Résumé de section

  • Le Composant Quick Part (ou bloc de construction) concerne un texte, un graphique, une image, un tableau ou une combinaison de ces éléments dont l'utilisation est fréquente. Ils sont enregistrés sous une abréviation pour être insérés facilement.

    Un certain nombre de composants Quick Parts sont déjà disponibles et livrés avec Word

    Quand utiliser le Quick Part ?

    *       pour les formules de politesse

    *       pour des mots, des noms propres ou des expressions à la fois compliqués et fréquemment utilisés (vocabulaire spécifique à une organisation)

    *       pour des clauses de contrats commerciaux ou juridiques –

    Les données sont stockées soit dans un modèle spécifique appelé "building blocks.dotx" soit avec le modèle de document.

    1     L'ENREGISTREMENT DU COMPOSANT QUICK PART

    Avant tout, il est nécessaire de stocker les données devant faire l'objet d'insertions.


    groupe "texte"     (9ème bloc)

    sélectionner les données
    <clic g>     sur

    sélectionner les données
    <alt> f3

     

    accepter l'abréviation ou la modifier
    indiquer la galerie et le le modèle
     pour valider
    le composant Quick Part est enregistré et réutilisable

     

    Utiliser une abréviation très courte de préférence, notamment  si vous utilisez les raccourcis clavier pour l'insérer

     

    Une fois les données stockées, elles peuvent être réutilisées autant de fois que nécessaire dans tous les types de document si le modèle "building blocks" a été sélectionné, dans les documents liés au modèle si le modèle du document a été indiqué

     

    Dans le document "exercice long document", Sélectionner le 1er titre "structure de l'entreprise" et l'enregistrer comme Quick Part sous le nom "st" avec son paragraphe

    2     L'INSERTION DES COMPOSANTS QUICK PARTS

    Les composants Quick Parts permettent de gagner beaucoup de temps avec les documents comportant des éléments répétitifs. L'insertion se fait lors de la saisie.


    groupe "texte"     (9ème bloc)

    positionner le point d'insertion
    <clic g>     sur

    dérouler les composants avec la roulette de la souris
    <clic g>  sur l'insertion voulue


    positionner le point d'insertion
    taper l'abréviation de l'entrée
    <f3>
    l'abréviation est remplacée par les données stockées

     


    groupe "texte"     (9ème bloc)

    positionner le point d'insertion
    <clic g>     sur
    <clic g>     sur
    <clic g>     sur
    pour trier par catégorie
    sélectionner l'insertion
    <clic g> sur

     

    lorsque vous n'avez que peu d'insertions et qu'elles sont connues utilisez les combinaisons suivantes : <alt> <f3> pour enregistrer le composant, <f3> pour l'insérer. Si les données stockées sont nombreuses et si elles doivent être organisées utilisez la boîte de dialogue - Codifiez de manière logique vos abréviations

     

    Si l'abréviation n'est pas reconnue, laisser un espace après l'abréviation avant d'appuyer sur <f3> - si l'insertion n'est toujours pas reconnue, vérifier l'attachement du modèle auquel appartient l'insertion

     

    Créer un nouveau document
    Insérer le composant précédemment créé (st)
    Fermer le document sans l'enregistrer

    3     LA MODIFICATION DES COMPOSANTS QUICK PARTS

    Le composant Quick Part peut être modifié à postériori.


    groupe "texte"     (9ème bloc)

    positionner le point d'insertion
    <clic g>     sur
    <clic g>     sur
    sélectionner l'insertion
    <clic g> sur

     

    Il est aussi possible de modifier le composant Quick Part en en créant un nouveau du même nom, avec une autre sélection mais les mêmes autres caractéristiques. Il suffit alors de confirmer à Word la modification

    4     LA SUPPRESSION DU COMPOSANT QUICK PART

    L'abréviation correspondant à des données stockées et non utilisées peut être supprimée.


    groupe "texte"     (9ème bloc)

    positionner le point d'insertion
    <clic g>     sur
    <clic g>     sur
    sélectionner l'insertion
    <clic g> sur

     

    À partir du document "exercice long document"
    Supprimer le composant QuickPart "ST"

     

    Lors de l'enregistrement du document ayant donné lieu au stockage de l'insertion, Word peut proposer l'enregistrement des modifications apportées au modèle de document, c'est à dire l'enregistrement des composants Quick Parts créés afin de pouvoir les réutiliser avec tout nouveau document basé sur le même modèle - accepter dans ce cas l'enregistrement du modèle

    5     EXERCICE

     

    Créer un nouveau document
    Saisir deux formules de politesse, une pour les hommes, l'autre pour les femmes
    ex : "veuillez agréer, monsieur, mes sincères salutations"
           "veuillez agréer, madame, mes salutations les plus sincères"
    Les enregistrer séparément sous forme de composant Quick Part
    ex : "mr" pour la 1ère et "mme" pour la 2éme
    Fermer le document
    Créer un nouveau document et tester les Quick Parts créés
    Fermer le document sans l'enregistrer