Cours en ligne Word 2010 longs documents

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  Généralités

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• Sélectionner la section thématique A - Le style

  A - Le style

  Le style est l'enregistrement, sous un nom, des caractéristiques de mise en forme du paragraphe et/ou des caractères de ce paragraphe. Il est beaucoup plus rapide d'attacher un style à un texte que de mettre en forme séparément les différents éléments le constituant.

  exemple Je donne le nom de "corps de texte" à la mise en forme qui correspond à : police Arial noir de taille 12 et paragraphe aligné à gauche interligne de 14 points (je ne modifie pas les autres caractéristiques qui restent celles du modèle). Pour affecter cette mise en forme à un paragraphe, j'affecte le style " corps de texte " au lieu de modifier les caractéristiques une à une (police Arial noir de taille 12 et paragraphe aligné à gauche interligne de 14 points). Si je modifie le style " corps de texte " en rajoutant la caractéristique "italique", tous les paragraphes ayant reçu ce style passent en italique.

  L'intérêt du style, notamment dans un document de grande taille, est que la modification du style entraîne la modification automatique de toutes les occurrences auxquelles ce style est attaché.

  exemple J'ai un document de 100 pages avec une douzaine de titres de niveau1 auxquels sont attachés le style "titre1" ; si je modifie la police et la couleur du style titre1, tous les titres du document sont instantanément modifiés

  UTILISATION GÉNÉRALE DES STYLES

  ACTION ?       <clic g> dans le paragraphe ou effectuer la sélection ‚       affecter un style prédéfini ƒ       modifier sa mise en forme de caractères et/ou paragraphes „       enregistrer la nouvelle mise en forme du style tous les paragraphes auxquels ce style est affecté prennent la nouvelle mise en forme

  1   LE GROUPE STYLE

  Les styles rapides sont prédéfinis et affichés dans le groupe "style" du ruban "accueil". Ils correspondent à une sélection de styles couramment utilisés.

  ACTION onglet "accueil" groupe "style" (4ème bloc) <clic g> dans le paragraphe à mettre en forme (style de paragraphe) ou effectuer la sélection (style de caractère) déplacer la souris sur les styles pour juger de l'effet sur la sélection la sélection affiche temporairement la mise en forme du style <clic g> sur le style choisi

   

  infos Utiliser l'ascenseur  ou <clic g>  sur  pour afficher tous les styles Déplacer la souris sur les styles rapides pour que la sélection affiche temporairement ses caractéristiques

  

  GÉRER LES STYLES RAPIDES

  ACTION bouton droit <clic d> sur un style permet entre autres de le supprimer, de le renommer

  

  exercice Dans le document "exercice long document" Affecter le style "titre 1" aux titres de paragraphe :

  guide

  Le style est l'enregistrement, sous un nom, des caractéristiques de mise en forme du paragraphe et/ou des caractères de ce paragraphe. Il est beaucoup plus rapide d'attacher un style à un texte que de mettre en forme séparément les différents éléments le constituant.

  exemple Je donne le nom de "corps de texte" à la mise en forme qui correspond à : police Arial noir de taille 12 et paragraphe aligné à gauche interligne de 14 points (je ne modifie pas les autres caractéristiques qui restent celles du modèle). Pour affecter cette mise en forme à un paragraphe, j'affecte le style " corps de texte " au lieu de modifier les caractéristiques une à une (police Arial noir de taille 12 et paragraphe aligné à gauche interligne de 14 points). Si je modifie le style " corps de texte " en rajoutant la caractéristique "italique", tous les paragraphes ayant reçu ce style passent en italique.

  L'intérêt du style, notamment dans un document de grande taille, est que la modification du style entraîne la modification automatique de toutes les occurrences auxquelles ce style est attaché.

  exemple J'ai un document de 100 pages avec une douzaine de titres de niveau1 auxquels sont attachés le style "titre1" ; si je modifie la police et la couleur du style titre1, tous les titres du document sont instantanément modifiés

  UTILISATION GÉNÉRALE DES STYLES

  ACTION ?       <clic g> dans le paragraphe ou effectuer la sélection ‚       affecter un style prédéfini ƒ       modifier sa mise en forme de caractères et/ou paragraphes „       enregistrer la nouvelle mise en forme du style tous les paragraphes auxquels ce style est affecté prennent la nouvelle mise en forme

  2   LE VOLET "STYLES"

  Le volet "style" permet de modifier et d'organiser les styles. Il est plus complet que le groupe "style" du ruban.

