Aperçu des sections

  • B. Paramétrer la messagerie

    Avant de pouvoir utiliser la messagerie, il faut tout d'abord avoir un compte de messagerie (une boîte aux lettres) puis renseigner les informations du compte ou des comptes dans Outlook.

    1     PARAMÉTRER LE COMPTE

    Outlook vous permet de recueillir vos messages sur votre ordinateur.

    *       Si le comte de messagerie est de type "pop", les messages recueillis sont supprimés sur le serveur (et ne pourront plus être consultés que dans votre messagerie locale).

    *       S'il est de type imap, les deux messageries, en ligne et locale, vont pouvoir être synchronisées (dossiers, messages…).

    Pour éviter que la messagerie soit ralentie ou bloquée par le nombre de messages stockés en ligne, vérifier que l'option
    n'est pas activée dans les paramètres d'options avancées des propriétés du compte

    Pour paramétrer le compte dans Outlook, il faut connaître :

    *       L'adresse de messagerie

    *       Le mot de passe associé

    *       Les serveurs entrant et sortant

    2     CONFIGURER LE COMPTE

    Les informations techniques sont accessibles auprès du fournisseur d'adresses ou par interrogation sur google :

    *       Le serveur de courrier entrant (serveur pop3 ou imap)

    *       Le serveur de courrier sortant (serveur smtp)

     menu fichier
    sélectionner  (volet de gauche)
    <clic g>  sur

    Pour la plupart des serveurs (imap en particulier), la configuration automatique fonctionne très bien.


    renseigner
    les paramètres du compte
    nom, adresse et mot de passe
    puis
    le logiciel paramètre automatiquement les serveurs

    Pour les serveurs pop, la configuration manuelle est parfois nécessaire.


    valider

    choisir
     
    en bas de la fenêtre précédente
    puis
    renseigner les éléments notamment les serveurs pop et smtp
    (ils sont de la forme "pop.nomdudomaine" et "smtp.nomdudomaine")
    indiquer le fichier de données outlook à utiliser
    puis

     

    il peut être nécessaire pour le serveur smtp d'activer l'authentification dans l'onglet  de  (serveur smtp de laposte par exemple)

     

    Les abonnements "box internet" des particuliers imposent le plus souvent d'utiliser le serveur sortant du fournisseur d'accès ; indiquer alors :
    smpt.free.fr, smtp.bbox.fr, smtp.orange.fr…. comme serveurs sortant

     

    Pour notre adresse sur le domaine de l'entreprise :

    3     REMISER LES MESSAGES

    La remise peut s'effectuer dans un seul fichier Outlook pour tous les comptes ou dans des fichiers différents.

    indiquer toujours le même fichier Outlook sous peine d'avoir un fichier .pst par compte

     

    Pour différencier par exemple messages professionnels et messages personnels sans avoir à changer de logiciel, utiliser un fichier outlook différent pour chacun

    4     TESTER LE COMPTE

    Ce test permet de vérifier le bon fonctionnement par l'envoi d'un message test. Il est activé par défaut et se lance avant la fermeture de la fenêtre.



    <clic g>
    sur

    5     COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE

    Il est intéressant de nommer le compte et de donner une adresse de réponse.


    <clic g>
    sur
    renseigner les éléments

    6     MODIFIER UN COMPTE

    La modification du compte gère les mêmes paramètres.

     menu fichier
    sélectionner  (volet de gauche)
    <clic g>  sur

    <clic g>  sur

    <clic g>  sur le compte pour le sélectionner
    <clic g>  sur

    7     SUPPRIMER UN COMPTE

    Un comte qui ne fonctionne plus doit être supprimé, sinon la messagerie envoie un message d'erreur à chaque fois qu'elle essaie de s'y connecter.

     menu fichier
    sélectionner  (volet de gauche)
    <clic g>  sur

    <clic g>  sur

    sélectionner le compte
    <clic g>
    sur 

     

    Si le compte devrait fonctionner,  essayer de le modifier manuellement avec  ou de le réparer avec  Sinon, le supprimer et le récréer de toutes pièces

     

    Le compte par défaut  est celui qui sera utilisé pour l'envoi des messages à défaut d'en spécifier un autre. Dans la même fenêtre, sélectionner le compte puis
     permettent de modifier l'ordre des comptes, le 1er étant celui par défaut

    8     REGROUPER LES COMPTES

    Pour l'envoi/réception notamment, il est nécessaire de définir les comptes concernés.

     
    groupe "envoyer et recevoir"
    (1er bloc)

    <clic g>  sur
    <clic g>  sur

    La composition d'un groupe peut être modifiée.


    <clic g>  sur

    9     L'AFFICHAGE

    Les volets peuvent être ou non affichés. Leur taille et position sont paramétrables.


    groupe "disposition/volet"
    (4ème, 5éme bloc)

    <clic g>  sur  l'un des outils
    <clic g>  sur une option d'affichage

    10   EXERCICE

    Paramétrez dans Outlook les comptes de messagerie précédemment créés
    Testez-les
    Paramétrer le groupe d'envoi/réception
    Personnaliser l'affichage
    Vérifier l'existence du fichier de remise correspondant dans votre dossier "Documents\Fichiers Outlook"

    • B. La réunion

      Outlook est un outil puissant pour gérer les réunions à partir du moment où les participants utilisent Outlook pour gérer leur emploi du temps.

      1.         FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION

      Trouver une date et une heure qui convienne à tous les participants potentiels d'une réunion est un exercice qui demande de très nombreux allers et retours d'informations entre généralement une secrétaire organisatrice et les participants. Outlook résume cet exercice complexe à la "demande de réunion".


      groupe "nouveau"
      (1er bloc)
      <clic g> sur
      sélectionner le carnet d'adresses à utiliser
      indiquer
      les destinataires (
      obligatoires, facultatifs) et l'emplacement  (ressources)
      indiquer dates et durée
       pour envoyer la demande
      la réunion est automatiquement créée dans le calendrier et mise à jour des acceptations/refus

      Envoyer aux participants comme ci-dessus une invitation à une réunion sur le modèle ci-dessous

      2.         ACCEPTER / REFUSER

      Les destinataires reçoivent l'invitation à laquelle ils  doivent répondre.

      Cliquer sur la réunion dans le calendrier permet aussi d'afficher les outils de réponse :

      3.         AJOUTER DES PARTICIPANTS

      Ajouter des participants à un rendez-vous, c'est aussi créer une réunion.


      groupe "nouveau"
      (1er bloc)

      <clic g> sur

      bouton gauche

      <double clic>
      sur la date du calendrier

       

      renseigner les éléments
      <clic g> sur
      l'onglet  "réunion" s'affiche au lieu de l'onglet "rendez-vous"
      indiquer les destinataires
      indiquer les dates, durée et emplacement de la réunion
       pour envoyer la demande
      la réunion est créée dans le calendrier

      4.         AFFICHER LA PLANIFICATION

      Le détail de la planification peut être affiché.


      groupe "afficher"
      (2ème bloc)
      <clic g> sur
      si les calendriers des participants sont partagés, Outlook affiche la disponibilité de ces derniers

      Afficher la planification de la réunion précédente

       

      Pour annuler la réunion, il suffit que l'organisateur la supprime dans son calendrier ou qu'il clique sur