B. La réunion
Résumé de section
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Outlook est un outil puissant pour gérer les réunions à partir du moment où les participants utilisent Outlook pour gérer leur emploi du temps.
1. FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION
Trouver une date et une heure qui convienne à tous les participants potentiels d'une réunion est un exercice qui demande de très nombreux allers et retours d'informations entre généralement une secrétaire organisatrice et les participants. Outlook résume cet exercice complexe à la "demande de réunion".
groupe "nouveau" (1er bloc)
<clic g> sur
sélectionner le carnet d'adresses à utiliser
indiquer les destinataires (obligatoires, facultatifs) et l'emplacement (ressources)
indiquer dates et durée
pour envoyer la demande
la réunion est automatiquement créée dans le calendrier et mise à jour des acceptations/refusEnvoyer aux participants comme ci-dessus une invitation à une réunion sur le modèle ci-dessous
2. ACCEPTER / REFUSER
Les destinataires reçoivent l'invitation à laquelle ils doivent répondre.
Cliquer sur la réunion dans le calendrier permet aussi d'afficher les outils de réponse :
3. AJOUTER DES PARTICIPANTS
Ajouter des participants à un rendez-vous, c'est aussi créer une réunion.
groupe "nouveau" (1er bloc)<clic g> sur
bouton gauche
<double clic> sur la date du calendrierrenseigner les éléments
<clic g> sur
l'onglet "réunion" s'affiche au lieu de l'onglet "rendez-vous"
indiquer les destinataires
indiquer les dates, durée et emplacement de la réunion
pour envoyer la demande
la réunion est créée dans le calendrier4. AFFICHER LA PLANIFICATION
Le détail de la planification peut être affiché.
groupe "afficher" (2ème bloc)
<clic g> sur
si les calendriers des participants sont partagés, Outlook affiche la disponibilité de ces derniersAfficher la planification de la réunion précédente
Pour annuler la réunion, il suffit que l'organisateur la supprime dans son calendrier ou qu'il clique sur