B. La saisie des données
Les données peuvent être de deux types : constante ou formule
Une constante peut être un nombre, une date, une heure ou du texte ; sa valeur ne change pas à moins d'être directement modifiée par l'utilisateur.
Une formule est une combinaison de valeurs constantes et d'opérateurs ; sa valeur peut donc varier si les valeurs d'autres cellules de la feuille sont modifiées
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"25", "32", "maison" sont des constantes |
La saisie des données est la première étape de création d'une feuille Excel. Qu'elle soit numérique (chiffres) ou alphanumérique (texte), qu'elle soit constituée de chiffres, caractères, formules ou fonctions, la procédure obéit aux mêmes règles.
La saisie des données va s'afficher en deux endroits différents
La barre de formule.
La cellule concernée
L'utilisateur intervenient au choix à l'un ou l'autre de ces emplacements.
Saisie
Saisir d'abord les titres de ligne et de colonnes (libellés)
Saisir ensuite les données (valeurs à l'intersection des lignes et colonnes de titre)
Saisir enfin les formules de calcul (totaux…)
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vous pouvez faire un minimum de mise en forme (largeur de colonne) si cela facilite la saisie |
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Lorsqu'une cellule est sélectionnée, elle est encadrée et son contenu est affiché dans la barre de formule. Dans tous les cas, Excel détermine automatiquement la nature des entrées |
1. LA SAISIE SIMPLE
La saisie concerne le plus souvent une cellule.
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<clic g> sur la cellule à renseigner |
curseur sur la cellule à renseigner taper les caractères, chiffres ou lettres, |
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Toujours commencer la saisie des données dans la première feuille de travail du classeur (s'assurer que l'onglet "feuille1" est activé) et à l'origine de la feuille (l'angle supérieur gauche du tableau de données doit être en A1) |
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Ne mélangez pas saisie et mise en forme : ne laissez pas de lignes ou de colonnes blanches à des fins esthétiques; Excel ne comprendrait plus vos données (la mise en forme d'Excel permettra d'arriver au résultat souhaité d'une manière plus adaptée) |
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Créer un nouveau classeur (fermer les éventuels classeurs ouverts) |
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L'erreur la plus fréquente est d'oublier de valider la saisie ! N'oubliez pas de faire <entrée> ou <clic g> sur la case |
2. LA SAISIE MULTIPLE
La saisie peut concerner une ou plusieurs plages de cellules.
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<sélectionner> la ou les plages |
<sélectionner> la ou les plages |
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Dans le classeur en cours et sur la 1ère feuille |
Le déplacement au sein des plages sélectionnées obéit aux règles suivantes
<entrée> cellule suivante (en bas)
<maj><entrée> cellule précédente (en haut)
<tab> cellule suivante (vers la droite)
<maj><tab> cellule précédente (vers la gauche)
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La procédure pour saisir une même valeur dans toutes les cellules de la plage sélectionnée est identique hormis le fait qu'il faut appuyer simultanément sur les touches <ctrl> et <entrée> (au lieu de <entrée> seule) après avoir saisi la valeur |
3. LA SAISIE UNIQUE
Il peut arriver qu'il soit nécessaire, notamment dans un but de contrôle, de saisir la même valeur dans toute la plage.
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<sélectionner> la ou les plages |
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Afficher ou créer un nouveau classeur |
4. LES ENTRÉES LONGUES
La longueur de la suite de caractères saisis peut excéder la taille de la cellule contenante.
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Il est possible d'adapter à posteriori la taille de la cellule mais cela n'est pas toujours nécessaire |
Lorsque la saisie est numérique (chiffres) et dans le format standard
si la partie décimale est trop longue, les chiffres surnuméraires n'apparaissent pas et la valeur est arrondie
si la partie entière est trop longue, l'affichage est en notation scientifique (si le format n'est pas automatique, des dièses remplacent les chiffres de la cellule)
Lorsque la saisie est alphanumérique (texte)
le libellé se poursuit dans la cellule adjacente si celle-ci est inoccupée
le libellé est tronqué si la cellule adjacente est renseignée.
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Dans le classeur en cours et dans la 2ème feuille, saisir : 45,5555555555555555 la valeur arrondie est affichée 489658975644456555 la valeur est affichée sous forme scientifique anticonstitutionnellement l'affichage se poursuit dans la cellule adjacente "12" dans la cellule adjacente le libellé précédent est tronqué |
5. LA SÉLECTION DES DONNÉES
La sélection est préalable à toute action (saisie, modification, mise en forme…)
Sélection / souris
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pointeur sur cellule |
<clic g> |
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pointeur dans première cellule |
<faire glisser> |
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pointeur dans première cellule |
<clic g> |
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se déplacer avec l'ascenseur |
<maj>enfoncé |
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pointeur dans dernière cellule |
<clic g> |
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idem plage (1) |
<ctrl>enfoncé |
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pointeur sur case sélection totale |
<clic g> |
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La sélection s'effectue en transparence sans altérer la présentation des données |
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Tester les procédures de sélection dans la 1ère feuille du classeur en cours |
6. LA MODIFICATION DES DONNÉES
Il est toujours possible de modifier le contenu d'une cellule, que ce soit en cours de saisie ou une fois la saisie effectuée ; il est plus simple de le faire en cours de saisie et avant validation.
En cours de saisie :
la touche 
<retour arrière> efface les caractères en cours de saisie, un par un et de la fin de la saisie vers le début
la touche 
<echap> annule la totalité de la saisie en cours
la case <annulation> 
annule la totalité de la saisie en cours
La saisie effectuée
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<clic g> dans la barre de formule <double clic> dans la cellule |
permettent de passer en mode modification |
7. L'EFFACEMENT DES DONNEES
L'effacement des données permet de vider le contenu des cellules. Si d'autres données doivent remplacer le contenu actuel, il n'est pas nécessaire d'effacer ce contenu avant saisie (les nouvelles données remplacent les anciennes).
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se positionner devant les caractères à supprimer |
se positionner après les caractères à supprimer |
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sélectionner la plage de cellules |
sélectionner la plage de cellules |
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Dans la 1ère feuille du classeur en cours |
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Une méthode plus simple consiste à sélectionner la cellule ou les caractères de la cellule à effacer puis à saisir directement les nouvelles données à la place des anciennes |
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Si la modification est refusée, vérifier que la feuille de travail n'est pas protégée ou finalisée |
SÉLECTION AU SEIN D'UNE CELLULE
En mode modification
<faire glisser > pour sélectionner des caractères
<double clic> pour sélectionner un mot
En mode modification
flèches de direction pour se déplacer
<maj> + flèches de direction pour étendre la sélection
<ctrl> + flèches pour atteindre un mot
<ctrl>+ <maj> + flèches pour étendre la sélection d'un mot ou d'une ligne
<maj>+ <origine> pour étendre la sélection au début de la ligne
<maj>+ <fin> pour étendre la sélection à la fin de la ligne
<ctrl>+ <origine> pour atteindre le début des données de la barre de formule
<ctrl>+ <fin> pour atteindre la fin des données de la barre de formule
<ctrl><maj>+ <origine> pour étendre la sélection au début des données de la barre
<ctrl><maj>+ <fin> pour étendre la sélection à la fin des données de la barre
8. L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION
Il est aussi toujours possible d'annuler une action ou plusieurs actions erronées.
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<clic g> sur
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<ctrl><z> |
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Dans la 2ème feuille du classeur en cours |