Aperçu des sections

  • D. Les tables (structure)

    Certains champs vont avoir un rôle plus important que d'autres puisqu'ils vont servir de "clé" ou "d'index". Les tables vont être "mises en relation" afin que les données soient toutes disponibles.

    1   CLÉ PRIMAIRE

    Une table contient toujours au moins un champ qui identifie de manière unique chacun des enregistrements. La valeur d'un champ sur lequel est associée une clé primaire, est unique (pas de doublon - ces derniers sont automatiquement rejetés lors de la saisie).

    ACTION

     onglet "creation"
    groupe "outils"
    (2ème  bloc)
    <clic g> sur la case  (sélecteur de champ à gauche du champ à modifier)
    le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas

    <clic g> sur
    Une petite clé s'affiche à gauche du nom de champ

     

    Description : ancre ios.gifCONSEIL

    L'idéal est d'accepter la proposition par Access comme clé primaire d'un champ de type "NuméroAuto" à incrémentation automatique et indépendant des données, donc toujours unique

     

    avancé

    Une clé primaire peut être définie sur un champ, mais aussi sur un ensemble de champs ; il suffit de les sélectionner en maintenant la touche <ctrl> enfoncée ; c'est alors la combinaison de champs qui doit être unique

     

    exercice

    Dans la table "ouvrage" de la base en cours "bibliotheque",
    Vérifier la correspondance de la table "ouvrages" avec les caractéristiques ci-dessous et corriger au besoin puis créer les tables indiquées avec leurs propriétés

    OUVRAGE

    OUVRAGE (suite)

    OUVRAGE (suite)

    ÉDITEUR

    AUTEUR

    ECRIT

    EMPRUNT

    Description : ancre ios.gifCONSEIL

    La table "emprunt" possède une clé composée de 3 champs ; les sélectionner conjointement avec <ctrl> puis cliquer sur <clé primaire> - Penser à enregistrer la structure

     EXEMPLAIRE

    LECTEUR

    LECTEUR  (suite)

    TYPEGENRE

    SERIE

    2   INDEX

    La création d'un champ indexé dans une table accélère l'accès aux données fréquemment consultées ou triées. Les valeurs d'un champ indexé sont triées dans un ordre croissant, en association avec leur numéro d'enregistrement respectif. Une valeur cherchée sera plus rapidement trouvée dans la liste et permettra d'accéder ainsi plus vite à l'ensemble des champs de l'enregistrement voulu.

    ACTION

    Description : souris gauche.gifbouton gauche

    <clic g> sur la case  (sélecteur de champ à gauche du champ à modifier)
    le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas

    en face de   , indiquer "non" ou "oui",  avec ou sans doublons

     

    Description : attention copie.gifATTENTION

    Les indexations accélèrent la consultation et les tris, mais ralentissent les mises à jour d'enregistrement

    LES PARAMÈTRES POSSIBLES SONT LES SUIVANTS :

    Non

    Ne pas créer d'index sur le champ spécifié

    Oui - avec doublons

    Créer un index sur le champ spécifié
    (
    avec possibilité de valeurs en double sur ce champ)

    Oui - sans doublons

    Créer un index unique sur le champ spécifié

     

    infos

    Pour un index unique, la valeur saisie ne sera acceptée que si celle-ci n'existe pas déjà dans un autre enregistrement (champs servant d'identificateur comme le matricule, le code produit, l'Isbn, la référence fournisseur)

    Pour affiner les recherches d'enregistrement, il est utile de créer des index composés sur plusieurs champs à la fois (jusqu'à 10 champs).

    ACTION

     onglet "creation"
    groupe "afficher/masquer" (3ème  bloc)

    <clic g> sur la case  (sélecteur de champ à gauche du champ à modifier)
    le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas

    <clic g> sur
    Les champs indexés s'affichent dans une fenêtre

    avancé

    Pour créer un index multi champs, ajouter une ligne pour chaque champ, en ne faisant figurer le nom de l'index que sur la première ligne
    L'index de nom Lecteur est composé de NomLecteur et PrenomLecteur

     

    exercice

    Dans la table "lecteur" de la base en cours "bibliotheque",
    Créer un index composé des champs NomLecteur et PrenomLecteur

    3   CLÉ ÉTRANGÈRE

    Pour relier les données de deux tables, il est nécessaire de créer une relation entre les deux. Des champs spécifiques dans chacune des deux tables reliées sont nécessaires pour cette opération. Dans la table principale, il s'agit de la clé primaire et dans l'autre table d'une clé étrangère.

