Cours gratuits: C - Les types de données | Cours informatique en ligne

1 LES DONNÉES NUMÉRIQUES

Une donnée numérique est un nombre mais peut être aussi une date ou une heure.

a) LES NOMBRES

Excel sait reconnaître automatiquement les données numériques. Un nombre doit être saisi tel quel, tous chiffres à la suite, la mise en forme du nombre intervenant dans un second temps ; les nombres sont à priori justifiés à droite.

Principes :

Excel accepte les caractères spéciaux suivants dans une saisie numérique :
+ - ( ) / % * E

le symbole monétaire, le séparateur de millier et le séparateur décimal sont également acceptés : € <espace>

infos

Le format standard est affecté par défaut aux cellules d'une feuille de travail. Excel remplace ce format par le format adapté en fonction de la saisie (%, €...).

CONSEIL

Saisir d'abord les valeurs brutes, sans mise en forme, puis affecter le format du nombre (plutôt que de saisir à la fois valeur et format) - seul le % fait exception à cette règle (on peut saisir directement X%)

exercice

Dans le classeur en cours
Dans une cellule vierge, saisir 1500€
Dans la cellule au-dessous, saisir 1500F
Remarquer que dans le 1^er cas, l'alignement se fait à droite (c'est un nombre) et dans le second cas, l'alignement se fait à gauche (il est reconnu comme du texte)

b) LES DATES ET LES HEURES

Les dates et les heures sont reconnues et peuvent faire l'objet de calculs. Les dates sont considérées comme nombres entiers et les heures comme nombres décimaux.

ACTION

clavier

sélectionner la cellule de saisie
saisir la date ou l'heure
<entrée> pour valider
l'alignement automatique à droite indique qu'il s'agit d'un nombre

RECOMMANDATIONS :

Les dates doivent être saisies avec le séparateur / (slash) 13/07/11

les heures doivent être saisies avec le séparateur : (deux points) 14:20

ATTENTION

Si l'alignement ne s'effectue pas automatiquement à droite à la validation, la saisie n'est pas reconnue comme heure ou date et aucun calcul ne pourra être effectué avec

CONSEIL

C'est dans un second temps, à l'aide du format que vous donnerez la présentation définitive à la date ou à l'heure (ex 30 juillet 2006 ou 14h 20 mn)

ATTENTION

Comme pour les autres formats de nombre, si vous saisissez directement les dates et les heures telles que vous voulez les voir afficher, vous prenez le risque que Excel ne les reconnaisse pas, les considère comme du texte et ne puisse faire de calcul avec

exercice

Dans le classeur en cours, dans une cellule vierge,
Saisir : 30/06/11 – valider puis saisir 11:45:30 – valider (vérifier que tout s'aligne à droite)
Fermer le classeur sans l'enregistrer

2 LES DONNÉES TEXTE

Les données alphanumériques sont les données qui ne sont pas considérées par Excel comme des nombres ou des formules.

a) LE LIBELLE

Les libelles sont automatiquement alignés à gauche.

avancé

Pour entrer en tant que texte des caractères qui sont numériques, le plus sûr est de les saisir sous forme de formule du type : ="256"

ATTENTION

Si vous saisissez le nombre et que vous lui donnez le format "texte", il sera quand même pris en compte dans les calculs

b) LA ZONE DE TEXTE

La zone de texte permet de créer au sein de la feuille de travail une zone destinée à du texte, texte qui peut alors recevoir une mise en forme particulière.

ACTION

onglet "insertion"
groupe "texte" (avant-dernier bloc)

<clic g> sur
<faire glisser> pour positionner et définir la taille de la zone de texte
(la largeur de la zone est fixe et la saisie se poursuit éventuellement sur d'autres lignes)
ou
<clic g> (taille de zone standard)
la taille de la zone s'agrandit horizontalement au fur et à mesure de la saisie
saisir le texte
<clic g> en dehors de la zone pour valider

Manipulations

<clic g> dans la zone de texte affiche le point d'insertion à l'intérieur et sélectionne la zone de texte (elle est entourée d'un cadre avec sur les côtés et aux angles)

pointer sur un bord de la zone de texte sélectionnée (forme ) permet son déplacement en faisant glisser la souris

<clic d> sur un bord de la zone de texte sélectionnée permet l'affichage de son menu contextuel

c) LES COMMENTAIRES

Un commentaire est annexé à une cellule. Il est affiché dans une bulle d'aide ; un petit triangle rouge en haut et à droite de la cellule désigne les cellules annotées.

