avec leur numéro d'enregistrement respectif. Une valeur cherchée sera plus rapidement trouvée dans la liste et permettra d'accéder ainsi plus vite à l'ensemble des champs de l'enregistrement voulu.

  ACTION bouton gauche <clic g> sur la case  (sélecteur de champ à gauche du champ à modifier) le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas en face de   , indiquer "non" ou "oui",  avec ou sans doublons

   

  ATTENTION Les indexations accélèrent la consultation et les tris, mais ralentissent les mises à jour d'enregistrement

  LES PARAMÈTRES POSSIBLES SONT LES SUIVANTS :

  Non	Ne pas créer d'index sur le champ spécifié
  Oui - avec doublons	Créer un index sur le champ spécifié (avec possibilité de valeurs en double sur ce champ)
  Oui - sans doublons	Créer un index unique sur le champ spécifié

   

  infos Pour un index unique, la valeur saisie ne sera acceptée que si celle-ci n'existe pas déjà dans un autre enregistrement (champs servant d'identificateur comme le matricule, le code produit, l'Isbn, la référence fournisseur)

  Pour affiner les recherches d'enregistrement, il est utile de créer des index composés sur plusieurs champs à la fois (jusqu'à 10 champs).

  ACTION  onglet "creation" groupe "afficher/masquer" (3ème  bloc) <clic g> sur la case  (sélecteur de champ à gauche du champ à modifier) le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas <clic g> sur Les champs indexés s'affichent dans une fenêtre

  

  avancé Pour créer un index multi champs, ajouter une ligne pour chaque champ, en ne faisant figurer le nom de l'index que sur la première ligne L'index de nom Lecteur est composé de NomLecteur et PrenomLecteur

   

  exercice Dans la table "lecteur" de la base en cours "bibliotheque", Créer un index composé des champs NomLecteur et PrenomLecteur

  3   CLÉ ÉTRANGÈRE

  Pour relier les données de deux tables, il est nécessaire de créer une relation entre les deux. Des champs spécifiques dans chacune des deux tables reliées sont nécessaires pour cette opération. Dans la table principale, il s'agit de la clé primaire et dans l'autre table d'une clé étrangère.

  ACTION  onglet "creation" groupe "relations" (5ème  bloc) <clic g> sur sélectionner les tables à a jouter <clic g> sur Les tables s'affichent (avec leurs éventuelles relations) <clic g> sur

   

  infos  permet à tout moment d'afficher la liste des tables

   

  CONSEIL Attribuer le même nom à des champs contenant les mêmes données (clé primaire d'une table et clé étrangère de l'autre) pour les identifier facilement

  

  CRÉER UNE RELATION

  ACTION bouton gauche Dans la fenêtre relation <faire glisser> le champ "clé étrangère"  d'une table vers le champ "clé primaire" de l'autre (la boite de dialogue de relation s'affiche) appliquer si nécessaire l'intégrité référentielle <clic g> sur   la relation est symbolisée par une ligne de jonction entre les 2 champs

  

  PARAMÈTRES

       L'intégrité référentielle contrôle l'intégrité des relations et prémunit contre l'apparition de données incohérentes

       Mise à jour en cascade des enregistrements de même valeur de clé étrangère
  (option conseillée)

       Effacer en cascade les enregistrements de même valeur de clé étrangère
  (option dangereuse si utilisée à tort)

  

  CONSEIL À tout moment des relations peuvent être ajoutées, ou supprimées ; mais il est indispensable de définir les relations entre les tables avant de créer formulaires, requêtes et états

   

  ATTENTION Une seule relation entre deux mêmes tables est autorisée. Une table, dont la clé primaire est reliée à d'autres tables, ne pourra pas être détruite, sauf si ces dernières le sont déjà ou que la relation ait été supprimée. Les champs reliés ne peuvent pas être détruits

  TYPE DE RELATIONS :

       une définit une relation "une à une" entre les deux tables. Chaque enregistrement de la table source est associé à un seul enregistrement de la table destination.

       plusieurs définit une relation "une à plusieurs" entre deux tables. Chaque enregistrement de la table source peut être associé à plusieurs enregistrements de la table destination. C'est à dire que chaque valeur de la clé primaire peut exister plusieurs fois dans la table de destination.

       Intégrité référentielle : Lors de l'ajout ou de la suppression d'enregistrements dans les tables liées, les données seront gérées de manière cohérente.

