Cours en ligne Access 2010 utilisation interrogation

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  Généralités

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  A. La structure d'une base Access

  Ces requêtes permettent de visualiser dans l'ordre désiré les données issues d'une ou plusieurs tables en mode "feuille de données".

  ELLES PERMETTENT DE

         visualiser ou modifier des parties de tables pour des champs spécifiques

         sélectionner les enregistrements sur lesquels on veut agir

         trier des enregistrements

         interroger plusieurs tables et regrouper les données sur une seule feuille

         effectuer des calculs sur des données

         utiliser d'autres requêtes si les calculs sont complexes

         générer des graphiques

  Les requêtes de sélection permettent d'extraire d'une ou plusieurs tables les enregistrements correspondant aux critères définis dans la requête.

  	infos La requête de sélection est préalable à tout autre type de requête et  permet de s'assurer que les enregistrements qui vont être ajoutés, modifiés ou supprimés sont bien ceux que l'on souhaite

  1   MODES D'AFFICHAGE DES REQUÊTES

  La requête est créée en mode "création" ; son résultat est affiché en mode "feuille de données".

  

         Feuille de données : les informations de la table sont affichées sous forme d'une feuille très semblable à une feuille de travail Excel. Dans ce mode, les données peuvent être affichées et manipulées

         Tableau croisé dynamique : les informations sont affichées sous forme d'un tableau dans lequel les critères de lignes ou de colonnes peuvent être choisis

         Graphique croisé dynamique : les informations sont affichées sous forme d'un graphique dans lequel les critères d'axes peuvent être choisis (voir page 93)

         Sql : Le code Sql correspondant à la requête est affiché et peut être modifié directement si l'on connaît ce langage

         Création : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure de la requête.

  OUVRIR UNE REQUÊTE

  ACTION bouton gauche dérouler les objets "requêtes" du volet de navigation <double clic> sur le nom de la requête la requête s'affiche en "feuille de données"  bouton droit dérouler les objets " requêtes " du volet de navigation <clic d>  sur la requête la requête s'affiche en "feuille de données

  2   ASSISTANT

  C'est un moyen pratique et simple de construire une requête étape par étape, surtout lorsque l'on débute.

  ACTION  onglet "créer" groupe "requêtes" (3ème bloc) <clic g> sur les assistants pour les différents types de requête s'affichent <clic g> sur

  

  PARAMÉTRAGE

  ACTION 1 - sélectionner la table si une table est déjà ouverte, c'est celle-ci qui est proposée par défaut 2- sélectionner le champ 3 - <clic g> sur le champ passe dans la liste des champs sélectionnés répéter  l'opération pour chaque champ désiré <clic g> sur choisissez l'une des options <clic g> sur

   

  exercice À partir de la table "employés" de la base "Northwind 2012" Sélectionner les champs "nom, "prénom", "société" et "ville" Afficher la requête en choisissant Afficher les données extraites en mode "feuille de données" puis en mode "création"

  

  3   MODE CREATION

  La création de la requête sans assistant est à peine plus compliquée.

  ACTION  onglet "créer" groupe "requêtes" (3ème bloc) <clic g> sur une boite de dialogue permettant de choisir les tables ou les requêtes à ajouter s'affiche <clic g> sur la table à ajouter puis répéter l'opération autant de fois que nécessaire puis

  

  La liste des tables peut être affichée à tout moment.

  ACTION  onglet "créer" (le dernier) groupe "paramétrage de requêtes" (3ème bloc) <clic g> sur

  

  4   EXÉCUTION

  Exécuter une requête, c'est afficher son résultat en mode "feuille de données".

  Trois possibilités

         <clic g> sur  en bas et à droite de la fenêtre

         <clic g> sur  onglet "accueil" groupe "affichage" (1^er  bloc) du ruban pour passer alternativement du mode "création" au mode "feuille de données" (ou dérouler avec  puis choisir)

         <clic g> sur  onglet "créer"(dernier onglet)   groupe "résultats" (1^er  bloc)  du ruban en mode "création"

  5   ENREGISTREMENTS

  Access demande à la fermeture de l'onglet ou de la base d'enregistrer la requête, ce à quoi  il faut répondre "oui" et la nommer. Néanmoins, il est plus prudent de le faire dès que la requête est un peu avancée, puis régulièrement si elle est complexe.

  ACTION bouton droit <clic d> sur l'onglet de la requête <clic g> sur   BARRE ACCÈS RAPIDE onglet de la requête activé <clic g> sur

   

  infos La première fois qu'on l'enregistre, il faut donner un nom à la requête; une fois fermée, un <clic droit> sur son nom affiche un menu contextuel permettant de la renommer.

   

  ATTENTION Les données n'ont pas besoin d'être enregistrées et sont mises à jour en temps réel alors que les éléments de structure doivent être enregistrés pour que les modifications apportées soient conservées

  6   CHAMPS

  Une fois la requête affichée en mode création, il faut indiquer quels champs de la ou des tables sélectionnées font l'objet de la requête.

  AJOUT DE CHAMPS

  ACTION bouton gauche Dans le volet supérieur figure une boîte contenant la liste des champs de la table source <double clic> sur le champ à ajouter dans la requête ou <clic g> sur le champ puis glisser le champ jusqu'à la grille d'interrogation ou <clic g> sur la zone champ de la grille d'interrogation (volet inférieur) <clic g> dans un champs vide puis sur  de la zone champ  pour déroulez la liste <clic g> sur le champ à ajouter

  

  exercice Dans la base en cours "Northwind 2012", créer une nouvelle requête à partir de la table "employés" Prendre les champs "société", "nom", "prénom" "ville" et "fonction" Enregistrer la requête en cours sous le nom "Employés requete1"

  

  Il est aussi possible de prendre tous les champs en une seule fois globalement.

  AJOUT DE TOUS LES CHAMPS GLOBALEMENT

  ACTION bouton gauche  <double clic> sur l'étoile "" 1er élément de la liste des champs ou dans la grille d'interrogation (volet inférieur) <clic g> sur "nomdelatable.*" 1er élément de la liste des champs (ex :)

  Il peut être utile de prendre tous les champs en une seule fois mais en les faisant figurer individuellement  dans la requête.

  AJOUT DE TOUS LES CHAMPS INDIVIDUELLEMENT

  ACTION bouton gauche  <double clic> sur l'entête de la table tous les champs sont alors sélectionnés <faire glisser> les champs dans la grille d'interrogation

  

   

  infos Plusieurs champs de la liste déroulante peuvent être ajoutés simultanément, en maintenant la touche <ctrl> enfoncée pendant la sélection. La touche <maj> permet de sélectionner un bloc de champs consécutifs dans la liste

  Pour rendre la requête plus lisible, l'ordre d'affichage des champs gagne à être déterminé dès la création de la requête.

  SÉLECTIONNER DES CHAMPS

  ACTION bouton gauche <clic g> au-dessus du nom du champ (forme du pointeur) faire éventuellement glisser sur les colonnes adjacentes ne pas relâcher la souris entre les 2 actions

  DÉPLACER DES CHAMPS

  ACTION bouton gauche sélectionner puis pointer en haut des champs sélectionnés (forme du pointeur ou  ) faire glisser horizontalement les champs à leur nouvelle position

   

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012 Classer les champs comme suit :

  Les champs insérés par erreur dans la requête sont aisés à enlever.