  ACTION  onglet "accueil" groupe "style" (4ème bloc) clic g> sur le lanceur de boîte de dialogue du groupe style le volet "styles" s'affiche à droite de l'écran <clic g> dans le paragraphe à mettre en forme (style de paragraphe) ou effectuer la sélection (style de caractère) <clic g> sur le style choisi

  

  Pour faciliter l'utilisation d'un document, il est pratique d'ajouter les styles les plus utilisés à la galerie de styles rapides.

  AJOUTER UN STYLE RAPIDE

  ACTION bouton gauche pointer sur un style du volet de styles <clic g> sur bouton droit pointer sur un style du volet de styles <clic d>     <clic g> sur   si le style figure déjà dans la galerie,  s'affiche

   

  avancé <clic g>  sur  du volet office (à droite de l'écran) définit les styles à afficher dans le volet

  

  SÉLECTIONNER LE TEXTE AYANT LA MÊME MISE EN FORME

  ACTION bouton gauche pointer sur un style du volet de styles <clic g> sur bouton droit pointer sur un style du volet de styles <clic d>     pointer sur un style du volet de styles <clic g> sur <clic g> sur

   

  infos  réaffecte le style "normal" en lieu et place du style actuel (équivalent de <maj> <ctrl> n du clavier)

   

  CONSEIL Pour éviter que Word affiche comme style toutes les variantes de mise en  forme, il est conseillé de désactiver les options suivantes de  du volet "styles" :

   

  exercice Dans le même document "exercice long document" Afficher le volet "styles" Sélectionner toutes les occurrences du style "titre1" puis annuler la sélection

  3   LA STRUCTURE DE LA MISE EN FORME

  La mise en forme du texte s'effectue à différents niveaux :

       les styles de paragraphe comportent les caractéristiques de mise en forme du paragraphe. ils sont affichés dans le volet de style (à droite de l'écran) et symbolisés par  

       les styles de caractères comportent les caractéristiques de mise en forme de caractères. Ils sont affichés dans le volet de style et symbolisés par

       les styles liés comportent les caractéristiques de mise en forme du paragraphe  et des caractères du paragraphe. Ils sont affichés dans le volet de style et symbolisés par

       les styles de liste correspondent à la présentation des listes à puces

       les styles de tableaux proposent une présentation complète du tableau

       la mise en forme directe de paragraphe ou de caractères (outils de mise en forme, commande police, paragraphe.). Leurs caractéristiques sont affichées par les différents outils de la barre de mise en forme (cette mise en forme se superpose à celle des styles si appliquée postérieurement)

  IL EXISTE DEUX GRANDES FAMILLES DE STYLES :

       Les styles de l'utilisateur correspondent à l'enregistrement par l'utilisateur sous un nom donné d'une mise en forme spécifique. Ils ne sont pas associés à des blocs de texte par défaut et sont donc moins souples et moins puissants que les styles prédéfinis de Word.

       Les styles prédéfinis sont livrés avec Word et correspondent à la mise en forme de blocs de texte spécifiques (adresse, entête, titre…). Ils possèdent une mise en forme par défaut qui peut être mise à jour mais ne peuvent être ni supprimés, ni renommés. Ils sont liés au modèle de document utilisé et sont automatiquement rattachés à tout nouveau document basé sur ce modèle.

  STYLES PRÉDÉFINIS                               STYLES DE L'UTILISATEUR

  ACTION

   

  CONSEIL Si possible, toujours utiliser les styles prédéfinis de Word ; il existe des styles pour chaque type de bloc de texte de tous les types de documents. Modifier dans un second temps la mise en forme pour la faire correspondre à vos désirs

   

  4   LA RÉVÉLATION DE LA MISE EN FORME

  Elle va permettre d'afficher la mise en forme affectée à une sélection.

