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  • D. La structure du graphique

    D.        LA STRUCTURE DU GRAPHIQUE

    Chaque élément du graphique est un objet avec ses caractéristiques propres ; ces dernières peuvent être modifiées avec le ruban, le menu contextuel, les outils d'analyse rapide ou le volet droit, selon vos préférences.

    PRINCIPES :

    *     sélectionner l'élément                        <clic g> sur l'élément
    il s'entoure de poignées de sélection
    un second <clic g> sélectionne un élément dans un groupe
    le nom de l'élément est affiché dans la zone de formule. La souris permet de le manipuler

    *     activer le menu contextuel de l'élément         <clic d> sur l'élément

    Un graphique est composé d'un certain nombre d'éléments :

    *       les séries de données, issues d'un tableau sont représentées par des marques enrichies d'étiquettes et illustrées par une légende

    *       les axes (1, 2, 3 axes selon le type de graphe), précisés par des titres dont le rapport est défini par une échelle symbolisée par un quadrillage qui permet de situer chacun des points par rapport aux autres

    *       la zone de traçage, le mur (parois) et le sol (plancher) qui délimitent un graphique 3d

    *       les objets graphiques ou texte qui complètent le graphe

    1.         SELECTION DES ZONES

    La sélection des différentes zones du graphique s'effectue simplement avec la souris.

    bouton gauche

    <clic g>  sur la zone à sélectionner
    <double clic>  pour la sélectionner et afficher le volet droit


    groupe "sélection active"     (1er bloc)

    dérouler la liste
    <clic g>  sur  l'élément à sélectionner

     


    <clic g>  sur   pour dérouler
    <clic g>  sur  l'élément à sélectionner

     

    Un premier <clic g>  sélectionne le groupe d'éléments (marques,  étiquettes…), un second sélectionne l'élément lui-même

     

    Utiliser la liste déroulante du ruban pour effectuer les sélections difficiles

    2.         AJOUT DE ZONES

    S'il manque une zone d'information, elle peut être rajoutée.


    groupe "disposition"     (1er bloc)
    <clic g>  sur

    <clic g>  sur  l'élément à ajouter

     analyse rapide

    <clic g>  sur
    cocher l'élément à rajouter

    3.         OUTILS DE MISE EN FORME

    Ils figurent pour la plupart dans le volet droit.

    gère les couleurs de remplissage et de bordure

     

     

    gère les effets

    gère l'alignement

     

    gère les options de séries

    gère les options de texte

    Tester l'affichage du volet droit
    Tester les différents outils en changeant de sélection

    4.         TITRE DU GRAPHIQUE

    Un titre permet au graphique de rester compréhensible hors de son contexte. Ce titre peut recevoir une mise en forme simple ou élaborée.

     


    groupe "styles de forme"     (3ème bloc) ou "styles WordArt" (4ème bloc)
    <clic g>  sur les outils

     

    bouton gauche
    <double clic>  sur le titre

    bouton droit

    <clic d>  sur le titre

     

     

    le volet droit s'affiche

    mettre en forme le titre de l'axe

     

     

    la zone de titre peut être glissée n'importe où dans le graphique

     

    À partir de la feuille "total France" du classeur "exercice graphique"
    Dans une feuille graphique nommée "graphique de synthèse", créer un graphe histogramme 3d (ou cônes, pyramides ou cylindres) puis insérer le titre de graphique "répartition"
    Le mettre en forme en testant les possibilités puis comme ci-dessous

    5.         TITRES DES AXES

    La nature des données de l'axe doit être indiquée par un titre d'axe.

    bouton gauche
    <double clic>  sur un titre d'axe

    bouton droit

    <clic d>  sur le titre d'axe

     

    le volet droit affiche

    mettre en forme le titre de l'axe

     

    Il n'est pas possible de recopier la mise en forme de la boite d'un titre à l'autre ni de mettre en forme plusieurs titres d'axe en même temps mais le paramétrage est conservé dans le volet droit et peut donc être réutilisé

     

    Dans la feuille "graphique de synthèse" du classeur "exercice graphiques"
    Insérer les titres d'axes s'ils ne figurent pas et les mettre en forme comme ci-dessous

      

    6.         AXES

    Les axes des graphiques représentent chacun un aspect différent des données de la série et le cas échéant de l'échelle de valeurs liée.

