Section : B. Envoyer un message | Cours en ligne Outlook 2010

Résumé de section

Avec l'adsl ou tout moyen de connexion moderne, vous êtes en ligne de manière permanente et pouvez envoyer et recevoir les messages quasiment en temps réel.

ACTION

onglet "accueil"

groupe "nouveau" (1^er bloc)

<clic g> sur

1 INDIQUER LES DESTINATAIRES

Les destinataires peuvent être choisis dans la liste des contacts ou saisis manuellement ; s'ils sont connus, ils sont proposés après la saisie de quelques caractères.

ACTION

SAISIR LES DESTINATAIRES

<clic g> sur pour choisir un destinataire dans le carnet d'adresse
ou
saisir directement l'adresse du destinataire :
permet de désigner des destinataires en copie seule
S'il y a plusieurs destinataires, les adresse sont séparées par un point-virgule

infos

ouvre la même fenêtre que ou

avancé

Pour envoyer un message à plusieurs destinataires sans que ces destinataires soient visibles les uns pour les autres, utiliser disponible dans la fenêtre des contacts (qui s'ouvre lorsque l'on clique sur ) ou dans l'onglet "options"

2 SAISIR L'OBJET

Tout message doit avoir un objet.

ACTION

OBJET

<clic g> dans la zone
saisir l'objet

3 COMPOSER LE MESSAGE

Il reste à saisir le texte du message, dans la partie basse de la fenêtre. Word est utilisé comme éditeur par défaut avec ses outils de correction et de mise en forme.

ACTION

SAISIR LE TEXTE

<clic g> dans la partie basse de la fenêtre
saisir le texte
le mettre en forme

4 ENVOYER LE MESSAGE

Une fois le message saisi, il ne reste plus qu'à l'envoyer.

ACTION

ENVOYER LE MESSAGE

dans la fenêtre de message
<clic g> sur pour modifier éventuellement le compte d'envoi
(si différent du compte par défaut)
<clic g> sur

exercice

Écrire le message suivant :
objet : "Rendez-vous"
texte :"Réunion de travail du lundi 31.
14h00 : diaporama - 15h00 : discussion par groupe - 16h00 : synthèse - 17h00 : conclusion
Cordialement "
L'envoyer à votre voisin

5 METTRE EN FORME LE MESSAGE

On retrouve dans Outlook les principales fonctions de Word, ce qui permet d'appliquer un thème, d'affecter des styles, de mettre en forme précisément les caractéristiques de police et de paragraphe, d'insérer toutes sortes d'éléments ou de traduire le texte.

a) TYPE DE MESSAGE

Plusieurs formats peuvent être utilisés pour l'envoi de messages. Le format "html" est le standard le plus riche. Il permet (ainsi que le format "texte enrichi") d'utiliser des mises en forme élaborées.

ACTION

onglet "FORMAT DU TEXTE"
groupe "format" (2^ème bloc)

vérifier que le format est bien "html"
sinon
<clic g> sur

b) CHOISIR UN THÈME

Un thème est une combinaison de couleurs, de polices et d'effets. Il a pour avantage de permettre une présentation élaborée de manière rapide et efficace d'un message auquel des styles ont été appliqués (polices et effets peuvent être modifiés).

ACTION

onglet "options"
groupe "thèmes" (1^er bloc)

<clic g> sur
déplacer la souris sur les thèmes pour juger de l'effet sur la sélection
<clic g> sur le thème choisi

c) AFFECTER UN STYLE

Le style comprend des caractéristiques de mise en forme liées au thème. Ainsi, un style "titre 1" va proposer une présentation différente selon le thème choisi

ACTION

onglet "FORMAT DU TEXTE"
groupe "style" (5^ème bloc)

sélectionner le texte
ou
cliquer dans le paragraphe
pointer sur le style pour afficher sa présentation
<clic g> sur le style choisi

d) METTRE EN FORME LES POLICES

On retrouve ici les procédures de Word
(les caractéristiques choisies remplacent celles du thème pour la sélection).

ACTION

onglet "FORMAT DU TEXTE"
groupe "police" (3^ème bloc)

sélectionner le texte
<clic g> sur un outil

e) METTRE EN FORME LES PARAGRAPHES

Idem pour le paragraphe
(les caractéristiques choisies remplacent celles du thème pour le paragraphe).

ACTION

onglet "FORMAT DU TEXTE"
groupe "paragraphe" (4^ème bloc)

<clic g> dans le paragraphe
<clic g> sur un outil

exercice

Envoyer un message simple du type ci-dessous à votre voisin en mettant en copie toutes les autres personnes présentes
Le mettre en forme de manière élaborée en choisissant un thème et en appliquant des styles

6 SIGNER LE MESSAGE

La signature permet de personnaliser le message en fonction de l'adresse d'envoi.

ACTION	onglet "message" groupe "inclure" (4^ème bloc)	onglet "INSERTION" groupe "inclure" (1^er bloc)
	<clic g> sur <clic g> sur pour créer une nouvelle signature et lui donner un nom dans le volet bas, saisir le texte et le mettre en forme joindre éventuellement une carte de visite du gestionnaire de contacts <clic g> sur pour valider la signature ainsi créée s'affiche dans une liste de l'outil

CONSEIL

Pour associer un thème (ensemble de styles homogènes + fond…) à la signature
onglet puis bouton de la fenêtre "signature"

exercice

Créer une signature liée pour l'adresse que vous avez créée

7 JOINDRE DES FICHIERS

A défaut de partager un fichier avec d'autres (voir Windows Live), il est souvent pratique d'envoyer le fichier concerné. Le fichier est reçu sur un ordinateur ou un Smartphone ou il peut être alors être affiché et éventuellement réutilisé.

ACTION	onglet "message" groupe "inclure" (4^ème bloc)	onglet "INSERTION" groupe "inclure" (1^er bloc)
	<clic g> sur sélectionner le dossier sélectionner le ou les documents (avec <ctrl> ou <maj>) <clic g> sur pour valider les fichiers joints d'affichent dans l'entête du message

ATTENTION

La plupart des serveurs bloquent encore les messages supérieurs à 5 Mo

exercice

1 - ouvrir word
faire le courrier suivant

L'enregistrer dans "documents"sous le nom "lettre"
2 - ouvrir Excel
faire le tableau suivant :
l'enregistrer dans "documents" sous le nom : "tableau"

8 S'ASSURER DE LA RÉCEPTION

Pour les messages importants, il est préférable de s'assurer de la bonne réception du message par une confirmation de lecture.

ACTION

onglet "options"
groupe "suivi" (4^ème bloc)

dans la fenêtre de message (avant de l'envoyer)
cocher l'une ou/et l'autre des cases suivantes

infos

L'accusé de réception est envoyé automatiquement lorsque le message arrive dans la boite aux lettres du destinataire.
La confirmation de lecture est proposée au destinataire du message à la suite de l'ouverture du message

exercice

Créer un message comme suit
Attacher les documents créés précédemment
Demander un accusé de réception et de lecture
L'envoyer aux mêmes destinataires que précédemment

9 INDICATEURS ET BOUTONS DE VOTE

Des indicateurs permettent de définir l'importance et d'assurer un suivi du message. Des boutons de vote permettent de donner son avis sur un point de manière formalisée

ACTION

onglet "message"
groupe "indicateurs" (5^ème bloc)

<clic g> sur

onglet "OPTIONS"
groupe "suivi" (5^ème bloc)

<clic g> sur
choisir le type de boutons

exercice

Envoyer un message avec "importance haute" et "boutons de vote" du type :
"Bonjour, pouvez-vous me donner votre avis ?" à votre voisin