ACTION

bouton droit

sélectionner la cellule
<clic d>
saisir le texte
<clic g> en dehors pour valider

infos

La cellule annotée est marquée d'un triangle rouge

Le commentaire n'est normalement affiché que lorsque l'utilisateur pointe la souris sur la cellule commentée ; il peut cependant être affiché en permanence.

AFFICHER LE COMMENTAIRE MASQUER LE COMMENTAIRE

ACTION

bouton droit

sélectionner la cellule
<clic d>
Le commentaire reste toujours affiché ; il se manipule comme une zone de texte

bouton droit

sélectionner la cellule
<clic d>
Le commentaire n'est plus affiché

exercice

Ouvrir le classeur "commande de fleurs"
Sélectionner la cellule dont le contenu est "pivoines"
Indiquer comme commentaire : "délais de 8 jours"
Pointer sur le commentaire pour l'afficher

MODIFIER LE COMMENTAIRE EFFACER LE COMMENTAIRE

ACTION

bouton droit

sélectionner la cellule
<clic d>

bouton droit

sélectionner la cellule
<clic d>

onglet "accueil"
groupe "édition" (dernier bloc)

sélectionner la cellule
<clic g> sur

exercice

Dans le classeur "commande de fleurs"
Modifier le commentaire précédent en "délais de 15 jours"
Afficher le commentaire en permanence

3 LES FORMULES - LES FONCTIONS

Les formules ou les fonctions sont des types de données particulières. Elles prennent le plus souvent en compte les valeurs enregistrées dans d'autres cellules de la feuille de travail. La position de ces cellules est indiquée par leurs références.

a) LES FORMULES

Une formule permet d'effectuer des calculs et d'afficher le résultat dans une cellule et ce, à partir de nombres et/ou d'autres cellules.

les cellules intervenant dans le calcul sont définies par leurs références (lettre de colonne et N° de ligne)

des opérateurs les mettent en relation : + (plus), - (moins), * (multiplié), / (divisé).

Les formules peuvent être arithmétiques, logiques ou texte selon les opérateurs

SAISIE DE LA FORMULE

ACTION

<clic g> dans la cellule où doit s'afficher le résultat du calcul
taper = (signe égal) -
l'indicateur "entrer" s'inscrit dans la barre d'état à gauche
<clic g> sur la première cellule
saisir l'opérateur
<clic g> sur la seconde cellule
valider par ou <entrée>

CONSEIL

Lors de la saisie, utiliser le pavé numérique à droite du clavier sur lequel vous avez les chiffres de 1 à 9, les opérateurs et une touche <entrée>
l'idéal est d'utiliser la souris dans la main droite pour désigner les cellules ou les plages et d'avoir la main gauche sur le pavé numérique pour les opérateurs (+ - / *)

Composition d'une formule

SYNTAXE

opérande
données ou références de cellules contenant les données faisant l'objet du calcul

opérateurs
symboles indiquant l'opération à effectuer

séparateurs
symboles permettant de combiner les différentes opérations (parenthèses)

ATTENTION

Ne pas oublier de faire précéder les références de la cellule de = (égal)

LISTE DES OPERATEURS

ARITHMÉTIQUES
           +                   plus
           -                    moins
           *                    multiplié
           /                    divisé
           %                  pourcentage
           ^                   puissance

LOGIQUES
               =                        égal
               <                        inférieur à
               >                        supérieur à
               <>                      différent
               <=                      inférieur ou égal
               >=                      supérieur ou égal
               &                       concaténation
               #non#              non logique
               #et#                  et logique
               #ou#                 ou logique

(1)LA FORMULE ARITHMÉTIQUE

C'est la plus courante ; elle permet de manipuler des chiffres.