  SUPPRIMER DES CHAMPS

   

  ACTION  clavier sélectionner le ou les champs (dans la grille d'interrogation - volet bas)   Appuyer sur la touche <suppr> du clavier  onglet "créer" (le dernier) groupe "paramétrage de requêtes" (3ème) sélectionner le ou les champs (ou simplement <clic g> dans le champ) <clic g> sur

   

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Supprimer le champ "fonction" puis enregistrer

  Afin d'améliorer la lecture de la feuille de données, il est possible de modifier les noms affichés (Les noms d'origine demeurent intacts dans leurs tables respectives).

  CHANGER UN NOM DANS LA REQUÊTE

  ACTION bouton gauche  <clic g> à gauche du champ à modifier (dans la grille d'interrogation - volet bas)   Saisir le nouveau nom (étiquette) suivi d'un double-point ":" Laisser le nom de champ de la table à la suite du double-point (ex : )

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Renommer le champ "nom" en "patronyme" Afficher en mode "feuille de données" pour vérifier puis enregistrer

  

  ATTENTION Si un champ utilisé dans la requête possède une légende définie dans la table (propriété de champ), la légende s'affiche au lieu de l'étiquette et malgré la requête Penser alors si nécessaire à aller mettre une légende directement dans les propriétés du champ de la requête

   

  CONSEIL Pour afficher une colonne vide avec un titre pour remplissage manuel ultérieur, il suffit de créer une nouvelle colonne avec le nom souhaité suivi de ": Null"

  7   CHAMPS CONCATÉNÉS

  Un nouveau nom peut être calculé à partir de plusieurs champs ; il faut alors utiliser l'opérateur de concaténation symbolisé par le signe "&" (chiffre 1 du pavé alphabétique) ou le symbole "+" (touche +) et encadrer chaque nom de champ de crochets [ ].
  Pour que les 2 champs ne soient pas collés, il est souvent nécessaire de les séparer par un espace qui doit, dans la formule, être entre guillemets " ".

  exemple Pour afficher le nom complet de l'employé, la formule à utiliser est la suivante :

   

  CONSEIL Un <double clic> avec la forme  sur le bord droit en haut d'un champ sélectionné ajuste la largeur de la colonne de champ aux données contenues

   

  infos Les noms de champ peuvent être difficiles à orthographier ou peuvent ne pas être ce qu'ils paraissent (espace avant ou après inclus - par erreur ? - dans le nom : voir champ "nom") ; Ne pas hésiter à faire des copier/coller des noms de champ si un problème se pose.

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Créer un nom "nom complet" regroupant les champs "nom" et "prénom" (séparés par un espace) puis enregistrer

  

  ATTENTION Il faut éviter d'utiliser les noms réservés par Access (champs nommés "Nom", "Note", …)

  On peut désirer ne pas afficher dans la feuille de données un champ inclus dans la requête.

  AFFICHER / NE PAS AFFICHER UN CHAMP

  ACTION bouton gauche  <clic g>  sur la case à cocher à l'intersection de la ligne "afficher" et de la colonne du champ (dans la grille d'interrogation - volet bas)  Répéter l'opération pour chacun des champs devant être affichés ou non seuls les champs cochés sont affichés

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Ne plus afficher les champs "nom" et "prénom" Afficher en mode "feuille de données" pour vérifier puis enregistrer

  8   TRI

  Pour visualiser des informations dans un ordre précis, il faut indiquer en mode création l'ordre d'affichage des données.

  TRI SUR UN CHAMP

  ACTION bouton gauche <clic g> sur  à l'intersection de la ligne de tri et de la colonne du champ de tri sélectionner l'ordre de tri La liste apparaît triée en mode feuille de données pour le champ spécifié

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Trier les données à partir du champ "nom complet" Afficher en mode "feuille de données" pour vérifier puis enregistrer

  

  Le tri sur plusieurs champs obéit à la même logique ; seule contrainte, mettre les champs de tri dans l'ordre.

  TRI SUR PLUSIEURS CHAMPS

  ACTION bouton gauche mettre les champs dans l'ordre de tri (en déplaçant  les colonnes) <clic g> sur  à l'intersection de la ligne de tri et de la colonne du 1er champ de tri sélectionner l'ordre de tri répéter l'opération pour chaque champ En mode "feuille de données", la liste s'affiche triée pour les champs spécifiés

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Afficher les champs "nom" et "prénom" Rajouter le champ " fonction" Ne plus afficher le champ "nom complet" Afficher les champs dans l'ordre suivant : "Fonction", "Nom", "Prénom", "Société" et "Ville" Trier les données par "fonction" croissante puis par "Nom" et "Prénom" décroissants Afficher en mode "feuille de données" pour vérifier puis enregistrer

  

  ATTENTION Il est impossible d'effectuer un tri sur certains types de champ (mémo, Ole, …)

   

  CONSEIL Pour afficher des données dans un ordre différent du critère de tri, il faut d'abord mettre les champs du critère de tri avec leur type de tri mais non affichés puis les champs dans l'ordre d'affichage (ce qui amène à mettre 2 fois les champs servant au tri à 2 endroits différents) affiche

  9   CRITÈRES DE SÉLECTION

  Pour obtenir les données que l'on souhaite, il faut définir des critères de sélection ; ils sont élaborés avec des opérateurs de comparaison  (=, Comme, Entre, …) et combinés à l'aide d'opérateurs logiques (Et, Ou, Pas, …).

  a)    LES OPERATEURS DE COMPARAISON

  Les principaux opérateurs de comparaison des données sont : = (égal), Comme, Entre, < (inférieur), > (supérieur), <> (différent), …

  = (ÉGAL)

  ACTION bouton gauche  CLAVIER <clic g>  à l'intersection de la ligne de critères et de la colonne du 1er champ de critère saisir le critère Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type "texte" répéter éventuellement l'opération pour chaque champ concerné En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés

   

  infos si le critère est de type "texte", Access l'encadre d'apostrophes ; s'il est de type "date", il est encadré de dièses et s'il est de type "numérique", il est affiché tel quel

   

  exemple Pour sélectionner uniquement les enregistrements correspondant au critère Ville=Cherbourg,  la saisie peut s'effectuer de plusieurs manières (casse indifférente) : Cherbourg = Cherbourg ="Cherbourg" "Cherbourg"

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Supprimer les champs "nom" et "prénom" N'afficher que les employés habitant "Cherbourg" Afficher en mode "feuille de données" pour vérifier puis enregistrer

  

  CONSEIL Pour rechercher une valeur précise existante, faire un copier/coller à partir de la feuille de données

  COMME "…"

  ACTION bouton gauche  CLAVIER <clic g>  à l'intersection de la ligne de critères et de la colonne du 1er champ de critère saisir le critère en utilisant les caractères génériques adaptés Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type "texte" répéter éventuellement l'opération pour chaque champ concerné En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés

  CARACTÈRES GÉNÉRIQUES

  ?            Remplace un caractère unique à son emplacement

  *             Remplace un ou plusieurs caractères

  #            Remplace un chiffre unique à son emplacement

  [  ]          Remplace une liste de caractères

  [! ]          Remplace  une liste de caractères à exclure

  exemple ch?r   Cherbourg c*r*   Colmar, Cherbourg, Chambéry CH*  Cherbourg, Chambéry #ème 3ème  ou  4ème … ch*r[!y]         Cherbourg  mais pas Chambéry