    ACTION

     onglet "creation"
    groupe "relations" (5ème  bloc)

    <clic g> sur
    sélectionner les tables à a jouter
    <clic g> sur
    Les tables s'affichent (avec leurs éventuelles relations)
    <clic g> sur

     

    infos

     permet à tout moment d'afficher la liste des tables

     

    Description : ancre ios.gifCONSEIL

    Attribuer le même nom à des champs contenant les mêmes données (clé primaire d'une table et clé étrangère de l'autre) pour les identifier facilement

    CRÉER UNE RELATION

    ACTION

    Description : souris gauche.gifbouton gauche

    Dans la fenêtre relation
    <faire glisser> le champ "clé étrangère"  d'une table vers le champ "clé primaire" de l'autre (
    la boite de dialogue de relation s'affiche)
    appliquer si nécessaire l'intégrité référentielle
    <clic g> sur  
    la relation est symbolisée par une ligne de jonction entre les 2 champs

    PARAMÈTRES

    *     L'intégrité référentielle contrôle l'intégrité des relations et prémunit contre l'apparition de données incohérentes

    *     Mise à jour en cascade des enregistrements de même valeur de clé étrangère
    (option conseillée)

    *     Effacer en cascade les enregistrements de même valeur de clé étrangère
    (option dangereuse si utilisée à tort)

    Description : ancre ios.gifCONSEIL

    À tout moment des relations peuvent être ajoutées, ou supprimées ; mais il est indispensable de définir les relations entre les tables avant de créer formulaires, requêtes et états

     

    Description : attention copie.gifATTENTION

    Une seule relation entre deux mêmes tables est autorisée. Une table, dont la clé primaire est reliée à d'autres tables, ne pourra pas être détruite, sauf si ces dernières le sont déjà ou que la relation ait été supprimée. Les champs reliés ne peuvent pas être détruits

    TYPE DE RELATIONS :

    *     une définit une relation "une à une" entre les deux tables. Chaque enregistrement de la table source est associé à un seul enregistrement de la table destination.

    *     plusieurs définit une relation "une à plusieurs" entre deux tables. Chaque enregistrement de la table source peut être associé à plusieurs enregistrements de la table destination. C'est à dire que chaque valeur de la clé primaire peut exister plusieurs fois dans la table de destination.

    *     Intégrité référentielle : Lors de l'ajout ou de la suppression d'enregistrements dans les tables liées, les données seront gérées de manière cohérente.

    MODIFIER UNE RELATION

    ACTION

    Description : souris gauche.gifbouton gauche

    Dans la fenêtre relation
    <double clic>  ou <clic droit>  sur  le trait symbolisant la relation
    la boite de dialogue de relation s'affiche
    <clic g> sur  
    modifier éventuellement
     pour valider
    la relation est symbolisée par une ligne de jonction entre les 2 champs

    exercice

    Dans la base en cours "bibliotheque",
    Créer les relations entre les tables telles que ci-dessous (avec intégrité référentielle)
    Partir de préférence des tables les plus éloignées de la table principale "ouvrage"

    4   PROPRIÉTÉS D'UNE TABLE : VALIDATION

    Les propriétés de la table donnent des informations sur cette table et permettent aussi de vérifier les enregistrements pour un ou plusieurs champs.