LA FORMULE ARITHMÉTIQUE

=a5+b5 additionne les cellules a5 et b5

=a5-1 soustrait 1 à la valeur de la cellule a5

=a5*3 multiplie la valeur de la cellule a5 par 3

=a5/2 divise la valeur de la cellule a5 par 2

exercice

Dans le classeur "commande de fleurs"
Faire le total des quantités avec l'opérateur arithmétique "+"
Calculer la colonne "valeur" pour chaque type de fleur en multipliant quantité par prix
Enregistrer et fermer le classeur "commande de fleurs"

(2)LA FORMULE LOGIQUE

La formule logique est un type particulier de formule qui effectue un test et donne le résultat vrai/faux.

LA FORMULE LOGIQUE

+a5=10 donne vrai si a5 est égal à 10 et faux autrement

+a5>1 donne vrai si a5 est supérieur à 1 et faux autrement

exercice

Dans un classeur vierge, reproduire les 2 exemples ci-dessus

avancé

La formule logique, associée à un format conditionnel est un excellent moyen d'introduire une formule de vérification dans un tableau

(3)LA FORMULE TEXTE

La formule texte manipule les chaines de caractères au lieu de chiffres.

LA FORMULE TEXTE

+"tic"&"tac" affiche tictac

+B2 & B3 affiche tictac si le contenu de B2 est "tic" et celui de B3 "tac"
B2 et B3 sont remplacés par leur contenu

exercice

Dans le même classeur, reproduire l'exemple ci-dessus
Fermer le classeur sans l'enregistrer

(4)LA FORMULE MATRICIELLE

La formule matricielle est un type particulier de formule à employer lorsque la même formule est répétée dans une plage de cellules adjacentes. Elle permet de ne saisir qu'une seule fois la formule pour l'ensemble des cellules, cette dernière faisant référence à l'ensemble des cellules concernées.

FORMULE MATRICIELLE – SAISIE FORMULE MATRICIELLE - MODIFICATION

ACTION

clavier

sélectionner la plage de cellules
saisir la formule en incluant toutes les plages de référence (pas d'accolades)
<ctrl><maj><entrée>

clavier

sélectionner une cellule de la plage
modifier la formule
(ne pas mettre d'accolades)
<ctrl><maj><entrée>

ATTENTION

EXCEL convertit automatiquement les lettres minuscules d'une formule (ou d'une fonction) en majuscules. S'il ne le fait pas, c'est que celle-ci n'est pas valide ou n'est pas reconnue comme telle. Vérifier la saisie.
Si la formule est reconnue comme valeur mais n'est pas acceptée, "ERR" s'affiche - Vérifier alors la syntaxe

exercice

Créer un nouveau classeur
Se rendre en "feuille 3"
Saisir le tableau suivant (les formules et fonction sont affichées en clair pour la compréhension du tableau mais doivent être saisies comme des formules et non des données)
Enregistrer le classeur sous le nom "bilan" et le fermer

b) LES FONCTIONS

Les fonctions sont des formules intégrées et prédéfinies suivies d'un ou plusieurs arguments et obéissant à une syntaxe précise. Dans un tableau, elles s'utilisent souvent en combinaison avec des formules et sont précédées du signe = (égal).

Une fonction s'exprime toujours sous la forme :

=FONCTION(arg1;arg2;arg3;argn)

= égal indique à Excel qu'une fonction suit

(...) parenthèses les parenthèses encadrent les arguments de la fonction

arg1 arg2..argn définissent les différentes variables dont la valeur est à
renseigner (emplacement, valeur, chaîne, condition)

; point virgule caractère séparateur d'arguments indispensable

" " guillemets encadrent un argument texte

(1)LA SOMME

C'est la fonction la plus utilisée et la plus utile.

ACTION

onglet "accueil"
groupe "édition" (dernier bloc)

<clic g> sur la cellule ou doit s'inscrire la somme
<clic g> sur

avancé

La fonction utilisée par Excel pour faire la somme est normalement la fonction "somme" mais en fonction du contexte (format automatique de tableau), ce peut être aussi la fonction "sous.total" : les références peuvent en être des adresses de cellules mais aussi une formulation du type "cette ligne de telle colonne à telle colonne"

infos

Pour une autre fonction que "somme" (moyenne, nombre), <clic g> sur de et sélectionner la fonction adéquate ( propose toujours la fonction "somme" même si une autre fonction a été utilisée précédemment)

ATTENTION

Dans un tableau de valeurs, pour le 3^ème total de ligne, Excel fera un total vertical et non horizontal - le rectifier en faisant glisser la souris sur la plage adéquate.

exercice

Ouvrir le classeur "commande de fleurs"
Remplacer dans le total des quantités les opérateurs arithmétiques par des sommes
Totaliser la colonne "valeur"
Enregistrer puis fermer

(2)LA SOMME D'UN TABLEAU CARRÉ

Lorsque le tableau que l'on crée est un tableau carré (somme des lignes = somme des colonnes), la somme du tableau peut être effectuée en un clic de souris.

