Avec la fibre, l'adsl ou tout moyen de connexion moderne, vous êtes en ligne de manière permanente et pouvez envoyer et recevoir les messages quasiment en temps réel.

 onglet "accueil"
groupe "nouveau" (1er bloc)
<clic g> sur

1.         INDIQUER LES DESTINATAIRES

Les destinataires peuvent être choisis dans la liste des contacts ou saisis manuellement ; s'ils sont connus, ils sont proposés après la saisie de quelques caractères.


<clic g> sur  pour choisir une autre adresse d'envoi que celle par défaut
<clic g> sur  pour choisir un destinataire dans le carnet d'adresse
ou
saisir directement l'adresse du destinataire
 permet de désigner des destinataires en copie seule
 permet de désigner des destinataires en copie invisible
ce destinataire n'est pas affiché
S'il y a plusieurs destinataires, les adresse sont séparées par un point-virgule

  ouvre la même fenêtre que  ou

 Il n'est pas correct d'envoyer un même message à plusieurs destinataires qui ne se connaissent pas en laissant leurs adresses visibles :
Pour envoyer un message à plusieurs destinataires sans que leurs adresses soient visibles, utiliser  disponible dans la fenêtre des contacts qui s'ouvre lorsque l'on clique sur  ou

2.         SAISIR L'OBJET

Tout message doit avoir un objet.

  fenêtre de message
<clic g> dans la zone
saisir l'objet :

3.         COMPOSER LE MESSAGE

Il reste à saisir le texte du message, dans la partie basse de la fenêtre. Word est utilisé comme éditeur par défaut avec ses outils de correction et de mise en forme.

  fenêtre de message
<clic g> dans la partie basse de la fenêtre
saisir le texte
le mettre en forme

4.         ENVOYER LE MESSAGE

Une fois le message saisi, il ne reste plus qu'à l'envoyer.

  fenêtre de message
<clic g> sur  pour modifier éventuellement le compte d'envoi
(si différent du compte par défaut)
<clic g> sur

 Écrire le message suivant :
objet : "Rendez-vous"
texte :"Réunion de travail du lundi 31.
14h00 : diaporama - 15h00 : discussion par groupe - 16h00 : synthèse - 17h00 : conclusion
Cordialement "
L'envoyer à votre voisin

5.         METTRE EN FORME

On retrouve dans Outlook les principales fonctions de Word, ce qui permet d'appliquer un thème, d'affecter des styles, de mettre en forme précisément les caractéristiques de police et de paragraphe, d'insérer toutes sortes d'éléments ou de traduire le texte.

a)   TYPE DE MESSAGE

Plusieurs formats peuvent être utilisés pour l'envoi de messages. Le format "html" est le standard le plus riche. Il permet (ainsi que le format "texte enrichi") d'utiliser des mises en forme élaborées.

 onglet "format du texte"
groupe "format" (2ème bloc)
vérifier que le format est bien "html"
sinon
<clic g> sur  s'il n'est pas déjà sélectionné

b)  CHOISIR UN THÈME

Un thème est une combinaison de couleurs, de polices et d'effets. Il a pour avantage de permettre une présentation élaborée de manière rapide et efficace d'un message auquel des styles ont été appliqués (polices et effets peuvent être modifiés).

 onglet "options"
groupe "thèmes" (1er bloc)
<clic g> sur
déplacer la souris sur les thèmes pour juger de l'effet sur la sélection
<clic g> sur le thème choisi

 On retrouve ici les outils classiques de la suite Office utilisés notamment dans Word

c)   AFFECTER UN STYLE

Le style comprend des caractéristiques de mise en forme liées au thème. Ainsi, un style "titre 1" va proposer une présentation différente selon le thème choisi

 onglet "format du texte"
groupe "style" (5ème bloc)
sélectionner le texte
ou
cliquer dans le paragraphe
pointer sur le style pour afficher sa présentation
<clic g> sur le style choisi

d)  MISE EN FORME POLICES

On retrouve ici les procédures de Word (les caractéristiques choisies remplacent celles du thème).