    *       les graphes 3d (histo 3d) ont trois axes : l'axe des X, l'axe des Y et l'axe des Z

    *            les séries de données sont indiquées le long de l'axe Y

    *            les abscisses le long de l'axe des X

    *            les ordonnées le long de l'axe des Z vertical

    *       les graphes 2d (y compris à marques 3d) ont deux axes : l'axe des X et l'axe des Y
    (hormis le graphe sectoriel et le mixte)

    *            les ordonnées sont tracées le long de l'axe Y vertical

    *            les abscisses le long d'un axe des X horizontal (hors sectoriel et barres)

    dans les graphes à barres, l'axe des X est vertical et l'axe des Y horizontal
    dans les graphes à nuage de points, l'axe des X est numérique (2ème coord des points)
    un deuxième axe des ordonnées peut être rajouté dans les graphiques mixtes (boursier) 

     

    bouton gauche
    <double clic>  sur un axe

    bouton droit

    <clic d>  sur le titre d'axe

     

    le volet droit affiche

    mettre en forme l'axe

    Des marques numérotées mesurent les valeurs prises le long de l'axe numérique. Elles sont déterminées automatiquement par Excel. Néanmoins, il est possible de définir manuellement les échelles des axes X et Y ; il est alors nécessaire d'en indiquer les valeurs minimales et maximales ainsi que l'intervalle (unité principale). Il est  conseillé de les "lier à la source" (zone "nombre")

     

    Dans la feuille "graphique de synthèse" du classeur "exercice graphique"
    Afficher les étiquettes des axes et les mettre en  forme

    7.         QUADRILLAGE

    L'affichage du quadrillage peut faciliter la lecture du graphe. Le plan de chaque axe propose un quadrillage principal et un quadrillage secondaire.

    bouton gauche
    <double clic>  sur un quadrillage

    bouton droit

    <clic d>  sur le quadrillage

     

    le volet droit affiche

    mettre en forme le quadrillage

     

    Dans la feuille "graphique de synthèse" du classeur "exercice graphique"
    Afficher  les quadrillages principaux des axes

    8.         LÉGENDE

    Les légendes reproduisent le symbole (motifs, lignes, couleurs) affecté à une série de données ainsi qu'un court texte la précisant. Elles peuvent être affichées n'importe où dans le graphique. Elles sont rarement nécessaires dans un graphe 3d.

    bouton gauche
    <double clic>  sur la légende

    bouton droit

    <clic d>  sur la légende

     

    le volet droit affiché

    mettre en forme la légende

     

    Dans la feuille "graphique de synthèse" du classeur "exercice graphique"
    Afficher  puis enlever la légende, la déplacer et modifier sa forme

    9.         SOL - MURS

    Dans la zone de traçage qui délimite le graphique, le sol et les murs peuvent être ou non affichés et recevoir une mise en forme.

    bouton gauche
    <double clic>  sur le sol / les murs

    bouton droit

    <clic d>  sur le sol / les murs

     

    le volet droit affiché

    mettre en forme     le sol / les murs

     

    Dans la feuille "graphique de synthèse" du classeur "exercice graphique"
    Mettre en forme sol et murs

    10.    ÉTIQUETTES DE DONNÉES

    Il est possible d'afficher des étiquettes venant préciser les marques.

    bouton gauche
    <double clic>  sur les étiquettes  de données

    bouton droit

    <clic d>  sur les étiquettes  de données

     

    le volet droit affiché

    mettre en forme     les étiquettes  de données

     