SOMME D'UN TABLEAU CARRE

ACTION

bouton gauche

sélectionner tout le tableau plus 1 ligne et une colonne vides pour les totaux
<clic g> sur

exercice

Ouvrir le classeur "somme" feuille "exercice"
Faire les totaux des tableaux en un minimum d'opérations
Effacer ces totaux en une seule opération
Effectuer le total global des lignes des tableaux (somme de toutes les activités de toutes les régions) - le garder ouvert

exercice

Saisir le tableau suivant sur la feuille 1 d'un nouveau classeur

Faire les totaux en une opération
Enregistrer le classeur sous le nom "transport" puis le fermer

(3)LES FONCTIONS COURANTES

Elles sont disponibles par le biais de l'assistant fonction ou en direct.

INSÉRER UNE FONCTION

ACTION

BARRE DE FORMULE

<clic g> sur de la barre de formule
sélectionner la catégorie puis la fonction (ou poser une question)
l'assistant fonction rentre en action
définir les arguments
pour valider

onglet "accueil"
groupe "édition" (dernier bloc)

<clic g> dans la cellule de saisie
<clic g> sur de <clic g> sur la fonction
modifier éventuellement la plage
<entrée> pour valider

exercice

Ouvrir le classeur "commande de fleurs"
Effacer les formules des lignes de total
Indiquer sur cette ligne la moyenne de chaque colonne
Remettre des sommes hormis pour la colonne "prix"
Enregistrer et fermer le classeur

REMPLACER UNE FONCTION

ACTION

<clic g> dans la cellule (de somme par exemple) pour la sélectionner
<clic g> (ou double clic) sur la fonction à remplacer dans la barre de formule
Les fonctions s'affichent à gauche de la formule à la place de la référence de cellule
<clic g> sur la fonction à utiliser
<clic g> sur pour valider

c) LE CALCUL AUTOMATIQUE

La barre d'état de Excel affiche une zone dans laquelle figurent un certain nombre d'informations relatives à la sélection en cours et calculées en temps réel.

ACTION

BARRE D'ÉTAT

effectuer la sélection
consulter la barre d'état (en bas à droite)

infos

Les procédures standard de sélection (monozone ou multizones) peuvent être appliquées
          <faire glisser>
          <ctrl> pour ajouter (touche )
          <maj> pour étendre (touche )

CHOIX DES FONCTIONS

ACTION

BARRE D'ÉTAT
avant ou après la sélection
<clic d> sur la zone de la barre d'état affichant le résultat
cocher l'une ou l'autre des fonctions proposées

exercice

Dans le classeur "somme"
Effectuer une sélection de valeur (ex : de B2 à E5)
Afficher les fonctions "somme" et "moyenne" et visualiser les résultats dans la barre d'état
Tester les autres fonctions puis fermer le classeur

d) LES RÉFÉRENCES RELATIVES / ABSOLUES

Les références définissent la position de la cellule par rapport aux lignes et par rapport aux colonnes (comme dans un jeu de bataille navale). Elles peuvent aussi être définies par rapport à la feuille de travail pour une plage 3D (en 3 dimensions).