  MODIFIER UNE RELATION

  ACTION bouton gauche Dans la fenêtre relation <double clic>  ou <clic droit>  sur  le trait symbolisant la relation la boite de dialogue de relation s'affiche <clic g> sur   modifier éventuellement  pour valider la relation est symbolisée par une ligne de jonction entre les 2 champs

  

  exercice Dans la base en cours "bibliotheque", Créer les relations entre les tables telles que ci-dessous (avec intégrité référentielle) Partir de préférence des tables les plus éloignées de la table principale "ouvrage"

  

  4   PROPRIÉTÉS D'UNE TABLE : VALIDATION

  Les propriétés de la table donnent des informations sur cette table et permettent aussi de vérifier les enregistrements pour un ou plusieurs champs.

  ACTION  onglet "creation" groupe "afficher/masquer" (3ème  bloc) <clic g> sur La feuille des propriétés s'affiche dans le volet droit

   

  Description	Décrit le du contenu et la fonction de la table
  Valide si	Condition à vérifier pour qu'un enregistrement soit valide
  Message si erreur	Affiche un message quand la règle de validation n'est pas respectée

  RÈGLE DE VALIDATION DES ENREGISTREMENTS :

  La validation des données s'effectue dès que l'on quitte le champ. Les règles de validation d'une table peuvent contenir des références à un ou plusieurs champs de la table, ce qui est très utile pour comparer les valeurs de différents champs. Les champs sont encadrés par [   ]. Une seule règle est définie, mais plusieurs critères peuvent être combinés.

  Valide si	[DateRetour]>=[DateEmprunt] Ou [DateRetour] Est Null
  Message si erreur	Attention ! problème de date

  

  exercice Dans la table "emprunt" de la base en cours "bibliotheque", Créer les règles de validation : Valide si :                        [DateRetour]>=[DateEmprunt] Ou [DateRetour] Est Null Message si erreur : attention ! problème de date

  Les propriétés simplifiées de la table sont affichées lorsque la table n'est pas en mode  "création" ou à partir du volet de navigation.

  PROPRIETES SIMPLIFIEES

  ACTION bouton droit pointer sur la table dans le volet de navigation <clic droit>

  

  5   PROPRIÉTÉS D'UNE TABLE : SOUS-FEUILLE

  Du fait de la structure relationnelle, on peut organiser un affichage hiérarchique des données par l'intermédiaire de la propriété de table Sous-feuille données nom.
  À partir des relations existant dans la base de données, Access propose automatiquement l'affichage de la table liée.

  FEUILLE DE PROPRIÉTÉS EN MODE CRÉATION

  

  DÉVELOPPER / RÉDUIRE

  ACTION bouton gauche table ouverte en mode "feuille de données" <clic g>  sur  le  en face de l'enregistrement (pour réduire)

   

  exemple Pour afficher les ouvrages écrits par un auteur, ouvrir la table "auteur" <clic g> sur le "+" en face de l'auteur

  SOUS-FEUILLE EN MODE FEUILLE DE DONNEES

  

  infos Pour développer / réduire tous les enregistrements de la feuille, <clic g>  auparavant sur  pour sélectionner toute la table
• Select section B. Le menu de l'application

  B. Le menu de l'application

  Le menu principal guide l'utilisateur dans ses choix.

  ACTION  BARRE ACCÈS RAPIDE <clic g> sur  gestionnaire de menu général <clic g> sur  pour paramétrer le menu

   

  infos Si aucun menu n'existe, Access propose d'en créer un et crée alors la table  et le formulaire associé

  

  AJOUTER UN ÉLÉMENT DE MENU

  ACTION bouton gauche  CLAVIER dans la boite de dialogue en cours <clic g> sur  pour ajouter un élément de menu saisir le texte du menu choisir le type de commande associée (ex: ouvrir un formulaire) choisir l'objet associé (le formulaire, l'état…)  pour valider

  

  

  exercice Dans la base "Bibliotheque avec donnees", créer le menu suivant puis le tester (les formulaires sont à ouvrir en mode "modification" sauf "nouvel ouvrage")

  

  avancé La table   stocke les informations du menu ; le formulaire  gère leur affichage

  
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  H. Le compactage d'un base

  Si des enregistrements ont été supprimés, de l'espace inutile est occupé et accédé, ce qui augmente le volume de la base et ralentit les opérations. Il est recommandé de compacter régulièrement une base de données.

  ACTION  MENU FICHIER dans le volet du milieu <clic g>  sur le compactage s'effectue immédiatement pour la base en cours

   

  exemple avant : après :

   

  avancé Si vous avez supprimé des enregistrements à la fin d'une table contenant un champ NuméroAuto, le compactage de la base de données réinitialise l'incrémentation de ce champ : sa valeur dans le prochain enregistrement que vous ajouterez sera supérieure d'une unité à sa valeur dans le dernier enregistrement de la table

   

  exercice Compacter la base de données "Bibliotheque avec donnees"