   

  exercice Tester les cas de figure cités dans l'exemple ci-dessus

  ENTRE VAL1 ET VAL2

  ACTION bouton gauche  CLAVIER <clic g>  à l'intersection de la ligne de critères et de la colonne du 1er champ de critère saisir le critère en précisant les 2 bornes de l'intervalle répéter éventuellement l'opération pour chaque champ concerné En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés

   

  exemple La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est compris entre 73000 et 74000 (limites comprises)

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Réaliser la requête ci-dessus

  

  EST NULL - EST PAS NULL

  ACTION bouton gauche  CLAVIER <clic g>  à l'intersection de la ligne de critères et de la colonne du 1er champ de critère saisir le critère "est null" ou "est pas null" Permet de sélectionner les enregistrements dont le champ concerné contient ou non des valeurs

   

  exemple La requête ci-dessous affiche les employés dont le champ "Notes" ne contient aucune information

  

   

  exercice Dans la base en cours "Northwind 2012", créer une nouvelle requête telle que ci-dessus (sans fermer la précédente) Afficher les employés dont le champ "notes" est vide Fermer la requête sans l'enregistrer

  

  infos Ce critère peut être utilisé pour tous les types de champs

  b)    la COMBINAISON de CRITÈRES

  Les principaux opérateurs logiques sont : Et, Ou, Pas, … Ils peuvent être combinés entre eux de manière explicite (au sein d'une même colonne) ou implicite (sur des colonnes ou des lignes différentes)

  "ET"

  Lorsque deux critères sont sur une même ligne, les enregistrements doivent satisfaire à la fois chacun des critères.

  exemple La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ayant pour fonction "représentant commercial"

  

  exemple Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Réaliser la requête ci-dessus

  

  "et" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne.

  exemple La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est compris entre 60000 et 74000 (bornes non comprises)

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Réaliser la requête ci-dessus

  

  "OU"

  Lorsque deux critères sont sur des lignes différentes, il est créé un premier groupe d'enregistrements correspondant au premier critère auquel on ajoute un deuxième groupe d'enregistrements satisfaisant au deuxième critère.

  exemple La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ainsi que les employés ayant pour fonction "représentant commercial" (quelle que soit leur ville)

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Réaliser la requête ci-dessus

  

  "ou" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne.

  exemple La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ou Colmar ainsi que les employés ayant pour fonction "représentant commercial"

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Réaliser la requête ci-dessus

   

  "ET" et "OU"

  Lorsqu'il y a des critères à la fois sur une même ligne et sur des lignes différentes, il est formé autant de groupes d'enregistrements que de lignes de critères.

  exemple La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg quelle que soit leur fonction et ceux habitant Colmar ayant pour fonction "représentant commercial"

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Réaliser la requête ci-dessus

  

  "ET" et " OU " DANS PLUSIEURS CHAMP DE CRITÈRE

  Tous ces critères peuvent être combinés pour obtenir le résultat voulu.

  exemple La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est strictement supérieur à 60000 et inférieur ou égal à 74000, exerçant la profession de "représentant commercial" ou de "Vice-président des ventes" quelle que soit leur ville ainsi que les employés exerçant la profession de "représentant commercial" habitant Cherbourg

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Réaliser la requête ci-dessus, l'enregistrer et la fermer

  

  10 CALCULS ET REGROUPEMENTS

  Les requêtes permettent d'effectuer des calculs à partir de tous les enregistrements ou de regroupements spécifiques de ces mêmes enregistrements.

  a)    calculs

  Les requêtes permettent de créer des "champs calculés" (qui n'ont d'existence qu'au sein de la requête) pour effectuer des calculs.
  Pour ces calculs peuvent être utilisés les opérateurs arithmétiques classiques + (addition), - (soustraction), * (multiplication), / (division réelle), \ (division entière), … et les fonctions intégrées d'Access Année(), Mois(), Jour(), Maintenant(), …

  exemple À partir de la table "Commandes", il est possible de calculer les délais de livraison en soustrayant la date d'expédition à la date de commande

  

  exercice Dans la base en cours "Northwind 2012" Réaliser la requête ci-dessus à partir de la table "commandes" L'enregistrer sous le nom "Commandes Délais de livraison"

  
  …
  

  infos Une valeur peut être complétée d'une unité (ou de n'importe quel texte) en utilisant l'opérateur de concaténation de chaînes de caractères : "&"

  

  exercice Dans la requête en cours "Commandes Délais de livraison" de la base en cours "Northwind 2012" Réaliser la requête ci-dessus (idem que précédemment mais avec  l'unité "jour") L'enregistrer puis la fermer

  
  …
  

   

  ATTENTION Le résultat est aligné à gauche car ce n'est plus une valeur numérique mais le résultat d'une concaténation, donc une chaine de caractères

  b)    OPERATIONS

  Cette fonctionnalité permet de faire des calculs sur un champ. Selon la nature du champ, ce peut être une somme, une moyenne ou le nombre des enregistrements.

  ACTION onglet "créer" (le dernier) groupe "afficher/masquer" (dernier bloc) <clic g> sur  (idem pour l'enlever - le menu contextuel propose le même outil) une ligne s'affiche en dessous de la ligne "table" <clic g> sur cette ligne dans la colonne du champ souhaité <clic g> sur   de choisir l'opération (fonction) parmi celles proposées les opérations dépendent du type de champ

  

  Pour effectuer un calcul sur la totalité des enregistrements, ne pas laisser de regroupement et préciser l'opération pour chaque champ concerné.

  

  exercice Créer une nouvelle requête à partir de la table "commandes" dans la base en cours "Northwind 2012" Insérer les champs "Réf commande", "Date de commande", "Date de commande" une 2ème fois et "frais d'expédition" L'enregistrer sous le nom "Commandes Frais expédition regroupements" Faire le calcul du nombre de commandes, de la date de la première et de la dernière commande et de la moyenne des frais d'expédition Enregistrer et fermer la requête

  

  infos Pour faire plusieurs calculs sur un même champ, il faut le répéter pour chaque calcul Bien nommer les champs en fonction de leur résultat soit par leur étiquette suivi de double-point,  soit en utilisant la propriété "légende" du champ dans la requête

  c)    REGROUPEMENTS

  Pour effectuer une opération sur un groupe d'enregistrements, il faut laisser "regroupement" dans le(s) champ(s) identifiant le groupe d'enregistrements.

  REGROUPEMENTS

  ACTION bouton gauche  CLAVIER sur la ligne "opérations" indiquer regroupement dans la colonne du ou des champs servant de base aux calculs (pour lequel un calcul sera effectué à chaque changement de valeur) indiquer le type d'opération pour les autres champs (compte, somme…) afficher en mode "feuille de données"

   

  exemple Pour calculer le total des frais d'expédition par client et par ville, il faut laisser "regroupement" dans les champs "Ville d'expédition", "Réf client" et "Nom d'expédition" et préciser la fonction "Somme" en tant qu'opération dans le champ "Frais d'expédition"

  

  exercice Dans la base en cours "Northwind 2012", Créer une nouvelle requête et réaliser l'exemple ci-dessus L'Enregistrer sous le nom "Commandes  Frais expédition"

  
  …
  

  infos Des en-têtes reprenant les types d'opérations apparaissent par défaut dans la feuille de données. Il est préférable de les renommer ou de mettre une légende au niveau des propriétés du champ

  Des critères peuvent être appliqués au regroupement.

