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  • General

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  • A. L'assistant fusion et publipostage

    Il s'affiche dans le volet Office et vient assister l'utilisateur pendant toute l'opération. Il n'est pas indispensable car la procédure de mailing n'est pas compliquée.

    ACTION

    onglet "publipostage"
    groupe "démarrer la fusion et le publipostage"     (2ème bloc)

    <clic g> sur
    <clic g> sur
    le volet s'affiche à gauche de l'écran et va dérouler les différentes étapes de l'assistant

    1 SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT

    ACTION

    volet office

    <clic g> sur la case d'option
    <clic g> sur

    2 SÉLECTION DU DOCUMENT

    ACTION

    volet office

    <clic g> sur la case d'option
    <clic g>         sur

    3 SÉLECTION DES DESTINATAIRES

    ACTION

    volet office

    <clic g> sur la case d'option
    <clic g>         sur
    saisir les données
    <tab>     après la saisie de chaque champ
    <clic g>     sur pour changer de ligne
    saisir les caractéristiques de chaque destinataire
    enregistrer le fichier de données
    valider les données
    <clic g>         sur

    avancé

    Le format d'enregistrement par défaut est le format ".mdb". Le dossier par défaut est le dossier "mes sources de données" de chaque utilisateur

    4 ÉCRITURE DE LA LETTRE

    ACTION

    volet office

    positionner le point d'insertion
    <clic g>     sur
    choisir les caractéristiques

    ACTION

    volet office

    positionner le point d'insertion
    <clic g>     sur
    choisir les caractéristiques

    ACTION

    volet office

    positionner le point d'insertion
    <clic g>     sur
    choisir les champs à afficher
    <clic g>     sur

    infos

    Word propose un affranchissement électronique en ligne à partir d'un logiciel du site Microsoft Web Office

    5 APERÇU DE LA LETTRE

    ACTION

    volet office

    <clic g> sur ou pour visualiser la lettre correspondant aux différent enregistrements
    <clic g>     sur pour modifier éventuellement la liste des destinataires
    <clic g> sur

    6 FIN DE LA FUSION

    ACTION

    volet office

    <clic g> sur pour visualiser individuellement chacune des lettres générées et éventuellement les modifier
    ou
    sur pour les imprimer directement

    infos

    Pour le message électronique, l'option proposée est

    exercice

    Votre société de vente de fleurs par correspondance vous demande de faire un mailing pour vanter les mérites d'une promotion :
    5 fuschias gratuits pour toute commande supérieure à 50 euros
    Faites un publipostage à vos clients dont un échantillon figure dans le tableau ci-dessous en utilisant l'assistant "fusion et publipostage"
    Générer les lettres mais ne les imprimez pas.
    Utiliser éventuellement le document "exo lettre jolie plante" en remplaçant les zones en surligné gris par les blocs appropriés et en modifiant la teneur du texte

  • C. La création de toutes pièces

    Il convient là encore de distinguer le document principal du fichier de données.

    1 DOCUMENT PRINCIPAL

    La première étape consiste à créer un document de type "enveloppe".

    ACTION

    onglet "publipostage"
    groupe "démarrer la fusion et le publipostage"     (2ème bloc)

    <clic g> sur
    <clic g> sur
    renseigner les options
     pour valider

    2 FICHIER DE DONNÉES

    Le document de données va contenir plusieurs lignes, chacune des lignes correspondant à un enregistrement. Chaque enregistrement va contenir plusieurs valeurs (texte ou chiffre), chacune de ces valeurs correspondant à un champ particulier.

    ACTION

    onglet "publipostage"
    groupe "démarrer la fusion et le publipostage"     (2ème bloc)

    <clic g> sur
    <clic g> sur

    3 COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL

    Il faut maintenant insérer les champs sur les enveloppes. Là encore, le bloc d'adresses est très pratique.

    ACTION

    onglet "publipostage"
    groupe     " champs d'écriture et d'insertion" (3ème bloc)

    positionner le pointeur à l'emplacement de l'adresse
    <clic g>     sur

    Description : attention copie.gifATTENTION

    Vérifier que tous les champs ont bien été reconnus ; si ce n'est pas le cas, cliquer sur et effectuer la correspondance :
    ex :

    4 APERÇU DE LA FUSION

    Une fois le texte et les champs saisis, il faut visualiser le résultat de la fusion à l'écran.

    ACTION

    onglet "publipostage"
    groupe     "aperçu des résultats" (4ème bloc)

    <clic g> sur (idem pour désactiver)
    les champs de fusion sont remplacés par leur valeur pour l'enregistrement donné

    infos

    L'outil permet de faire défiler les enregistrements

    5 FUSION

    ACTION

    onglet "publipostage"
    groupe     "terminer" (5ème bloc)

    <clic g> sur
    choisir la destination

    exercice

    Créer des enveloppes pour les destinataires du fichier "données etiquettes"