  		ACTION  onglet "accueil" groupe "style" (4ème bloc) <clic g> sur le lanceur de boites de dialogue   sous <clic g>  sur  "inspecteur de style" (en bas au milieu) <clic g>  sur  "révéler la mise en forme" fermer la boîte "inspecteur de styles" et le volet "styles" le volet "révéler la mise en forme" s'affiche
  	infos Des  et des permettent de développer ou réduire les groupes d'informations <clic g> sur le lien en bleu souligné affiche la boîte de dialogue correspondante ()

   

  exercice Ouvrir le document "exercice long document ok" Dérouler la zone style de la barre d'outils – repérer les styles de paragraphe et les styles de caractères s'il y en a Afficher le volet "révéler la mise en forme" Sélectionner un mot au choix dans le texte par un "double clic" Dans le volet, observer les caractéristiques de mise en forme ; les développer et les réduire puis fermer le document

  5   LA MISE A JOUR DU STYLE

  C'est là la manière la plus simple d'utiliser les styles : Affecter un style prédéfini, le personnaliser pour correspondre aux besoins puis mettre à jour le style.

  ACTION  onglet "accueil" groupe "style" (4ème bloc) volet styles   affecter les styles pour un paragraphe donné, modifier la mise en forme (police de caractères, attributs, caractéristiques du paragraphe…) <clic d> sur le nom du style ou <clic g>  sur  à droite du style ou réaffecter le style (le même et de la même manière) Word propose de modifier le style existant ou de retrouver le style d'origine choisir  pour valider le style est modifié et toutes ses occurrences prennent la nouvelle présentation

   

  

  ATTENTION A priori, ne pas cocher toute modification de texte ayant reçu un style entrainerait automatiquement la modification du style et de tous les paragraphes l'ayant reçu, ce qui pose souvent des problèmes (retrait de titres ayant une trame ou une bordure par exemple)

  CONSEIL Vérifier que  est coché dans les options d'éditions de Word sinon, la mise à jour du style n'est pas demandée par Word :  MENU FICHIER,  (en bas et à droite du menu), "options avancées", groupe "édition"

  exercice Dans le même document "exercice long document" Mettre à jour le style "titre1" selon les caractéristiques suivantes : ParagrapheBordure

  guide

  6   LA CRÉATION DU STYLE

  Pour des besoins spécifiques, créer ses propres styles.

  ACTION volet styles <clic g> sur <clic g> sur renseigner la boite de dialogue  pour valider bouton droit sélectionner le texte mis en forme <clic d> <clic g> sur

  

  ATTENTION Le style "normal" ne peut pas être modifié en direct mais doit l'être par cette boîte de dialogue

   

  exercice Dans le même document "exercice long document" Créer un style nommé "sommaire" ayant les caractéristiques suivantes

  

  7   LA MODIFICATION DU STYLE

  Lorsque la mise en forme d'un style est modifiée, toutes les zones de  texte ayant reçues ce style sont automatiquement mises à jour.

  ACTION  onglet "accueil" groupe "style" (4ème bloc) volet styles   affecter les styles pour un paragraphe donné, modifier la mise en forme (police de caractères, attributs, caractéristiques du paragraphe…) <clic d> sur le nom du style ou <clic g>  sur  à droite du style renseigner la boite de dialogue  pour valider le style est modifié et toutes ses occurrences prennent la nouvelle présentation

   

  exercice Dans le même document "exercice long document" Modifier le style "titre1" avec la boîte de dialogue et selon les caractéristiques suivantes :

  8   LA GESTION DES "STYLE"

  La boite de dialogue de gestion des styles permet de les organiser.

  ACTION volet styles <clic g> sur

  

  9   LES RÈGLES D'UTILISATION DES STYLES

  L'affectation d'un style peut rentrer en conflit avec une mise en forme directe préalable. De même, un texte auquel est affecté un style peut recevoir une mise en forme complémentaire. Les conflits possibles sont gérés par certaines règles de base.

