Aperçu des sections

  • Généralités

    Tout replier Tout déplier

  • A. Le style

    Le style est l'enregistrement, sous un nom, des caractéristiques de mise en forme du paragraphe et/ou des caractères de ce paragraphe. Il est beaucoup plus rapide d'attacher un style à un texte que de mettre en forme séparément les différents éléments le constituant.

    Je donne le nom de "corps de texte" à la mise en forme qui correspond à :
    police Arial noir de taille 12 et paragraphe aligné à gauche interligne de 14 points (je ne modifie pas les autres caractéristiques qui restent celles du modèle).

    Pour affecter cette mise en forme à un autre paragraphe, j'affecte le style " corps de texte " au lieu de modifier les caractéristiques une à une (police Arial noir de taille 12 et paragraphe aligné à gauche interligne de 14 points).

    Si je modifie " corps de texte " en rajoutant la caractéristique "italique", tous les paragraphes ayant reçu ce style sont modifiés automatiquement.

    L'intérêt du style, notamment dans un document de grande taille, est que la modification du style entraîne la modification automatique de toutes les occurrences auxquelles ce style est attaché.

    J'ai un document de 100 pages avec une douzaine de titres de niveau1 auxquels sont attachés le style "titre1", si je modifie la police et la couleur du style titre1, tous les titres du document sont instantanément modifiés

     

    bouton gauche
          <clic g> dans le paragraphe ou effectuer la sélection
    ‚      affecter un style prédéfini
    ƒ      modifier sa mise en forme de caractères et/ou paragraphes
    „      enregistrer la nouvelle mise en forme du style
    tous les paragraphes auxquels ce style est affecté prennent la nouvelle mise en forme 

    1.         LA STRUCTURE DE LA MISE EN FORME

    La mise en forme s'effectue à différents niveaux :

    *       les styles de paragraphe comportent les caractéristiques de mise en forme du paragraphe. ils sont affichés dans la zone de style (mode normal)- ils sont symbolisés par  dans le volet "style"

    *       les styles de caractères comportent les caractéristiques de mise en forme de caractères. Ils sont affichés dans la zone style de la barre de mise en forme - ils sont symbolisés par  dans le volet "style"

    *       les styles liés comportent les caractéristiques de mise en forme du paragraphe  et des caractères du paragraphe. Ils sont affichés dans la zone de style (mode normal)- ils sont symbolisés par  dans le volet "style"

    *       les styles de liste correspondent à la présentation des listes à puces

    *       les styles de tableaux proposent une présentation complète du tableau

    *       la mise en forme directe de paragraphe ou de caractères (outils de mise en forme, commande police, paragraphe.). Leurs caractéristiques sont affichées par les différents outils de la barre de mise en forme (cette mise en forme se superpose à celle des styles si appliquée postérieurement)

    Il existe deux grandes familles de styles :

    *       Les styles de l'utilisateur correspondent à l'enregistrement par l'utilisateur sous un nom donné d'une mise en forme spécifique. Ils ne sont pas associés à des blocs de texte par défaut et sont donc moins souples et moins puissants que les styles prédéfinis de Word.

    *       Les styles prédéfinis sont livrés avec Word et correspondent à la mise en forme de blocs de texte spécifiques (adresse, entête, titre…). Ils possèdent une mise en forme par défaut qui peut être modifiée mais ne peuvent être ni supprimés, ni renommés. Ils sont liés au modèle de document utilisé et sont automatiquement rattachés à tout nouveau document basé sur ce modèle.

    styles prédéfinis

     

    styles de l'utilisateur

     

    Si possible, toujours utiliser les styles prédéfinis de Word ; il existe des styles pour chaque type de bloc de texte de tous les types de documents. Modifier dans un second temps la mise en forme pour la faire correspondre à vos désirs

    2.         LA RÉVÉLATION DE LA MISE EN FORME

    Elle va permettre d'afficher la mise en forme affectée à une sélection.


    groupe "style    " (4ème bloc)