  REGROUPEMENTS AVEC CRITÈRES

  ACTION bouton gauche  CLAVIER sur la ligne "critères", rajouter les critères voulus de la manière classique afficher en mode "feuille de données"

  

  exercice Dans la requête en cours "Commandes  Frais expédition" de la base "Northwind 2012" Calculer le total des frais d'expédition par client pour Chicago et Saumur lorsque ce total est différent de "0", enregistrer la requête sous le nom "Commandes Frais expédition chicagosaumur" puis la fermer

  

  Il est également possible de réaliser des calculs sur des groupes construits à partir d'expressions, et éventuellement d'y associer des critères de sélection.

  

   

  avancé La fonction "Mois" détermine le mois d'une date (la fonction "Année" détermine l'année) et s'exprime sous la forme :

   

  exercice Dans la base en cours "Northwind 2012", Créer une nouvelle requête à partir de la table "Commandes" Ajouter 2 fois le champ "Date d'expédition" puis calculer pour chaque mois de chaque année le total des frais d'expédition lorsque ce total est différent de 0 en utilisant les fonctions "Année()" et "Mois()" L'enregistrer sous le nom " Commandes Frais expédition par an" puis la fermer

  

  ATTENTION Bien évaluer la pertinence des résultats : les requêtes sous Access fournissent quasiment toujours un résultat mais, si la requête est mal formulée, ce résultat peut être incohérent (notamment la fonction "compte" qui compte simplement le nombre d'enregistrements du groupe)

  d)    CRITÈRES MULTITABLES

  Pour obtenir les informations désirées, il est souvent nécessaire d'utiliser plusieurs tables. Les principes restent les mêmes et les liaisons d'origine entre les tables sont automatiquement reprises dans la requête.

  exemple Pour obtenir la liste des commandes clients pour la période du 10 Avril 2006 au 25 Avril 2006, il faut afficher les tables "Clients "et "Commandes" (la relation entre les 2 s'affiche sous forme d'un lien : )

  

  exercice Dans la base en cours "Northwind 2012", Créer une nouvelle requête à partir des tables "Clients" et "Commandes" comme ci-dessus L'enregistrer sous le nom "Clients Commandes" et la fermer

  

  ATTENTION Bien vérifier que les liens entre les tables soient présents pour que le résultat généré soit cohérent.

  11 GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION

  Le générateur d'expression affiche dans une fenêtre spécifique les critères avec les opérateurs, fonctions et opérandes (opérateurs arithmétiques, opérateurs logiques, objets de la base, champ des tables et requêtes, fonctions par type, …).

  ACTION onglet "créer" (le dernier) groupe "paramétrage de requêtes" (3ème bloc) <clic g> à l'intersection de la ligne de critères et du champ concerné <clic g> sur    dans le ruban (le générateur d'expression s'affiche)

  

  EXEMPLE DE FONCTIONS D'AGRÉGATION (regroupement Sql)

  Somme	Calcule la somme des valeurs d'un champ (numérique)
  Moyenne	Calcule la moyenne des valeurs d'un champ (numérique)
  Min	Détermine la plus petite valeur d'un champ (sauf mémo, Ole…)
  Max	Détermine la plus grande valeur d'un champ (sauf mémo, Ole…)
  Compte	Calcule le nombre de valeurs non nulles (null) d'un champ (sauf mémo, Ole…)
  Ecartype	Calcule l'écart type des valeurs d'un champ (numérique)
  Var	Calcule la variance des valeurs d'un champ (numérique)
  Premier	Donne la 1ère valeur d'un champ pour les critères demandés (sauf mémo, Ole…)
  Dernier	Donne la dernière valeur d'un champ pour les critères demandés (sauf mémo, Ole…)

  exemple Pour calculer par produit les prévisions de ventes en €, il faut créer une nouvelle requête à partir de la table "produits". En utilisant le générateur d'expression, créer un champ "désignation" correspondant au "Code du produit" suivi de "Nom du produit" (comme ci-dessous) Créer un champ nommé "valeur ciblée" correspondant au champ "Niveau ciblé" multiplié par le prix unitaire (champ "Prix unitaire") (comme ci-dessous) puis afficher la feuille de données correspondante                                  …

   

  exercice Dans la base en cours "Northwind 2012", Créer la requête de l'exemple ci-dessus puis avec le générateur d'expression Créer un champ nommé "coût ciblé" correspondant au "niveau ciblé" valorisé par le "coût standard" unitaire puis afficher la feuille de données correspondante Créer un champ nommé "marge ciblée" correspondant à la différence entre la "valeur ciblée" et le  "coût ciblé Enregistrer la requête sous le nom "Produits valeur cible"

   

  

  
  
  

  
  …
  

  ATTENTION L'utilisation de champs calculés pour un autre calcul dans une même requête est déconseillée pour des calculs complexes –  Réutiliser le calcul même au lieu de sa désignation

  12 PROPRIÉTÉS

  Les propriétés de la requête affichent diverses informations utiles la concernant.

  ACTION bouton gauche afficher la requête en mode "création" pointer dans une zone vide du volet d'interrogation (volet inférieur) <clic d> propriétés cocher la case d'affichage du champ  pour afficher toutes les propriétés  onglet "créer" (le dernier) groupe "afficher/masquer" afficher la requête en mode "création" <clic g> sur cocher la case d'affichage du champ Les propriétés de la requête s'affichent dans un volet à droite de la fenêtre

  PROPRIÉTÉS LES PLUS UTILES

  Description	Décrit la requête
  Tous les champs	Affiche tous les champs de la ou des tables sélectionnée(s)
  Premières valeurs	Nombre de premiers enregistrements sélectionnés ou pourcentage
  Valeurs distinctes	Oui : Élimine les doublons
  Enr unique	Oui : Conserve les doublons
  Filtre	N'affiche que les enregistrements correspondant aux critères
  Tri par	Trie les enregistrements dans l'ordre croissant ou décroissant du ou des champs
  Type Recordset	Feuille de réponse dynamique : données modifiables Instantané : données non modifiables

   

  infos Si la feuille de propriétés n'affiche plus qu'une ou deux informations, faire un <clic g> dans une zone vide du volet d'interrogation (volet inférieur)

   

  

  ATTENTION Si le "Type Recordset" est laissé sur "feuille de réponse dynamique" (option par défaut), les données résultantes de la requête sont modifiables (modification sur les tables d'origine)

   

  exercice Dans la requête en cours "Produits valeur cible" de la base en cours "Northwind 2012" Faire une description et n'afficher que les 5 premières valeurs de la requête puis exécuter Enregistrer la requête sous le nom " Produits valeur cible 5 premiers" Annuler la sélection des 5 premières valeurs  et ajouter le champ "catégorie" Enregistrer sous le nom "Produits valeur cible catégorie" puis fermer les requêtes ouvertes

  
• Sélectionner la section thématique C. Les requêtes sélection

  C. Les requêtes sélection

  Ces requêtes permettent de visualiser dans l'ordre désiré les données issues d'une ou plusieurs tables en mode "feuille de données".