  RÈGLES

       le style de paragraphe assigne les caractéristiques de mise en forme (de paragraphe) enregistrées à la place de ceux existants (idem pour style de caractères)

       <ctrl>  <q> rend au paragraphe la mise en forme par défaut et supprime les modifications apportées concernant la mise en forme du paragraphe

       <ctrl> <barre espace> rend à la sélection la mise en forme par défaut et supprime les modifications apportées concernant la mise en forme des caractères

       la modification d'un style ne modifie que le style lié au document en cours

       la modification du modèle peut s'effectuer à partir d'un document lié par la case d'option   (bouton de commande modifier)

       seuls les nouveaux documents basés sur le même modèle prendront en compte les nouvelles caractéristiques du style modifié (après ajout au modèle)

       la modification du style normal du modèle normal ne modifie pas le style normal des autres modèles

  ATTENTION la modification du style "normal" peut entraîner la modification des styles basés sur ce style "normal" de même que si un style est basé sur un autre, la modification du style de base entraîne la modification du style en cours

   

  exercice Dans le document "exercice long document" Corriger éventuellement les fautes d'orthographe avec le clic droit Modifier le style normal du texte en arial 11   Sélectionner le texte "sommaire" et le mettre en verdana 14 bleu souligné aligné à gauche Faire <ctrl> q et <ctrl> <barre espace> pour rendre à sommaire son style
• Sélectionner la section thématique B. Le plan et la table des matières

  B. Le plan et la table des matières

  Le plan représente l'ossature du document sur laquelle vont se greffer texte, tableaux, images, etc. Cette ossature peut être affichée  avec le mode plan (un peu comme une radio affiche le squelette). Affichée ou non, elle doit être présente dans tout document important sous peine que ce dernier soit bancal. De cette structure, découle naturellement la création automatique de la table des matières.

  1   LA CRÉATION DU PLAN

  Le mode "plan" est le mode idéal pour la conception de documents longs et structurés.

       Il associe un style de titre à chaque paragraphe de titre

       Il présente les niveaux de titres avec un retrait et affiche ou non le texte lié

       Il offre une présentation structurée du document

       Il permet des manipulations globales sur la structure

       Il a l'avantage d'inciter et d'aider l'utilisateur à mieux conceptualiser ses idées.

  a)    L'AFFICHAGE DU MODE PLAN

  Le mode plan est disponible par le biais des icônes en bas, à droite de l'ascenseur horizontal ou par le menu.

  ACTION   <clic g> sur  (4éme icône)  "affichage" groupe "affichages document" (1er bloc) <clic g>  sur

  PRINCIPES :

        la structure du document est affichée

        le texte lié aux différents niveaux de titre peut être ou non développé

        les niveaux de titre peuvent être modifiés

        le texte lié à un titre et le titre lui-même peuvent être déplacés dans le document

        les niveaux de titre peuvent être automatiquement numérotés selon le format désiré

        des styles sont attachés à chaque niveau de titre

        une table des matières peut être créée à partir de la structure du plan

  MODE PLAN

  

  b)    LA CRÉATION DU PLAN

  Selon la méthode de travail de l'utilisateur (structurée ou selon l'inspiration), le plan peut être constitué au fur et à mesure de la saisie du document, ou postérieurement à celle-ci en affectant aux paragraphes concernés un style de titre.

  La procédure de création de plan la plus efficace consiste à créer préalablement la structure du document, sans mise en forme et sans saisir le texte associé puis à affecter le niveau de titre de chaque paragraphe.

