Aperçu des sections

  • B. Envoyer un message

    Avec l'adsl ou tout moyen de connexion moderne, vous êtes en ligne de manière permanente et pouvez envoyer et recevoir les messages quasiment en temps réel.

    ACTION

     onglet "accueil"

    groupe "nouveau" (1er bloc)

    <clic g> sur

    1   INDIQUER LES DESTINATAIRES

    Les destinataires peuvent être choisis dans la liste des contacts ou saisis manuellement ; s'ils sont connus, ils sont proposés après la saisie de quelques caractères.

    ACTION

    SAISIR LES DESTINATAIRES

    <clic g> sur  pour choisir un destinataire dans le carnet d'adresse
    ou
    saisir directement l'adresse du destinataire :

     permet de désigner des destinataires en copie seule
    S'il y a plusieurs destinataires, les adresse sont séparées par un point-virgule

     

    infos

     ouvre la même fenêtre que  ou

    avancé

    Pour envoyer un message à plusieurs destinataires sans que ces destinataires soient visibles les uns pour les autres, utiliser  disponible dans la fenêtre des contacts (qui s'ouvre lorsque l'on clique sur ) ou dans l'onglet "options"

    2   SAISIR L'OBJET

    Tout message doit avoir un objet.

    ACTION

    OBJET

    <clic g> dans la zone
    saisir l'objet

    3   COMPOSER LE MESSAGE

    Il reste à saisir le texte du message, dans la partie basse de la fenêtre. Word est utilisé comme éditeur par défaut avec ses outils de correction et de mise en forme.

    ACTION

    SAISIR LE TEXTE

    <clic g> dans la partie basse de la fenêtre
    saisir le texte
    le mettre en forme

    4   ENVOYER LE MESSAGE

    Une fois le message saisi, il ne reste plus qu'à l'envoyer.

    ACTION

    ENVOYER LE MESSAGE

    dans la fenêtre de message
    <clic g>  sur  pour modifier éventuellement le compte d'envoi
    (
    si différent du compte par défaut)
    <clic g>  sur

     

    exercice

    Écrire le message suivant :
    objet : "Rendez-vous"
    texte :"Réunion de travail du lundi 31.
    14h00 : diaporama - 15h00 : discussion par groupe - 16h00 : synthèse - 17h00 : conclusion
    Cordialement
    "
    L'envoyer à votre voisin

    5   METTRE EN FORME LE MESSAGE

    On retrouve dans Outlook les principales fonctions de Word, ce qui permet d'appliquer un thème, d'affecter des styles, de mettre en forme précisément les caractéristiques de police et de paragraphe, d'insérer toutes sortes d'éléments ou de traduire le texte.

    a) TYPE DE MESSAGE

    Plusieurs formats peuvent être utilisés pour l'envoi de messages. Le format "html" est le standard le plus riche. Il permet (ainsi que le format "texte enrichi") d'utiliser des mises en forme élaborées.

    ACTION

     onglet "FORMAT DU TEXTE"
    groupe "format"
    (2ème bloc)

    vérifier que le format est bien "html"
    sinon
    <clic g>  sur

    b) CHOISIR UN THÈME

    Un thème est une combinaison de couleurs, de polices et d'effets. Il a pour avantage de permettre une présentation élaborée de manière rapide et efficace d'un message auquel des styles ont été appliqués (polices et effets peuvent être modifiés).

    ACTION

     onglet "options"
    groupe "thèmes"
    (1er bloc)

    <clic g>  sur
    déplacer la souris sur les thèmes pour juger de l'effet sur la sélection
    <clic g>
    sur le thème choisi

    c) AFFECTER UN STYLE

    Le style comprend des caractéristiques de mise en forme liées au thème. Ainsi, un style "titre 1" va proposer une présentation différente selon le thème choisi

    ACTION

     onglet "FORMAT DU TEXTE"
    groupe "style"
    (5ème bloc)

    sélectionner le texte
    ou
    cliquer dans le paragraphe
    pointer sur le style pour afficher sa présentation
    <clic g>  sur le style choisi

    d) METTRE EN FORME LES POLICES

    On retrouve ici les procédures de Word
    (les caractéristiques choisies remplacent celles du thème pour la sélection).

    ACTION

     onglet "FORMAT DU TEXTE"
    groupe "police"
    (3ème bloc)

    sélectionner le texte
    <clic g>  sur  un outil

    e) METTRE EN FORME LES PARAGRAPHES

    Idem pour le paragraphe
    (les caractéristiques choisies remplacent celles du thème pour le paragraphe).

    ACTION

     onglet "FORMAT DU TEXTE"
    groupe "paragraphe"
    (4ème bloc)

    <clic g>  dans le paragraphe
    <clic g>  sur  un outil

     

    exercice

    Envoyer un message simple du type ci-dessous à votre voisin en mettant en copie toutes les autres personnes présentes
    Le mettre en forme de manière élaborée en choisissant un thème et en appliquant des styles

    6   SIGNER LE MESSAGE

    La signature permet de personnaliser le message en fonction de l'adresse d'envoi.