  ELLES PERMETTENT DE

         visualiser ou modifier des parties de tables pour des champs spécifiques

         sélectionner les enregistrements sur lesquels on veut agir

         trier des enregistrements

         interroger plusieurs tables et regrouper les données sur une seule feuille

         effectuer des calculs sur des données

         utiliser d'autres requêtes si les calculs sont complexes

         générer des graphiques

  Les requêtes de sélection permettent d'extraire d'une ou plusieurs tables les enregistrements correspondant aux critères définis dans la requête.

  	infos La requête de sélection est préalable à tout autre type de requête et  permet de s'assurer que les enregistrements qui vont être ajoutés, modifiés ou supprimés sont bien ceux que l'on souhaite

  1   MODES D'AFFICHAGE DES REQUÊTES

  La requête est créée en mode "création" ; son résultat est affiché en mode "feuille de données".

  

         Feuille de données : les informations de la table sont affichées sous forme d'une feuille très semblable à une feuille de travail Excel. Dans ce mode, les données peuvent être affichées et manipulées

         Tableau croisé dynamique : les informations sont affichées sous forme d'un tableau dans lequel les critères de lignes ou de colonnes peuvent être choisis

         Graphique croisé dynamique : les informations sont affichées sous forme d'un graphique dans lequel les critères d'axes peuvent être choisis (voir page 93)

         Sql : Le code Sql correspondant à la requête est affiché et peut être modifié directement si l'on connaît ce langage

         Création : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure de la requête.

  OUVRIR UNE REQUÊTE

  ACTION bouton gauche dérouler les objets "requêtes" du volet de navigation <double clic> sur le nom de la requête la requête s'affiche en "feuille de données"  bouton droit dérouler les objets " requêtes " du volet de navigation <clic d>  sur la requête la requête s'affiche en "feuille de données

  2   ASSISTANT

  C'est un moyen pratique et simple de construire une requête étape par étape, surtout lorsque l'on débute.

  ACTION  onglet "créer" groupe "requêtes" (3ème bloc) <clic g> sur les assistants pour les différents types de requête s'affichent <clic g> sur

  

  PARAMÉTRAGE

  ACTION 1 - sélectionner la table si une table est déjà ouverte, c'est celle-ci qui est proposée par défaut 2- sélectionner le champ 3 - <clic g> sur le champ passe dans la liste des champs sélectionnés répéter  l'opération pour chaque champ désiré <clic g> sur choisissez l'une des options <clic g> sur

   

  exercice À partir de la table "employés" de la base "Northwind 2012" Sélectionner les champs "nom, "prénom", "société" et "ville" Afficher la requête en choisissant Afficher les données extraites en mode "feuille de données" puis en mode "création"

  

  3   MODE CREATION

  La création de la requête sans assistant est à peine plus compliquée.

  ACTION  onglet "créer" groupe "requêtes" (3ème bloc) <clic g> sur une boite de dialogue permettant de choisir les tables ou les requêtes à ajouter s'affiche <clic g> sur la table à ajouter puis répéter l'opération autant de fois que nécessaire puis

  

  La liste des tables peut être affichée à tout moment.

  ACTION  onglet "créer" (le dernier) groupe "paramétrage de requêtes" (3ème bloc) <clic g> sur

  

  4   EXÉCUTION

  Exécuter une requête, c'est afficher son résultat en mode "feuille de données".

  Trois possibilités

         <clic g> sur  en bas et à droite de la fenêtre

         <clic g> sur  onglet "accueil" groupe "affichage" (1^er  bloc) du ruban pour passer alternativement du mode "création" au mode "feuille de données" (ou dérouler avec  puis choisir)

         <clic g> sur  onglet "créer"(dernier onglet)   groupe "résultats" (1^er  bloc)  du ruban en mode "création"

  5   ENREGISTREMENTS

  Access demande à la fermeture de l'onglet ou de la base d'enregistrer la requête, ce à quoi  il faut répondre "oui" et la nommer. Néanmoins, il est plus prudent de le faire dès que la requête est un peu avancée, puis régulièrement si elle est complexe.

  ACTION bouton droit <clic d> sur l'onglet de la requête <clic g> sur   BARRE ACCÈS RAPIDE onglet de la requête activé <clic g> sur

   

  infos La première fois qu'on l'enregistre, il faut donner un nom à la requête; une fois fermée, un <clic droit> sur son nom affiche un menu contextuel permettant de la renommer.

   

  ATTENTION Les données n'ont pas besoin d'être enregistrées et sont mises à jour en temps réel alors que les éléments de structure doivent être enregistrés pour que les modifications apportées soient conservées

  6   CHAMPS

  Une fois la requête affichée en mode création, il faut indiquer quels champs de la ou des tables sélectionnées font l'objet de la requête.

  AJOUT DE CHAMPS

  ACTION bouton gauche Dans le volet supérieur figure une boîte contenant la liste des champs de la table source <double clic> sur le champ à ajouter dans la requête ou <clic g> sur le champ puis glisser le champ jusqu'à la grille d'interrogation ou <clic g> sur la zone champ de la grille d'interrogation (volet inférieur) <clic g> dans un champs vide puis sur  de la zone champ  pour déroulez la liste <clic g> sur le champ à ajouter

  

  exercice Dans la base en cours "Northwind 2012", créer une nouvelle requête à partir de la table "employés" Prendre les champs "société", "nom", "prénom" "ville" et "fonction" Enregistrer la requête en cours sous le nom "Employés requete1"

  

  Il est aussi possible de prendre tous les champs en une seule fois globalement.

  AJOUT DE TOUS LES CHAMPS GLOBALEMENT

  ACTION bouton gauche  <double clic> sur l'étoile "" 1er élément de la liste des champs ou dans la grille d'interrogation (volet inférieur) <clic g> sur "nomdelatable.*" 1er élément de la liste des champs (ex :)

  Il peut être utile de prendre tous les champs en une seule fois mais en les faisant figurer individuellement  dans la requête.

  AJOUT DE TOUS LES CHAMPS INDIVIDUELLEMENT

  ACTION bouton gauche  <double clic> sur l'entête de la table tous les champs sont alors sélectionnés <faire glisser> les champs dans la grille d'interrogation

  

   

  infos Plusieurs champs de la liste déroulante peuvent être ajoutés simultanément, en maintenant la touche <ctrl> enfoncée pendant la sélection. La touche <maj> permet de sélectionner un bloc de champs consécutifs dans la liste

  Pour rendre la requête plus lisible, l'ordre d'affichage des champs gagne à être déterminé dès la création de la requête.

  SÉLECTIONNER DES CHAMPS

  ACTION bouton gauche <clic g> au-dessus du nom du champ (forme du pointeur) faire éventuellement glisser sur les colonnes adjacentes ne pas relâcher la souris entre les 2 actions

  DÉPLACER DES CHAMPS

  ACTION bouton gauche sélectionner puis pointer en haut des champs sélectionnés (forme du pointeur ou  ) faire glisser horizontalement les champs à leur nouvelle position

   

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012 Classer les champs comme suit :

  Les champs insérés par erreur dans la requête sont aisés à enlever.