  AVANT LA SAISIE DU TEXTE DU DOCUMENT

  ACTION  mode de saisie page ou plan saisir les différents titres (et uniquement eux) sans mise en forme en créant un paragraphe pour chaque titre (appuyer sur la touche <entrée> à la fin de chaque ligne) assigner aux paragraphes le style adéquat (titre1, titre2, titre3...) modifier le cas échéant les caractéristiques prédéfinies de ces styles utiliser les outils du mode plan afin d'effectuer des modifications de structure sortir du mode plan et saisir le texte

  APRÈS LA SAISIE DU TEXTE  DU DOCUMENT

  ACTION  mode de saisie plan assigner aux paragraphes de titres le style adéquat (titre1, titre2, titre3...) modifier le cas échéant les caractéristiques prédéfinies de ces styles afficher le document en mode plan visualiser le document en mode plan utiliser les outils du mode plan afin d'effectuer des modifications de structure

   

  infos La création du plan à posteriori n'est pas plus compliquée

  c)    LE DÉVELOPPEMENT DU PLAN

  il faut indiquer le niveau de structure que vous souhaitez visualiser puis ensuite développer les niveaux inférieurs de titre ainsi que le texte lié.

  NIVEAUX AFFICHES

  ACTION  onglet "mode plan" groupe "outils mode plan" (1er bloc) <clic g> sur  de sélectionner le niveau de développement

  DEVELOPPEMENT

  ACTION bouton gauche <double clic> sur la croix en face du titre  pour développer ou réduire  "mode plan" groupe "outils mode plan" (1er bloc) <clic g>  dans le titre à développer ou réduire <clic g> sur les icones

   

  exercice Dans le document "exercice long document" Afficher le plan du document Développer et réduire les niveaux

  

  d)    LA NUMÉROTATION DU PLAN

  Le plan peut être numéroté, cette numérotation étant automatiquement mise à jour des modifications de structure.

  ACTION  onglet "accueil" groupe "paragraphe" (3ème bloc) en mode plan <clic g> sur  liste à plusieurs niveaux sélectionner le type de numérotation

   

  infos Outre les possibilités offertes dans cette liste, il est possible d’en créer à sa convenance en cliquant sur

  

  exercice Dans le document "exercice long document" Numéroter de manière personnalisée le plan du document

  2   LA MODIFICATION DU PLAN

  Le mode plan offre toute opportunité de modification.

  a)    LA MODIFICATION DES NIVEAUX DE PLAN

  À n'importe quel moment, il est possible de modifier la structure du plan en modifiant les niveaux de titres.

  ACTION bouton gauche <faire glisser> la marque  vers la gauche ou la droite  "mode plan" groupe "outils mode plan" (1er bloc) point d'insertion sur le titre à modifier <clic g> sur l'un des outils

   

  infos  baisse le titre en corps de texte  hausse un texte en titre 1

   

  exercice Dans le document "exercice long document" Abaisser un par un les "titres 1" en "titre 2" puis en "titre 3" et enfin "titre 4" Revenir à l'état initial

  b)    LA MODIFICATION DE LA STRUCTURE DU DOCUMENT

  Il est aussi possible de modifier l'ordre et la position des différentes parties. Le déplacement des titres déplace simultanément le texte lié.

  ACTION bouton gauche <faire glisser> la marque  vers le haut ou le bas  "mode plan" groupe "outils mode plan" (1er bloc) point d'insertion sur le titre à modifier <clic g> sur l'un des outils

   

  exercice Dans le document "exercice long document" Intervertir l'ordre des parties "les différentes fonctions " et "structure de l'entreprise" Revenir à l'état initial

  3   LA TABLE DES MATIÈRES

  Une table des matières est indispensable dans un document long; dès lors qu'un plan structure le document, la création de la table des matières est simple.

  

  ACTION  onglet "références" groupe "table des matières" (1er bloc) en mode normal point d'insertion à la fin du document ou au début du document (sommaire) la table est généralement crée dans sa propre section <clic g>  sur  . sélectionner le type de table

  

  avancé La table des matières est un champ  que l'on peut afficher en faisant <maj> <f9> après l'avoir sélectionnée : Il est nécessaire de la mettre à jour dans les options d'impression (), avec <f9> ou avec l'outil

   

  infos Chaque ligne de la table des matières est un paragraphe auquel est affecté le style lié à son niveau de structure (tm 1, tm 2, tm 3, tm 4...). En modifiant ces styles, la mise en forme de la table est très rapidement personnalisée

   

  exercice Dans le document "exercice long document" Faire un sommaire (table des matières) au début du document dans une section à part Personnaliser la présentation avec les styles "tm"