    <clic g>  sur le lanceur de boites de dialogue  du groupe styles

    le volet "styles" s'affiche à droite
    <clic g>      sur  "inspecteur de style" (en bas au milieu)
    <clic g>      sur  "révéler la mise en forme"
    la fenêtre "révéler la mise en forme" s'affiche dans le texte

     permet d'effacer le style ou sa mise en forme ajoutée

     

    Ouvrir le document "exercice long document ok"
    Dérouler la zone style de la barre d'outils – repérer les styles de paragraphe et les styles de caractères s'il y en a
    Afficher la fenêtre "révéler la mise en forme"
    La disposer à droite sous forme de volet
    Sélectionner un mot au choix dans le texte par un "double clic"
    Dans le volet, observer les caractéristiques de mise en forme
    Fermer le document

    3.         LE GROUPE STYLE

    Les styles sont affichés dans une galerie dans le groupe "style" du ruban "accueil". Ils correspondent à une sélection de styles couramment utilisés.


    groupe "style    " (4ème bloc)

    <clic g> dans le paragraphe à mettre en forme (style de paragraphe)
    ou
    effectuer la sélection (    style de caractère)
    déplacer la souris sur les styles pour juger de l'effet sur la sélection
    la sélection affiche temporairement la mise en forme du style
    <clic g> sur le style choisi

    Utiliser l'ascenseur pour afficher les styles non visibles ou <clic g>  sur  pour afficher tous les styles

     

    Bien laisser la souris immobile sur le style pour voir son application temporaire sur la sélection

     

    <clic d> sur un style permet de le gérer (modifier, le supprimer…)

     

    Dans le document "exercice long document"
    Affecter le style "titre 1" aux titres de paragraphe :

    4.         LE VOLET "STYLES"

    Le volet "style" permet de modifier et d'organiser les styles. Il est plus complet que le groupe "style" du ruban.


    groupe "style    " (4ème bloc)

    <clic g> sur le lanceur de boîte de dialogue du groupe style

    le volet "styles" s'affiche à droite de l'écran
    dans le texte
    <clic g> dans le paragraphe à mettre en forme (style de paragraphe)
    ou
    effectuer la sélection (    style de caractère)
    dans le volet
    <clic g>     sur le style choisi

    Il est plus facile d'ajouter les styles les plus utilisés à la galerie de styles.

     volet "styles"
    pointer sur un style
    <clic g> sur
    <clic g> sur  
    si le style figure déjà dans la galerie,  s'affiche

     

     du volet office (à droite de l'écran) définit les styles à afficher dans le volet

     

    Il peut être pratique de sélectionner le texte ayant la même mise en forme avec  ou un <clic d>
      réaffecte le style "normal" en lieu et place du style actuel (équivalent de <maj> <ctrl> n du clavier)

     

    Dans le même document "exercice long document"
    Afficher le volet "styles"
    Sélectionner toutes les occurrences du style "titre1"
    Annuler la sélection

     

    Pour éviter que Word affiche comme style toutes les variantes de mise en  forme, il est conseillé de veiller à ce que les options suivantes de  du volet "styles" soient désactivées

    5.         LA MODIFICATION DU STYLE

    Les styles prédéfinis peuvent être personnalisés pour correspondre aux besoins.


    groupe "style    " (4ème bloc)

     
    volet "styles"

     

    affecter d'abord le style
    modifier la mise en forme du texte ayant reçu le style
     (    police de caractères, attributs, caractéristiques du paragraphe…)
     ou <clic d> sur le nom du style

    le style est modifié et toutes ses occurrences prennent immédiatement la nouvelle présentation

     

    Vérifier que  est coché dans les options d'éditions de Word
    (fichier – options – options avancées – options d'édition)
    Il sera alors possible de simplement réaffecter le style une nouvelle fois et d'accepter