  SUPPRIMER DES CHAMPS

   

  ACTION  clavier sélectionner le ou les champs (dans la grille d'interrogation - volet bas)   Appuyer sur la touche <suppr> du clavier  onglet "créer" (le dernier) groupe "paramétrage de requêtes" (3ème) sélectionner le ou les champs (ou simplement <clic g> dans le champ) <clic g> sur

   

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Supprimer le champ "fonction" puis enregistrer

  Afin d'améliorer la lecture de la feuille de données, il est possible de modifier les noms affichés (Les noms d'origine demeurent intacts dans leurs tables respectives).

  CHANGER UN NOM DANS LA REQUÊTE

  ACTION bouton gauche  <clic g> à gauche du champ à modifier (dans la grille d'interrogation - volet bas)   Saisir le nouveau nom (étiquette) suivi d'un double-point ":" Laisser le nom de champ de la table à la suite du double-point (ex : )

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Renommer le champ "nom" en "patronyme" Afficher en mode "feuille de données" pour vérifier puis enregistrer

  

  ATTENTION Si un champ utilisé dans la requête possède une légende définie dans la table (propriété de champ), la légende s'affiche au lieu de l'étiquette et malgré la requête Penser alors si nécessaire à aller mettre une légende directement dans les propriétés du champ de la requête

   

  CONSEIL Pour afficher une colonne vide avec un titre pour remplissage manuel ultérieur, il suffit de créer une nouvelle colonne avec le nom souhaité suivi de ": Null"

  7   CHAMPS CONCATÉNÉS

  Un nouveau nom peut être calculé à partir de plusieurs champs ; il faut alors utiliser l'opérateur de concaténation symbolisé par le signe "&" (chiffre 1 du pavé alphabétique) ou le symbole "+" (touche +) et encadrer chaque nom de champ de crochets [ ].
  Pour que les 2 champs ne soient pas collés, il est souvent nécessaire de les séparer par un espace qui doit, dans la formule, être entre guillemets " ".

  exemple Pour afficher le nom complet de l'employé, la formule à utiliser est la suivante :

   

  CONSEIL Un <double clic> avec la forme  sur le bord droit en haut d'un champ sélectionné ajuste la largeur de la colonne de champ aux données contenues

   

  infos Les noms de champ peuvent être difficiles à orthographier ou peuvent ne pas être ce qu'ils paraissent (espace avant ou après inclus - par erreur ? - dans le nom : voir champ "nom") ; Ne pas hésiter à faire des copier/coller des noms de champ si un problème se pose.

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Créer un nom "nom complet" regroupant les champs "nom" et "prénom" (séparés par un espace) puis enregistrer

  

  ATTENTION Il faut éviter d'utiliser les noms réservés par Access (champs nommés "Nom", "Note", …)

  On peut désirer ne pas afficher dans la feuille de données un champ inclus dans la requête.

  AFFICHER / NE PAS AFFICHER UN CHAMP

  ACTION bouton gauche  <clic g>  sur la case à cocher à l'intersection de la ligne "afficher" et de la colonne du champ (dans la grille d'interrogation - volet bas)  Répéter l'opération pour chacun des champs devant être affichés ou non seuls les champs cochés sont affichés

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Ne plus afficher les champs "nom" et "prénom" Afficher en mode "feuille de données" pour vérifier puis enregistrer

  8   TRI

  Pour visualiser des informations dans un ordre précis, il faut indiquer en mode création l'ordre d'affichage des données.

  TRI SUR UN CHAMP

  ACTION bouton gauche <clic g> sur  à l'intersection de la ligne de tri et de la colonne du champ de tri sélectionner l'ordre de tri La liste apparaît triée en mode feuille de données pour le champ spécifié

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Trier les données à partir du champ "nom complet" Afficher en mode "feuille de données" pour vérifier puis enregistrer

  

  Le tri sur plusieurs champs obéit à la même logique ; seule contrainte, mettre les champs de tri dans l'ordre.

  TRI SUR PLUSIEURS CHAMPS

  ACTION bouton gauche mettre les champs dans l'ordre de tri (en déplaçant  les colonnes) <clic g> sur  à l'intersection de la ligne de tri et de la colonne du 1er champ de tri sélectionner l'ordre de tri répéter l'opération pour chaque champ En mode "feuille de données", la liste s'affiche triée pour les champs spécifiés

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Afficher les champs "nom" et "prénom" Rajouter le champ " fonction" Ne plus afficher le champ "nom complet" Afficher les champs dans l'ordre suivant : "Fonction", "Nom", "Prénom", "Société" et "Ville" Trier les données par "fonction" croissante puis par "Nom" et "Prénom" décroissants Afficher en mode "feuille de données" pour vérifier puis enregistrer

  

  ATTENTION Il est impossible d'effectuer un tri sur certains types de champ (mémo, Ole, …)

   

  CONSEIL Pour afficher des données dans un ordre différent du critère de tri, il faut d'abord mettre les champs du critère de tri avec leur type de tri mais non affichés puis les champs dans l'ordre d'affichage (ce qui amène à mettre 2 fois les champs servant au tri à 2 endroits différents) affiche

  9   CRITÈRES DE SÉLECTION

  Pour obtenir les données que l'on souhaite, il faut définir des critères de sélection ; ils sont élaborés avec des opérateurs de comparaison  (=, Comme, Entre, …) et combinés à l'aide d'opérateurs logiques (Et, Ou, Pas, …).

  a)    LES OPERATEURS DE COMPARAISON

  Les principaux opérateurs de comparaison des données sont : = (égal), Comme, Entre, < (inférieur), > (supérieur), <> (différent), …

  = (ÉGAL)

  ACTION bouton gauche  CLAVIER <clic g>  à l'intersection de la ligne de critères et de la colonne du 1er champ de critère saisir le critère Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type "texte" répéter éventuellement l'opération pour chaque champ concerné En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés

   

  infos si le critère est de type "texte", Access l'encadre d'apostrophes ; s'il est de type "date", il est encadré de dièses et s'il est de type "numérique", il est affiché tel quel

   

  exemple Pour sélectionner uniquement les enregistrements correspondant au critère Ville=Cherbourg,  la saisie peut s'effectuer de plusieurs manières (casse indifférente) : Cherbourg = Cherbourg ="Cherbourg" "Cherbourg"

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Supprimer les champs "nom" et "prénom" N'afficher que les employés habitant "Cherbourg" Afficher en mode "feuille de données" pour vérifier puis enregistrer

  

  CONSEIL Pour rechercher une valeur précise existante, faire un copier/coller à partir de la feuille de données

  COMME "…"

  ACTION bouton gauche  CLAVIER <clic g>  à l'intersection de la ligne de critères et de la colonne du 1er champ de critère saisir le critère en utilisant les caractères génériques adaptés Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type "texte" répéter éventuellement l'opération pour chaque champ concerné En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés

  CARACTÈRES GÉNÉRIQUES

  ?            Remplace un caractère unique à son emplacement

  *             Remplace un ou plusieurs caractères

  #            Remplace un chiffre unique à son emplacement

  [  ]          Remplace une liste de caractères

  [! ]          Remplace  une liste de caractères à exclure

  exemple ch?r   Cherbourg c*r*   Colmar, Cherbourg, Chambéry CH*  Cherbourg, Chambéry #ème 3ème  ou  4ème … ch*r[!y]         Cherbourg  mais pas Chambéry