Les références de la cellule peuvent être absolues, relatives ou mixtes

: références relatives

: références absolues

ou : références mixtes

avancé

: plage 3D avec noms de feuille par défaut
: plage 3D avec noms de feuille spécifiques

PRINCIPES :

références relatives : référence par défaut
la position de la plage ou de la cellule dans le repère (orthonormé) est définie par rapport à la position de la cellule devant recevoir l'entrée.

références absolues : toutes les coordonnées sont précédées du signe $.
la position est définie par rapport à l'origine des axes et reste invariable.

références mixtes : une des coordonnées de la cellule est précédée du signe $. Sa position est définie par rapport à l'origine de l'un des axes et reste invariable par rapport à celui-ci. L'autre coordonnée varie.

infos

la modification de la structure de la feuille de travail (insertion ou suppression de lignes ou de colonnes) est dans tous les cas prise en compte mais c'est au niveau de la copie ou de la saisie de données que les résultats peuvent être très différents selon le type de référence utilisé

MODIFICATION DE LA RÉFÉRENCE (RELATIF / ABSOLU)

ACTION

clavier

effectuer la saisie
appuyer sur la touche <f4> une 1ère fois
appuyer sur la touche <f4> une 2ème fois
appuyer sur la touche <f4> une 3ème fois
au sein de la barre de formule en cours de saisie ou de modification pour faire varier la nature des références

CONSEIL

Pensez à utiliser les références absolues pour le dénominateur lorsque vous effectuez un calcul de pourcentage ou lorsque vous multipliez les valeurs d'une colonne par un coefficient

ATTENTION

L'indication des références d'une cellule ou d'une plage doit s'effectuer en désignant cette cellule ou cette plage avec la souris, et non en saisissant manuellement ces références

exercice

Ouvrir le classeur "transport"
En colonne G, ajouter un libellé "pourcentage"
Calculer le pourcentage de la 1^ère activité par rapport au total des activités
Mettre le dénominateur en référence absolue ($F$6)
Copier en glissant le résultat sur les cellules du dessous
Enregistrer

ATTENTION

L'indication des références d'une cellule ou d'une plage s'effectue en désignant cette cellule ou cette plage avec la souris, et non en saisissant manuellement ces références

e) LES RÉFÉRENCES 3D

Un calcul concernant plusieurs feuilles s'effectue aussi naturellement qu'un calcul interne à une feuille.

SAISIR LES RÉFÉRENCES D'UNE PLAGE 3D DANS UNE FORMULE

ACTION

bouton gauche

saisir la formule ou la fonction
<clic g> sur l'onglet de 1^ère feuille
sélectionner la plage en faisant glisser la souris
<maj> enfoncé
<clic g> sur l'onglet de dernière feuille
valider
la syntaxe d'Excel est la suivante : feuille!plage
des parenthèses encadrent les références dans la plupart des formules

exemple

Pour faire dans la feuille 5 la somme de la cellule B2 à partir de la feuille 1 jusqu'à la feuille 4, il faut effectuer les opération suivantes :
<clic g> sur la cellule B2 de la feuille 5 (celle devant recueillir la somme)

<clic g> sur somme (ne pas se préoccuper de ce qu'Excel inscrit entre parenthèses)
<clic g> sur l'onglet de la feuille 1 - <clic g> en B2
<maj enfoncé> - <clic g> sur l'onglet de la feuille 4
<clic g> sur
Excel inscrit : en B2 de la feuille 5
soit somme de la cellule b2 à partir de la feuille 1 jusqu'à la feuille 4

infos

les procédures standard de sélection peuvent être appliquées :
          <faire glisser>
          <ctrl> pour ajouter (touche )
          <maj> pour étendre (touche )

RÉFÉRENCE 3D

exercice

Dans le classeur transport, saisir le tableau suivant sur la feuille 2

Saisir le tableau suivant sur la feuille 3
Saisir le tableau suivant sur la feuille 4

Effectuer le total de chacun des tableaux et un calcul de % comme sur la 1^ère feuille
Sur la feuille 5 , recopier l'un des tableaux, effacer les données spécifiques et
Effectuer une consolidation (un total) des 4 premières feuilles avec des formule de type , enregistrer puis fermer

exercice

Ouvrir le classeur bilan
Sur la feuille 3, effacer les valeurs des lignes chiffre d'affaires et charges (comme ci-dessous)
Saisir le tableau suivant sur la feuille 1 :
Saisir le tableau suivant sur la feuille 2 :
Sur la feuille 3, remplacer les valeurs des lignes chiffre d'affaires et charges par les références aux cellules de total de chacune des feuilles saisies (comme ci-dessous)
Enregistrer les modifications puis fermer le classeur

Modifié le: jeudi 23 février 2012, 19:21