 onglet "format du texte"
groupe "police" (3ème bloc)
sélectionner le texte
<clic g> sur un outil

e)   MISE EN FORME PARAGRAPHES

Idem pour le paragraphe (les caractéristiques choisies remplacent celles du thème ou s'y ajoutent).

 onglet "format du texte"
groupe "paragraphe" (4ème bloc)
<clic g> dans le paragraphe
<clic g> sur un outil

 Reprendre le message précédent
Le mettre en forme de manière élaborée en choisissant un thème et des styles

6.         CRÉER UNE SIGNATURE

La signature permet de personnaliser le message. Il faut tout d'abord la créer.

 onglet "message"  onglet "insertion"
groupe "inclure" (4ème bloc - 1er bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur
<clic g> sur  pour nommer la une nouvelle signature
puis  pour valider
dans le volet bas, saisir le texte et le mettre en forme
joindre éventuellement une carte de visite du gestionnaire de contacts
<clic g> sur
 pour valider

7.         SIGNER LE MESSAGE

La signature créée est alors disponible.

 onglet "message"  onglet "insertion"
groupe "inclure" (4ème bloc - 1er bloc)
<clic g> dans le message
<clic g> sur
<clic g> sur une signature dans la liste
la signature choisie est insérée

 Pour associer un thème (ensemble de styles homogènes + fond…) à la signature :
onglet  puis bouton  de la fenêtre "signature"

 Créer une signature liée pour l'adresse que vous avez créée

8.         JOINDRE DES FICHIERS

À défaut de partager un fichier avec d'autres, il est souvent pratique d'envoyer par messagerie le fichier concerné (pour autant qu'il ne soit pas trop gros). Le fichier, reçu sur un ordinateur ou un Smartphone, peut être alors être affiché et éventuellement réutilisé.

 onglet "message"  onglet "insertion"
groupe "inclure" (4ème bloc - 1er bloc)
<clic g> sur
la liste des derniers fichiers envoyés s'affiche
<clic g> sur un fichier
ou
<clic g> sur
sélectionner le dossier
sélectionner le ou les documents (avec <ctrl> ou <maj>)
<clic g> sur
les fichiers joints d'affichent dans l'entête du message

 La plupart des serveurs bloquent les messages supérieurs à 5 Mo mais les fournisseurs d'accès proposent des outils spécifiques utilisant ftp (et non smtp)

 1 - ouvrir word
faire le courrier suivant

L'enregistrer dans "documents"sous le nom "lettre"
2 - ouvrir Excel
faire le tableau suivant :
l'enregistrer dans "documents" sous le nom : "tableau"
Les joindre au message en cours

9.         S'ASSURER DE LA RÉCEPTION

Pour les messages importants, il est préférable de s'assurer de la bonne réception du message par une confirmation de lecture.

 onglet "options"
groupe "suivi" (4ème bloc)
dans la fenêtre de message (avant de l'envoyer)
cocher l'une ou/et l'autre des cases suivantes

 L'accusé de réception est envoyé automatiquement par le serveur lorsque le message arrive dans la boite aux lettres du destinataire.
La confirmation de lecture est proposée au destinataire du message à la suite de l'ouverture du message et celui-ci décide alors ou non de confirmer

10.    INDICATEURS - VOTE

Des indicateurs permettent de définir l'importance et d'assurer un suivi du message. Des boutons de vote permettent de donner son avis sur un point de manière formalisée

 onglet "message"
groupe "indicateurs" (5ème bloc)
<clic g> sur

 onglet "options"
groupe "suivi" (4ème bloc)
<clic g> sur
choisir le bouton

 

 Envoyer un message avec "importance haute" et "boutons de vote" du type :
"Bonjour, pouvez-vous me donner votre avis ?" à votre voisin

Modifié le: dimanche 10 janvier 2016, 13:18