   

  exercice Tester les cas de figure cités dans l'exemple ci-dessus

  ENTRE VAL1 ET VAL2

  ACTION bouton gauche  CLAVIER <clic g>  à l'intersection de la ligne de critères et de la colonne du 1er champ de critère saisir le critère en précisant les 2 bornes de l'intervalle répéter éventuellement l'opération pour chaque champ concerné En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés

   

  exemple La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est compris entre 73000 et 74000 (limites comprises)

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Réaliser la requête ci-dessus

  

  EST NULL - EST PAS NULL

  ACTION bouton gauche  CLAVIER <clic g>  à l'intersection de la ligne de critères et de la colonne du 1er champ de critère saisir le critère "est null" ou "est pas null" Permet de sélectionner les enregistrements dont le champ concerné contient ou non des valeurs

   

  exemple La requête ci-dessous affiche les employés dont le champ "Notes" ne contient aucune information

  

   

  exercice Dans la base en cours "Northwind 2012", créer une nouvelle requête telle que ci-dessus (sans fermer la précédente) Afficher les employés dont le champ "notes" est vide Fermer la requête sans l'enregistrer

  

  infos Ce critère peut être utilisé pour tous les types de champs

  b)    la COMBINAISON de CRITÈRES

  Les principaux opérateurs logiques sont : Et, Ou, Pas, … Ils peuvent être combinés entre eux de manière explicite (au sein d'une même colonne) ou implicite (sur des colonnes ou des lignes différentes)

  "ET"

  Lorsque deux critères sont sur une même ligne, les enregistrements doivent satisfaire à la fois chacun des critères.

  exemple La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ayant pour fonction "représentant commercial"

  

  exemple Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Réaliser la requête ci-dessus

  

  "et" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne.

  exemple La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est compris entre 60000 et 74000 (bornes non comprises)

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Réaliser la requête ci-dessus

  

  "OU"

  Lorsque deux critères sont sur des lignes différentes, il est créé un premier groupe d'enregistrements correspondant au premier critère auquel on ajoute un deuxième groupe d'enregistrements satisfaisant au deuxième critère.

  exemple La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ainsi que les employés ayant pour fonction "représentant commercial" (quelle que soit leur ville)

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Réaliser la requête ci-dessus

  

  "ou" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne.

  exemple La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ou Colmar ainsi que les employés ayant pour fonction "représentant commercial"

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Réaliser la requête ci-dessus

   

  "ET" et "OU"

  Lorsqu'il y a des critères à la fois sur une même ligne et sur des lignes différentes, il est formé autant de groupes d'enregistrements que de lignes de critères.

  exemple La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg quelle que soit leur fonction et ceux habitant Colmar ayant pour fonction "représentant commercial"

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Réaliser la requête ci-dessus

  

  "ET" et " OU " DANS PLUSIEURS CHAMP DE CRITÈRE

  Tous ces critères peuvent être combinés pour obtenir le résultat voulu.

  exemple La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est strictement supérieur à 60000 et inférieur ou égal à 74000, exerçant la profession de "représentant commercial" ou de "Vice-président des ventes" quelle que soit leur ville ainsi que les employés exerçant la profession de "représentant commercial" habitant Cherbourg

  

  exercice Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2012" Réaliser la requête ci-dessus, l'enregistrer et la fermer

  

  10 CALCULS ET REGROUPEMENTS

  Les requêtes permettent d'effectuer des calculs à partir de tous les enregistrements ou de regroupements spécifiques de ces mêmes enregistrements.

  a)    calculs

  Les requêtes permettent de créer des "champs calculés" (qui n'ont d'existence qu'au sein de la requête) pour effectuer des calculs.
  Pour ces calculs peuvent être utilisés les opérateurs arithmétiques classiques + (addition), - (soustraction), * (multiplication), / (division réelle), \ (division entière), … et les fonctions intégrées d'Access Année(), Mois(), Jour(), Maintenant(), …

  exemple À partir de la table "Commandes", il est possible de calculer les délais de livraison en soustrayant la date d'expédition à la date de commande

  

  exercice Dans la base en cours "Northwind 2012" Réaliser la requête ci-dessus à partir de la table "commandes" L'enregistrer sous le nom "Commandes Délais de livraison"

  
  …
  

  infos Une valeur peut être complétée d'une unité (ou de n'importe quel texte) en utilisant l'opérateur de concaténation de chaînes de caractères : "&"

  

  exercice Dans la requête en cours "Commandes Délais de livraison" de la base en cours "Northwind 2012" Réaliser la requête ci-dessus (idem que précédemment mais avec  l'unité "jour") L'enregistrer puis la fermer

  
  …
  

   

  ATTENTION Le résultat est aligné à gauche car ce n'est plus une valeur numérique mais le résultat d'une concaténation, donc une chaine de caractères

  b)    OPERATIONS

  Cette fonctionnalité permet de faire des calculs sur un champ. Selon la nature du champ, ce peut être une somme, une moyenne ou le nombre des enregistrements.

  ACTION onglet "créer" (le dernier) groupe "afficher/masquer" (dernier bloc) <clic g> sur  (idem pour l'enlever - le menu contextuel propose le même outil) une ligne s'affiche en dessous de la ligne "table" <clic g> sur cette ligne dans la colonne du champ souhaité <clic g> sur   de choisir l'opération (fonction) parmi celles proposées les opérations dépendent du type de champ

  

  Pour effectuer un calcul sur la totalité des enregistrements, ne pas laisser de regroupement et préciser l'opération pour chaque champ concerné.

  

  exercice Créer une nouvelle requête à partir de la table "commandes" dans la base en cours "Northwind 2012" Insérer les champs "Réf commande", "Date de commande", "Date de commande" une 2ème fois et "frais d'expédition" L'enregistrer sous le nom "Commandes Frais expédition regroupements" Faire le calcul du nombre de commandes, de la date de la première et de la dernière commande et de la moyenne des frais d'expédition Enregistrer et fermer la requête

  

  infos Pour faire plusieurs calculs sur un même champ, il faut le répéter pour chaque calcul Bien nommer les champs en fonction de leur résultat soit par leur étiquette suivi de double-point,  soit en utilisant la propriété "légende" du champ dans la requête

  c)    REGROUPEMENTS

  Pour effectuer une opération sur un groupe d'enregistrements, il faut laisser "regroupement" dans le(s) champ(s) identifiant le groupe d'enregistrements.

  REGROUPEMENTS

  ACTION bouton gauche  CLAVIER sur la ligne "opérations" indiquer regroupement dans la colonne du ou des champs servant de base aux calculs (pour lequel un calcul sera effectué à chaque changement de valeur) indiquer le type d'opération pour les autres champs (compte, somme…) afficher en mode "feuille de données"

   

  exemple Pour calculer le total des frais d'expédition par client et par ville, il faut laisser "regroupement" dans les champs "Ville d'expédition", "Réf client" et "Nom d'expédition" et préciser la fonction "Somme" en tant qu'opération dans le champ "Frais d'expédition"

  

  exercice Dans la base en cours "Northwind 2012", Créer une nouvelle requête et réaliser l'exemple ci-dessus L'Enregistrer sous le nom "Commandes  Frais expédition"

  
  …
  

  infos Des en-têtes reprenant les types d'opérations apparaissent par défaut dans la feuille de données. Il est préférable de les renommer ou de mettre une légende au niveau des propriétés du champ

  Des critères peuvent être appliqués au regroupement.

