Section outline

  • Le calendrier va permettre d'afficher les événements enregistrés.

    1   AFFICHER LA PÉRIODICITÉ DÉSIRÉE

    L'affichage des événements dans Outlook peut être complètement personnalisé et adapté aux habitudes de chacun. Il reprend les principaux types de présentation des agendas professionnels. Le plus souvent, le calendrier par défaut suffit.

    modifier l'affichage

    ACTION

     onglet "ACCUEIL"
    groupe "organiser"     (3ème bloc)
    <clic g> sur l'outil approprié

    pour la périodicité "mois" des options sont proposées

     

    exercice

    Tester les différents modes d'affichage

     

    ACTION

    AFFICHER LA PÉRIODE

    en haut du calendrier ou dans le volet haut gauche

    <clic g> sur  ou  du mois  pour faire défiler

     

    infos

    <clic g> en face de la ligne dans le volet gauche pour afficher la semaine correspondante -
    Vous pouvez aussi faire défiler les périodes avec la roulette de la souris

    exercice

    Faire varier les périodes affichées et les modes d'affichage

    2   CRÉER UN RENDEZ-VOUS

    Le rendez-vous est la base de fonctionnement du calendrier.

    ACTION

     onglet "ACCUEIL"
    groupe "nouveau"     (1er bloc)
    <clic g> sur
    renseigner les éléments

    Description : souris gauche.gifbouton gauche

    <double clic> sur la date du calendrier

    renseigner les éléments

     

    exercice

    Créer deux rendez-vous comme ci-dessus

    3   RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS

    Une fois le rendez-vous créé, il faut en renseigner les diverses composantes.

    ACTION

    RENSEIGNER LE RENDEZ-VOUS

    saisir l'objet
    saisir l'emplacement (    les emplacements déjà utilisés sont proposés)
    indiquer la catégorie du calendrier (    une couleur y est associée)
    modifier éventuellement les heures (    décocher alors )
    prévoir un rappel (    il sera affiché sur l'ordinateur tant de temps avant le rendez-vous)
    indiquer votre disponibilité pour d'autres activités (    disponible, indisponible…)
    saisir éventuellement un texte complémentaire
     pour valider le rendez-vous

     

    exercice

    Compléter les 2 rendez-vous précédents

    4   MODIFIER UN RENDEZ-VOUS

    Le calendrier permet une modification graphique des rendez-vous.

    *     Ouvrir un rendez-vous            <double clic> sur le rendez-vous

    *     Déplacer un rendez-vous        sélectionner le rendez-vous et le faire glisser
                                                   avec la souris à son nouvel emplacement

    *     Copier un rendez-vous           sélectionner le rendez-vous et le faire glisser
                                                   avec la souris à son nouvel emplacement
                                                   en maintenant <ctrl> enfoncé

    *     Modifier la durée                    sélectionner le rendez-vous et faire glisser le
                                                               bord vertical droit / gauche (    affichage mois) ou le
                                                               bord haut / bas (    affichage semaine et jour) avec la souris

    exercice

    Créer le rendez-vous comme suit puis essayer de le déplacer, le copier, modifier sa durée ; enfin, le remettre dans son état initial

    5   METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS

    Les fonctionnalités de traitement de texte permettent d'enrichir le contenu.

    ACTION

     
    mettre en forme le texte
    insérer les éléments désirés
     réviser le texte

     

    exercice

    Enrichir le texte du rendez-vous "client Dubois"
    Attacher les fichiers "lettre" et "tableau" précédemment créés

    6   PERSONNALISER LES CATÉGORIES

    Les catégories d'activité du calendrier sont liées à des couleurs et personnalisables.

    ACTION

     onglet "rendez-vous"
    groupe "indicateurs"     (5ème bloc)
    <clic g> sur
    <clic g>     sur  
    sélectionner     une catégorie
    <clic g>     sur
    saisir le nouveau nom
     pour valider

     

    exercice

    Personnaliser les catégories comme ci-avant
    Affecter la catégorie "RV professionnels" au rendez-vous "client Dubois" précédent

    7   PERSONNALISER LE RENDEZ-VOUS

    Il est possible d'ajouter un certain nombre de caractéristiques au rendez-vous.

    ACTION

     onglet "rendez-vous"
    groupe "indicateurs"     (5ème bloc) et "options" (4ème bloc)
                  pour garder les détails confidentiels

      pour indiquer l'importance du rendez-vous

     pour indiquer la disponibilité de l'auteur notamment en cas de demande de réunion
     pour qu'un message de rappel s'affiche
             pour éviter d'avoir à réécrire un  rendez-vous périodique
               pour les rendez-vous sous d'autres longitudes

     

    exercice

    Afficher le rendez-vous "client Dubois"
    L'indiquer comme importance "haute", "occupé", Rappel "3 heures" puis enregistrer