     

     appelle la boîte de dialogue "modifier" complète mais plus lourde à utiliser.
    A priori, ne pas cocher : toute modification de texte ayant reçu un style entrainerait automatiquement la modification de ce style et de tous les paragraphes l'ayant reçu, ce qui pose souvent des problèmes (retrait de titres ayant une trame ou une bordure par exemple)

     

    Dans le même document "exercice long document"
    Modifier le style "titre1" selon les caractéristiques suivantes :

    ParagrapheBordure

    6.         LA BOITE DE DIALOGUE "STYLE"

    La boite de dialogue de gestion des styles permet une gestion organisée de ces derniers.

     volet "styles"
    <clic g> sur
    la boîte de dialogue s'affiche

    Dans le même document "exercice long document"
    À partir de la boite de gestion des styles
    Modifier le style "titre1" avec la boîte de dialogue et selon les caractéristiques suivantes :

    7.         CRÉER UN NOUVEAU STYLE

    Il est aussi possible de créer un nouveau style de toutes pièces. La boîte de dialogue est la même que pour la modification du style.

    volet "styles"
    <clic g> sur
    la boîte de dialogue s'affiche

    le style "normal" ne peut pas être modifié en direct mais doit l'être par cette boîte de dialogue

     

    Dans le même document "exercice long document"
    Créer un style nommé "sommaire" ayant les caractéristiques ci-avant

    8.         LES RÈGLES D'UTILISATION DES STYLES

    L'affectation d'un style peut rentrer en conflit avec une mise en forme directe préalable. De même, un texte auquel est affecté un style peut recevoir une mise en forme complémentaire. Les conflits possibles sont gérés par certaines règles de base.

    RÈGLES

    *       le style de paragraphe assigne les caractéristiques de mise en forme (de paragraphe) enregistrées à la place de ceux existants (idem pour style de caractères)

    *       <ctrl>  <q> rend au paragraphe la mise en forme par défaut et supprime les modifications apportées concernant la mise en forme du paragraphe

    *       <ctrl> <barre espace> rend à la sélection la mise en forme par défaut et supprime les modifications apportées concernant la mise en forme des caractères

    *       la modification d'un style ne modifie que le style lié au document en cours

    *       la modification du modèle peut s'effectuer à partir d'un document lié par la case d'option   (bouton de commande modifier)

    *       seuls les nouveaux documents basés sur le même modèle prendront en compte les nouvelles caractéristiques du style modifié (après ajout au modèle)

    *       la modification du style normal du modèle normal ne modifie pas le style normal des autres modèles

    la modification du style "normal" peut entraîner la modification des styles basés sur ce style "normal" de même que si un style est basé sur un autre, la modification du style de base entraîne la modification du style en cours

     

    Dans le document "exercice long document"
    Corriger éventuellement les fautes d'orthographe avec le clic droit
    Modifier le style normal du texte en arial 11  
    Sélectionner le texte "sommaire" et affecter verdana 14 bleu souligné aligné à gauche
    Faire <ctrl> q et <ctrl> <barre espace> pour rendre à sommaire son style

  • B. Les composants Quick Parts

    Le Composant Quick Part (ou bloc de construction) concerne un texte, un graphique, une image, un tableau ou une combinaison de ces éléments dont l'utilisation est fréquente. Ils sont enregistrés sous une abréviation pour être insérés facilement.

    Un certain nombre de composants Quick Parts sont déjà disponibles et livrés avec Word

    Quand utiliser le Quick Part ?

    *       pour les formules de politesse

    *       pour des mots, des noms propres ou des expressions à la fois compliqués et fréquemment utilisés (vocabulaire spécifique à une organisation)

    *       pour des clauses de contrats commerciaux ou juridiques –

    Les données sont stockées soit dans un modèle spécifique appelé "building blocks.dotx" soit avec le modèle de document.