  REGROUPEMENTS AVEC CRITÈRES

  ACTION bouton gauche  CLAVIER sur la ligne "critères", rajouter les critères voulus de la manière classique afficher en mode "feuille de données"

  

  exercice Dans la requête en cours "Commandes  Frais expédition" de la base "Northwind 2012" Calculer le total des frais d'expédition par client pour Chicago et Saumur lorsque ce total est différent de "0", enregistrer la requête sous le nom "Commandes Frais expédition chicagosaumur" puis la fermer

  

  Il est également possible de réaliser des calculs sur des groupes construits à partir d'expressions, et éventuellement d'y associer des critères de sélection.

  

   

  avancé La fonction "Mois" détermine le mois d'une date (la fonction "Année" détermine l'année) et s'exprime sous la forme :

   

  exercice Dans la base en cours "Northwind 2012", Créer une nouvelle requête à partir de la table "Commandes" Ajouter 2 fois le champ "Date d'expédition" puis calculer pour chaque mois de chaque année le total des frais d'expédition lorsque ce total est différent de 0 en utilisant les fonctions "Année()" et "Mois()" L'enregistrer sous le nom " Commandes Frais expédition par an" puis la fermer

  

  ATTENTION Bien évaluer la pertinence des résultats : les requêtes sous Access fournissent quasiment toujours un résultat mais, si la requête est mal formulée, ce résultat peut être incohérent (notamment la fonction "compte" qui compte simplement le nombre d'enregistrements du groupe)

  d)    CRITÈRES MULTITABLES

  Pour obtenir les informations désirées, il est souvent nécessaire d'utiliser plusieurs tables. Les principes restent les mêmes et les liaisons d'origine entre les tables sont automatiquement reprises dans la requête.

  exemple Pour obtenir la liste des commandes clients pour la période du 10 Avril 2006 au 25 Avril 2006, il faut afficher les tables "Clients "et "Commandes" (la relation entre les 2 s'affiche sous forme d'un lien : )

  

  exercice Dans la base en cours "Northwind 2012", Créer une nouvelle requête à partir des tables "Clients" et "Commandes" comme ci-dessus L'enregistrer sous le nom "Clients Commandes" et la fermer

  

  ATTENTION Bien vérifier que les liens entre les tables soient présents pour que le résultat généré soit cohérent.

  11 GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION

  Le générateur d'expression affiche dans une fenêtre spécifique les critères avec les opérateurs, fonctions et opérandes (opérateurs arithmétiques, opérateurs logiques, objets de la base, champ des tables et requêtes, fonctions par type, …).

  ACTION onglet "créer" (le dernier) groupe "paramétrage de requêtes" (3ème bloc) <clic g> à l'intersection de la ligne de critères et du champ concerné <clic g> sur    dans le ruban (le générateur d'expression s'affiche)

  

  EXEMPLE DE FONCTIONS D'AGRÉGATION (regroupement Sql)

  Somme	Calcule la somme des valeurs d'un champ (numérique)
  Moyenne	Calcule la moyenne des valeurs d'un champ (numérique)
  Min	Détermine la plus petite valeur d'un champ (sauf mémo, Ole…)
  Max	Détermine la plus grande valeur d'un champ (sauf mémo, Ole…)
  Compte	Calcule le nombre de valeurs non nulles (null) d'un champ (sauf mémo, Ole…)
  Ecartype	Calcule l'écart type des valeurs d'un champ (numérique)
  Var	Calcule la variance des valeurs d'un champ (numérique)
  Premier	Donne la 1ère valeur d'un champ pour les critères demandés (sauf mémo, Ole…)
  Dernier	Donne la dernière valeur d'un champ pour les critères demandés (sauf mémo, Ole…)

  exemple Pour calculer par produit les prévisions de ventes en €, il faut créer une nouvelle requête à partir de la table "produits". En utilisant le générateur d'expression, créer un champ "désignation" correspondant au "Code du produit" suivi de "Nom du produit" (comme ci-dessous) Créer un champ nommé "valeur ciblée" correspondant au champ "Niveau ciblé" multiplié par le prix unitaire (champ "Prix unitaire") (comme ci-dessous) puis afficher la feuille de données correspondante                                  …

   

  exercice Dans la base en cours "Northwind 2012", Créer la requête de l'exemple ci-dessus puis avec le générateur d'expression Créer un champ nommé "coût ciblé" correspondant au "niveau ciblé" valorisé par le "coût standard" unitaire puis afficher la feuille de données correspondante Créer un champ nommé "marge ciblée" correspondant à la différence entre la "valeur ciblée" et le  "coût ciblé Enregistrer la requête sous le nom "Produits valeur cible"

   

  

  
  
  

  
  …
  

  ATTENTION L'utilisation de champs calculés pour un autre calcul dans une même requête est déconseillée pour des calculs complexes –  Réutiliser le calcul même au lieu de sa désignation

  12 PROPRIÉTÉS

  Les propriétés de la requête affichent diverses informations utiles la concernant.

  ACTION bouton gauche afficher la requête en mode "création" pointer dans une zone vide du volet d'interrogation (volet inférieur) <clic d> propriétés cocher la case d'affichage du champ  pour afficher toutes les propriétés  onglet "créer" (le dernier) groupe "afficher/masquer" afficher la requête en mode "création" <clic g> sur cocher la case d'affichage du champ Les propriétés de la requête s'affichent dans un volet à droite de la fenêtre

  PROPRIÉTÉS LES PLUS UTILES

  Description	Décrit la requête
  Tous les champs	Affiche tous les champs de la ou des tables sélectionnée(s)
  Premières valeurs	Nombre de premiers enregistrements sélectionnés ou pourcentage
  Valeurs distinctes	Oui : Élimine les doublons
  Enr unique	Oui : Conserve les doublons
  Filtre	N'affiche que les enregistrements correspondant aux critères
  Tri par	Trie les enregistrements dans l'ordre croissant ou décroissant du ou des champs
  Type Recordset	Feuille de réponse dynamique : données modifiables Instantané : données non modifiables

   

  infos Si la feuille de propriétés n'affiche plus qu'une ou deux informations, faire un <clic g> dans une zone vide du volet d'interrogation (volet inférieur)

   

  

  ATTENTION Si le "Type Recordset" est laissé sur "feuille de réponse dynamique" (option par défaut), les données résultantes de la requête sont modifiables (modification sur les tables d'origine)

   

  exercice Dans la requête en cours "Produits valeur cible" de la base en cours "Northwind 2012" Faire une description et n'afficher que les 5 premières valeurs de la requête puis exécuter Enregistrer la requête sous le nom " Produits valeur cible 5 premiers" Annuler la sélection des 5 premières valeurs  et ajouter le champ "catégorie" Enregistrer sous le nom "Produits valeur cible catégorie" puis fermer les requêtes ouvertes