    ACTION

     onglet "message"
    groupe "inclure"
    (4ème bloc)

     onglet "INSERTION"
    groupe "inclure"
    (1er bloc)

     

    <clic g>  sur
    <clic g>  sur
     pour créer une nouvelle signature et lui donner un nom
    dans le volet bas, saisir le texte et le mettre en forme
    joindre éventuellement une carte de visite du gestionnaire de contacts
    <clic g>  sur

    pour valider
    la signature ainsi créée s'affiche dans une liste de l'outil

    Description : ancre ios.gifCONSEIL

    Pour associer un thème (ensemble de styles homogènes + fond…) à la signature
    onglet  puis bouton  de la fenêtre "signature"

     

    exercice

    Créer une signature liée pour l'adresse que vous avez créée

    7   JOINDRE DES FICHIERS

    A défaut de partager un fichier avec d'autres (voir Windows Live), il est souvent pratique d'envoyer le fichier concerné. Le fichier est reçu sur un ordinateur ou un Smartphone ou il peut être alors être affiché et éventuellement réutilisé.

    ACTION

     onglet "message"
    groupe "inclure"
    (4ème bloc)

     onglet "INSERTION"
    groupe "inclure"
    (1er bloc)

     

    <clic g>  sur
    sélectionner le dossier
    sélectionner le ou les documents (avec <ctrl> ou <maj>)
    <clic g>
    sur
    pour valider
    les fichiers joints d'affichent dans l'entête du message

     

    Description : attention copie.gifATTENTION

    La plupart des serveurs bloquent encore les messages supérieurs à 5 Mo

     

    exercice

    1 - ouvrir word
    faire le courrier suivant


    L'enregistrer dans "documents"sous le nom "lettre"
    2 - ouvrir Excel
    faire le tableau suivant :
    l'enregistrer dans "documents" sous le nom : "tableau"

    8   S'ASSURER DE LA RÉCEPTION

    Pour les messages importants, il est préférable de s'assurer de la bonne réception du message par une confirmation de lecture.

    ACTION

     onglet "options"
    groupe "suivi"
    (4ème bloc)

    dans la fenêtre de message (avant de l'envoyer)
    cocher
    l'une ou/et l'autre des cases suivantes

     

    infos

    L'accusé de réception est envoyé automatiquement lorsque le message arrive dans la boite aux lettres du destinataire.
    La confirmation de lecture est proposée au destinataire du message à la suite de l'ouverture du message

     

    exercice

    Créer un message comme suit
    Attacher les documents créés précédemment
    Demander un accusé de réception et de lecture
    L'envoyer aux mêmes destinataires que précédemment

    9   INDICATEURS ET BOUTONS DE VOTE

    Des indicateurs permettent de définir l'importance et d'assurer un suivi du message. Des boutons de vote permettent de donner son avis sur un point de manière formalisée

    ACTION

     onglet "message"
    groupe "indicateurs"
    (5ème bloc)

    <clic g>  sur

     onglet "OPTIONS"
    groupe "suivi"
    (5ème bloc)

    <clic g>  sur
    choisir le type de boutons

     

    exercice

    Envoyer un message avec "importance haute" et "boutons de vote" du type :
    "Bonjour, pouvez-vous me donner votre avis ?" à votre voisin

    • A. Le rendez-vous

      Le calendrier va permettre d'afficher les événements enregistrés.

      1   AFFICHER LA PÉRIODICITÉ DÉSIRÉE

      L'affichage des événements dans Outlook peut être complètement personnalisé et adapté aux habitudes de chacun. Il reprend les principaux types de présentation des agendas professionnels. Le plus souvent, le calendrier par défaut suffit.

      modifier l'affichage

      ACTION

       onglet "ACCUEIL"
      groupe "organiser"
      (3ème bloc)
      <clic g> sur l'outil approprié

      pour la périodicité "mois" des options sont proposées

       

      exercice

      Tester les différents modes d'affichage

       

      ACTION

      AFFICHER LA PÉRIODE

      en haut du calendrier ou dans le volet haut gauche

      <clic g> sur  ou  du mois  pour faire défiler

       

      infos

      <clic g> en face de la ligne dans le volet gauche pour afficher la semaine correspondante -
      Vous pouvez aussi faire défiler les périodes avec la roulette de la souris

      exercice

      Faire varier les périodes affichées et les modes d'affichage

      2   CRÉER UN RENDEZ-VOUS

      Le rendez-vous est la base de fonctionnement du calendrier.

      ACTION

       onglet "ACCUEIL"
      groupe "nouveau"
      (1er bloc)
      <clic g> sur
      renseigner les éléments

      Description : souris gauche.gifbouton gauche

      <double clic> sur la date du calendrier

      renseigner les éléments

       

      exercice

      Créer deux rendez-vous comme ci-dessus

      3   RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS

      Une fois le rendez-vous créé, il faut en renseigner les diverses composantes.