    <clic d>   donne accès à toutes sortes de formes d'étiquettes

     

    Dans la feuille "graphique de synthèse" du classeur "exercice graphique"
    Afficher des étiquettes donnant les différentes valeurs de chaque marque de série
    Mettre en forme ces étiquettes

    11.    ROTATION 3D

    Elle permet de faire pivoter le graphe sur 3 axes pour présenter les séries au mieux.

    sélectionner le graphique
    <clic g>  sur

    bouton droit

    <clic d>  dans le graphique
     

     

    le volet droit affiché

    paramétrer la rotation

    Dans la feuille "graphique de synthèse" du classeur "exercice graphique"
    Modifier l'orientation 3d du graphique

    12.    IMAGES

    Pour agrémenter la présentation, il est possible d'insérer une image comme fond de graphique ou comme marque de série de données par un simple copier/coller
    De même, les options de mise en forme "remplissage dégradé" permettent de faire varier la couleur d'une nuance à l'autre


    sélectionner une image à partir de word ou d'un logiciel de dessin (paint…)
    la copier dans le presse-papiers
    sélectionner une zone du graphique (sol, mur, marque de données…)
    <ctrl> v pour coller

     

    Faire une copie de la feuille graphique "graphique de synthèse", la nommer graphique avec images" et la positionner en dernier
    Insérer des images du document "images.docx" (ou autre) dans les marques de données, le sol, les murs…

    13.    EXERCICE

    Ouvrir le classeur "graphes.xls"
    Faire les différents calculs (voir zones de commentaires) puis colorer les onglets
    Représenter les données par un graphe incorporé en "histogramme 3d groupé" avec titres, étiquettes…pour la région Est
    Représenter les données par un graphe incorporé en "histogramme 3d formes pyramidales"  avec titres, étiquettes...pour la région Nord
    Représenter les données par un graphe incorporé "histogramme empilé 3d" avec titres, étiquettes…pour la région  Ouest
    Représenter les données par un graphe incorporé "courbes 3d" avec titres, étiquettes…pour la région Sud
    Représenter les données par un graphe incorporé "histogramme 3d" avec titres, étiquettes…pour le total France
    Représenter les totaux par un "graphe en secteur éclaté 3d" avec titres et % pour le total France sur une feuille graphique appelée "Graphe France Répartition"
    Les enrichir d'étiquettes, de légendes, de titres…
    Modifier les polices des textes, leurs couleurs, leurs caractéristiques
    Modifier les caractéristiques des marques puis modifier les caractéristiques des axes

    Ouvrir le classeur "congés"
    Représenter graphiquement les congés pris par les salariés
    Insérer des images puis comparer avec le classeur "conges fini"

  • B. Les liaisons entre excel et word

    La liaison permet de faire figurer une copie d'un extrait ou de la totalité d'une feuille Excel au sein d'un document Word ; la modification du fichier original entraîne la mise à jour de la copie dans Word.

    1.         FEUILLE DE CALCUL EXCEL

    Le cas le plus courant est l'importation d'une feuille de travail ou d'un graphique d'un tableur dans un document de traitement de texte.


    ouvrir     le classeur excel
    sélectionner     les données  et les copier dans le presse-papiers
    afficher le document word
    positionner le point d'insertion
    <clic g>     sur   de ou  <clic d>  
    pointer sur une des options de collage et visualiser le résultat
    <clic g>     sur l'un des outils
    les 2 assurent la liaison, l'un en utilisant la mise en forme du tableau Excel, l'autre utilisant la mise en forme du  document de destination

     

    La commande  affiche la boîte de dialogue avec ses options

    Ouvrir le fichier Excel "ventes.xlsx"
    Copier le tableau avec liaison dans un document Word
    Effectuer des modifications dans Excel
    S'assurer de la mise à jour dans Word
    Enregistrer le document sous le nom "liaison"