    1     L'ENREGISTREMENT DU COMPOSANT QUICK PART

    Avant tout, il est nécessaire de stocker les données devant faire l'objet d'insertions.


    groupe "texte"     (9ème bloc)

    sélectionner les données
    <clic g>     sur

    sélectionner les données
    <alt> f3

     

    accepter l'abréviation ou la modifier
    indiquer la galerie et le le modèle
     pour valider
    le composant Quick Part est enregistré et réutilisable

     

    Utiliser une abréviation très courte de préférence, notamment  si vous utilisez les raccourcis clavier pour l'insérer

     

    Une fois les données stockées, elles peuvent être réutilisées autant de fois que nécessaire dans tous les types de document si le modèle "building blocks" a été sélectionné, dans les documents liés au modèle si le modèle du document a été indiqué

     

    Dans le document "exercice long document", Sélectionner le 1er titre "structure de l'entreprise" et l'enregistrer comme Quick Part sous le nom "st" avec son paragraphe

    2     L'INSERTION DES COMPOSANTS QUICK PARTS

    Les composants Quick Parts permettent de gagner beaucoup de temps avec les documents comportant des éléments répétitifs. L'insertion se fait lors de la saisie.


    groupe "texte"     (9ème bloc)

    positionner le point d'insertion
    <clic g>     sur

    dérouler les composants avec la roulette de la souris
    <clic g>  sur l'insertion voulue


    positionner le point d'insertion
    taper l'abréviation de l'entrée
    <f3>
    l'abréviation est remplacée par les données stockées

     


    groupe "texte"     (9ème bloc)

    positionner le point d'insertion
    <clic g>     sur
    <clic g>     sur
    <clic g>     sur
    pour trier par catégorie
    sélectionner l'insertion
    <clic g> sur

     

    lorsque vous n'avez que peu d'insertions et qu'elles sont connues utilisez les combinaisons suivantes : <alt> <f3> pour enregistrer le composant, <f3> pour l'insérer. Si les données stockées sont nombreuses et si elles doivent être organisées utilisez la boîte de dialogue - Codifiez de manière logique vos abréviations

     

    Si l'abréviation n'est pas reconnue, laisser un espace après l'abréviation avant d'appuyer sur <f3> - si l'insertion n'est toujours pas reconnue, vérifier l'attachement du modèle auquel appartient l'insertion

     

    Créer un nouveau document
    Insérer le composant précédemment créé (st)
    Fermer le document sans l'enregistrer

    3     LA MODIFICATION DES COMPOSANTS QUICK PARTS

    Le composant Quick Part peut être modifié à postériori.


    groupe "texte"     (9ème bloc)

    positionner le point d'insertion
    <clic g>     sur
    <clic g>     sur
    sélectionner l'insertion
    <clic g> sur

     

    Il est aussi possible de modifier le composant Quick Part en en créant un nouveau du même nom, avec une autre sélection mais les mêmes autres caractéristiques. Il suffit alors de confirmer à Word la modification

    4     LA SUPPRESSION DU COMPOSANT QUICK PART

    L'abréviation correspondant à des données stockées et non utilisées peut être supprimée.


    groupe "texte"     (9ème bloc)

    positionner le point d'insertion
    <clic g>     sur
    <clic g>     sur
    sélectionner l'insertion
    <clic g> sur

     

    À partir du document "exercice long document"
    Supprimer le composant QuickPart "ST"

     

    Lors de l'enregistrement du document ayant donné lieu au stockage de l'insertion, Word peut proposer l'enregistrement des modifications apportées au modèle de document, c'est à dire l'enregistrement des composants Quick Parts créés afin de pouvoir les réutiliser avec tout nouveau document basé sur le même modèle - accepter dans ce cas l'enregistrement du modèle

    5     EXERCICE

     

    Créer un nouveau document
    Saisir deux formules de politesse, une pour les hommes, l'autre pour les femmes
    ex : "veuillez agréer, monsieur, mes sincères salutations"
           "veuillez agréer, madame, mes salutations les plus sincères"
    Les enregistrer séparément sous forme de composant Quick Part
    ex : "mr" pour la 1ère et "mme" pour la 2éme
    Fermer le document
    Créer un nouveau document et tester les Quick Parts créés
    Fermer le document sans l'enregistrer