      ACTION

      RENSEIGNER LE RENDEZ-VOUS

      saisir l'objet
      saisir l'emplacement (
      les emplacements déjà utilisés sont proposés)
      indiquer la catégorie du calendrier (
      une couleur y est associée)
      modifier éventuellement les heures (
      décocher alors )
      prévoir un rappel (
      il sera affiché sur l'ordinateur tant de temps avant le rendez-vous)
      indiquer votre disponibilité pour d'autres activités (
      disponible, indisponible…)
      saisir éventuellement un texte complémentaire
       pour valider le rendez-vous

       

      exercice

      Compléter les 2 rendez-vous précédents

      4   MODIFIER UN RENDEZ-VOUS

      Le calendrier permet une modification graphique des rendez-vous.

      *     Ouvrir un rendez-vous            <double clic> sur le rendez-vous

      *     Déplacer un rendez-vous        sélectionner le rendez-vous et le faire glisser
                                                     avec la souris à son nouvel emplacement

      *     Copier un rendez-vous           sélectionner le rendez-vous et le faire glisser
                                                     avec la souris à son nouvel emplacement
                                                     en maintenant <ctrl> enfoncé

      *     Modifier la durée                    sélectionner le rendez-vous et faire glisser le
                                                                 bord vertical droit / gauche (
      affichage mois) ou le
                                                                 bord haut / bas (
      affichage semaine et jour) avec la souris

      exercice

      Créer le rendez-vous comme suit puis essayer de le déplacer, le copier, modifier sa durée ; enfin, le remettre dans son état initial

      5   METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS

      Les fonctionnalités de traitement de texte permettent d'enrichir le contenu.

      ACTION

       
      mettre en forme le texte
      insérer les éléments désirés
       réviser le texte

       

      exercice

      Enrichir le texte du rendez-vous "client Dubois"
      Attacher les fichiers "lettre" et "tableau" précédemment créés

      6   PERSONNALISER LES CATÉGORIES

      Les catégories d'activité du calendrier sont liées à des couleurs et personnalisables.

      ACTION

       onglet "rendez-vous"
      groupe "indicateurs"
      (5ème bloc)
      <clic g> sur
      <clic g>
      sur  
      sélectionner
      une catégorie
      <clic g>
      sur
      saisir le nouveau nom
       pour valider

       

      exercice

      Personnaliser les catégories comme ci-avant
      Affecter la catégorie "RV professionnels" au rendez-vous "client Dubois" précédent

      7   PERSONNALISER LE RENDEZ-VOUS

      Il est possible d'ajouter un certain nombre de caractéristiques au rendez-vous.

      ACTION

       onglet "rendez-vous"
      groupe "indicateurs"
      (5ème bloc) et "options" (4ème bloc)
                    pour garder les détails confidentiels

        pour indiquer l'importance du rendez-vous

       pour indiquer la disponibilité de l'auteur notamment en cas de demande de réunion
       pour qu'un message de rappel s'affiche
               pour éviter d'avoir à réécrire un  rendez-vous périodique
                 pour les rendez-vous sous d'autres longitudes

       

      exercice

      Afficher le rendez-vous "client Dubois"
      L'indiquer comme importance "haute", "occupé", Rappel "3 heures" puis enregistrer

      • A. Créer un contact

        Les contacts ou les groupes de contact peuvent être créés simplement.

        ACTION

         onglet "ACCUEIL"
        groupe "nouveau"
        (1er bloc)
        <clic g> sur
        renseigner les éléments

        infos

        l'onglet  donne accès à tous les attributs de traitement de texte nécessaires pour mettre en forme les notes

         

        exercice

        Saisir le contact "François Legrand" tel que ci-dessus

        Un moyen simple d'ajouter un contact est de le faire à partir de la messagerie. Ainsi, les informations connues peuvent être renseignées automatiquement et un lien est créé entre contact et messages adressés ou reçus.

        ENREGISTRER UN CONTACT DE MESSAGERIE

        ACTION

        Description : souris droite.gifbouton droit

        dans la boîte de réception
        sélectionner
        le message
        dans le volet de lecture
        pointer sur l'émetteur
         <clic d>
        si la carte de visite est jointe, les éléments sont pré remplis
        compléter puis enregistrer

        Description : souris gauche.gifbouton gauche

        dans la boîte de réception
        sélectionner
        le message
        dans le volet de lecture
        pointer sur l'émetteur
        <clic g>  sur
        <clic g>  sur
        compléter puis enregistrer

        exercice

        Ajouter en tant que contact toutes les personnes avec lesquelles vous échangé des messages. Inventez le cas échéant les éléments que vous ne connaissez pas

        L'émetteur une fois répertorié dans les contacts, il suffit de pointer sur son nom dans le volet de lecture de la messagerie pour l'afficher.