    ACTION

     onglet "creation"
    groupe "afficher/masquer" (3ème  bloc)

    <clic g> sur
    La feuille des propriétés s'affiche dans le volet droit

     

    Description

    Décrit le du contenu et la fonction de la table

    Valide si

    Condition à vérifier pour qu'un enregistrement soit valide

    Message si erreur

    Affiche un message quand la règle de validation n'est pas respectée

    RÈGLE DE VALIDATION DES ENREGISTREMENTS :

    La validation des données s'effectue dès que l'on quitte le champ. Les règles de validation d'une table peuvent contenir des références à un ou plusieurs champs de la table, ce qui est très utile pour comparer les valeurs de différents champs. Les champs sont encadrés par [   ]. Une seule règle est définie, mais plusieurs critères peuvent être combinés.

    Valide si

    [DateRetour]>=[DateEmprunt] Ou [DateRetour] Est Null

    Message si erreur

    Attention ! problème de date

    exercice

    Dans la table "emprunt" de la base en cours "bibliotheque",
    Créer les règles de validation :
    Valide si :                        [DateRetour]>=[DateEmprunt] Ou [DateRetour] Est Null
    Message si erreur : attention ! problème de date

    Les propriétés simplifiées de la table sont affichées lorsque la table n'est pas en mode  "création" ou à partir du volet de navigation.

    PROPRIETES SIMPLIFIEES

    ACTION

    Description : souris droite.gifbouton droit

    pointer sur la table dans le volet de navigation
    <clic droit>

    5   PROPRIÉTÉS D'UNE TABLE : SOUS-FEUILLE

    Du fait de la structure relationnelle, on peut organiser un affichage hiérarchique des données par l'intermédiaire de la propriété de table Sous-feuille données nom.
    À partir des relations existant dans la base de données, Access propose automatiquement l'affichage de la table liée.

    FEUILLE DE PROPRIÉTÉS EN MODE CRÉATION

    DÉVELOPPER / RÉDUIRE

    ACTION

    Description : souris gauche.gifbouton gauche

    table ouverte en mode "feuille de données"
    <clic g>  sur  le  en face de l'enregistrement (
    pour réduire)

     

    Description : barre copie.gif
    exemple

    Pour afficher les ouvrages écrits par un auteur, ouvrir la table "auteur"
    <clic g> sur le "+" en face de l'auteur

    SOUS-FEUILLE EN MODE FEUILLE DE DONNEES

    infos

    Pour développer / réduire tous les enregistrements de la feuille, <clic g>  auparavant sur  pour sélectionner toute la table

    • B. Le menu de l'application

      Le menu principal guide l'utilisateur dans ses choix.

      ACTION

       BARRE ACCÈS RAPIDE

      <clic g> sur  gestionnaire de menu général
      <clic g> sur
       pour paramétrer le menu

       

      infos

      Si aucun menu n'existe, Access propose d'en créer un et crée alors la table  et le formulaire associé

      AJOUTER UN ÉLÉMENT DE MENU

      ACTION

      Description : souris gauche.gifbouton gauche  CLAVIER

      dans la boite de dialogue en cours
      <clic g> sur  pour ajouter un élément de menu
      saisir le texte du menu
      choisir le type de commande associée
      (ex: ouvrir un formulaire)
      choisir l'objet associé (le formulaire, l'état…)
       
      pour valider

      exercice

      Dans la base "Bibliotheque avec donnees", créer le menu suivant puis le tester
      (les formulaires sont à ouvrir en mode "modification" sauf "nouvel ouvrage")

      avancé

      La table   stocke les informations du menu ; le formulaire  gère leur affichage

      • H. Le compactage d'un base

        Si des enregistrements ont été supprimés, de l'espace inutile est occupé et accédé, ce qui augmente le volume de la base et ralentit les opérations. Il est recommandé de compacter régulièrement une base de données.

        ACTION

         MENU FICHIER

        dans le volet du milieu
        <clic g>  sur
        le compactage s'effectue immédiatement pour la base en cours

         

        Description : barre copie.gif
        exemple

        avant :
        après :

         

        avancé

        Si vous avez supprimé des enregistrements à la fin d'une table contenant un champ NuméroAuto, le compactage de la base de données réinitialise l'incrémentation de ce champ : sa valeur dans le prochain enregistrement que vous ajouterez sera supérieure d'une unité à sa valeur dans le dernier enregistrement de la table

         

        exercice

        Compacter la base de données "Bibliotheque avec donnees"