Résumé de section

  • Outlook est un outil puissant pour gérer les réunions à partir du moment où les participants utilisent Outlook pour gérer leur emploi du temps.

    1.         FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION

    Trouver une date et une heure qui convienne à tous les participants potentiels d'une réunion est un exercice qui demande de très nombreux allers et retours d'informations entre généralement une secrétaire organisatrice et les participants. Outlook résume cet exercice complexe à la "demande de réunion".


    groupe "nouveau"     (1er bloc)
    <clic g> sur
    sélectionner le carnet d'adresses à utiliser
    indiquer     les destinataires (    obligatoires, facultatifs) et l'emplacement  (ressources)
    indiquer dates et durée
     pour envoyer la demande
    la réunion est automatiquement créée dans le calendrier et mise à jour des acceptations/refus

    Envoyer aux participants comme ci-dessus une invitation à une réunion sur le modèle ci-dessous

    2.         ACCEPTER / REFUSER

    Les destinataires reçoivent l'invitation à laquelle ils  doivent répondre.

    Cliquer sur la réunion dans le calendrier permet aussi d'afficher les outils de réponse :

    3.         AJOUTER DES PARTICIPANTS

    Ajouter des participants à un rendez-vous, c'est aussi créer une réunion.


    groupe "nouveau"     (1er bloc)

    <clic g> sur

    bouton gauche

    <double clic>     sur la date du calendrier

     

    renseigner les éléments
    <clic g> sur
    l'onglet  "réunion" s'affiche au lieu de l'onglet "rendez-vous"
    indiquer les destinataires
    indiquer les dates, durée et emplacement de la réunion
     pour envoyer la demande
    la réunion est créée dans le calendrier

    4.         AFFICHER LA PLANIFICATION

    Le détail de la planification peut être affiché.


    groupe "afficher"     (2ème bloc)
    <clic g> sur
    si les calendriers des participants sont partagés, Outlook affiche la disponibilité de ces derniers

    Afficher la planification de la réunion précédente

     

    Pour annuler la réunion, il suffit que l'organisateur la supprime dans son calendrier ou qu'il clique sur