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  • B. La saisie des données

    Les données peuvent être de deux types : constante ou formule

    *      Une constante peut être un nombre, une date, une heure ou du texte ; sa valeur ne change pas à moins d'être directement modifiée par l'utilisateur.

    *      Une formule est une combinaison de valeurs constantes et d'opérateurs ; sa valeur peut donc varier si les valeurs d'autres cellules de la feuille sont modifiées

    "25", "32", "maison" sont des constantes
    "=somme(b2:c5)", "=c6 + d8" sont des formules

    La saisie des données est la première étape de création d'une feuille Excel. Qu'elle soit numérique (chiffres) ou alphanumérique (texte), qu'elle soit constituée de chiffres, caractères, formules ou fonctions, la procédure obéit aux mêmes règles.

    La saisie des données va s'afficher en deux endroits différents

    *       La barre de formule.

    *       La cellule concernée

    L'utilisateur intervenient au choix à l'un ou l'autre de ces emplacements.

    Saisie

    *       Saisir d'abord les titres de ligne et de colonnes (libellés)

    *       Saisir ensuite les données (valeurs à l'intersection des lignes et colonnes de titre)

    *       Saisir enfin les formules de calcul (totaux…)

    vous pouvez faire un minimum de mise en forme (largeur de colonne) si cela facilite la saisie

     

    Lorsqu'une cellule est sélectionnée, elle est encadrée et son contenu est affiché dans la barre de formule. Dans tous les cas, Excel détermine automatiquement la nature des entrées

    1.         LA SAISIE SIMPLE

    La saisie concerne le plus souvent une cellule.

    souris gauche.gifbouton gauche

    <clic g> sur la cellule à renseigner
    taper les caractères, chiffres ou lettres, constituant l'entrée
    ils s'affichent au fur et à mesure
    <clic g> sur la case  pour valider
    (
    la même cellule reste sélectionnée)
    ou
    <clic g> sur la case  pour annuler

       

    curseur sur la cellule à renseigner  taper les caractères, chiffres ou lettres,
    <entrée> pour valider les données et descendre d'une cellule
    <tab> pour valider les données et aller sur la cellule à droite
    ou
     
    <echap> pour annuler la saisie

     

     

    Toujours commencer la saisie des données dans la première feuille de travail du classeur (s'assurer que l'onglet "feuille1" est activé) et à l'origine de la feuille (l'angle supérieur gauche du tableau de données doit être en A1)

     

    Ne mélangez pas saisie et mise en forme : ne laissez pas de lignes ou de colonnes blanches à des fins esthétiques; Excel ne comprendrait plus vos données (la mise en forme d'Excel permettra d'arriver au résultat souhaité d'une manière plus adaptée)

     

    Créer un nouveau classeur (fermer les éventuels classeurs ouverts)
    Dans la 1ère feuille et en observant attentivement la barre de formule :
    <clic g> dans la cellule B2 et saisir "125" avec le clavier numérique
    Annuler la saisie (ne pas la valider)

     

    L'erreur la plus fréquente est d'oublier de valider la saisie ! N'oubliez pas de faire <entrée> ou <clic g> sur la case   à la fin de votre saisie

    2.         LA SAISIE MULTIPLE

    La saisie peut concerner une ou plusieurs plages de cellules.

     

    <sélectionner> la ou les plages
    taper  les données de la 1ère cellule
    <entrée> pour valider les données
    taper  les données de la 2ème cellule
    <entrée> pour valider les données
    répéter
    l'opération pour les autres cellules

    souris gauche.gifbouton gauche

    <sélectionner> la ou les plages
    taper  les données de la 1ère  cellule
    <clic g> sur la case  de validation
    <clic g> sur la 2ème cellule
    taper  les données de la 2ème cellule
    <clic g> sur la case  de validation

     

    Dans le classeur en cours et sur la 1ère feuille
    Saisir le tableau suivant :

    L'enregistrer sous le nom "commande de fleurs" puis le fermer

     

    Le déplacement au sein des plages sélectionnées obéit aux règles suivantes

    *       <entrée>                    cellule suivante (en bas)

    *       <maj><entrée>         cellule précédente (en haut)

    *       <tab>                          cellule suivante (vers la droite)

    *       <maj><tab>               cellule précédente (vers la gauche)

    La procédure pour saisir une même valeur dans toutes les cellules de la plage sélectionnée est identique hormis le fait qu'il faut appuyer simultanément sur les touches <ctrl> et <entrée> (au lieu de <entrée> seule) après avoir saisi la valeur

    3.         LA SAISIE UNIQUE

    Il peut arriver qu'il soit nécessaire, notamment dans un but de contrôle, de saisir la même valeur dans toute la plage.

     

    <sélectionner> la ou les plages
    saisir la valeur
    <ctrl><entrée>

     

    Afficher ou créer un nouveau classeur
    Dans la 1ère feuille
    Sélectionner la plage B2:C8 et taper "74" avec le clavier numérique
    Valider avec les touches <ctrl><entrée>

     

    4.         LES ENTRÉES LONGUES

    La longueur de la suite de caractères saisis peut excéder la taille de la cellule contenante.

    Il est possible d'adapter à posteriori la taille de la cellule mais cela n'est pas toujours nécessaire


    Lorsque la saisie est numérique (
    chiffres) et dans le format standard

    *      si la partie décimale est trop longue, les chiffres surnuméraires n'apparaissent pas et la valeur est arrondie

    *      si la partie entière est trop longue, l'affichage est en notation scientifique (si le format n'est pas automatique, des dièses remplacent les chiffres de la cellule)

     Lorsque la saisie est alphanumérique (texte)

    *      le libellé se poursuit dans la cellule adjacente si celle-ci est inoccupée

    *      le libellé est tronqué si la cellule adjacente est renseignée.

     

    Dans le classeur en cours et dans la 2ème feuille, saisir :

    45,5555555555555555        la valeur arrondie est affichée

    489658975644456555         la valeur est affichée sous forme scientifique

    anticonstitutionnellement      l'affichage se poursuit dans la cellule adjacente

    "12" dans la cellule adjacente le libellé précédent est tronqué

    5.         LA SÉLECTION DES DONNÉES

    La sélection est préalable à toute action (saisie, modification, mise en forme…)

    Sélection / souris

    *       une cellule

    pointeur sur cellule

    <clic g>

    *       une petite plage

    pointeur dans première cellule

    <faire glisser>

     

    pointeur dans première cellule

    <clic g>

    *       une grande plage

    se déplacer avec l'ascenseur

    <maj>enfoncé

     

    pointeur dans dernière cellule

    <clic g>

    *       série de plages

    idem plage (1)

    <ctrl>enfoncé

    *       la feuille entière

    pointeur sur case sélection totale

    <clic g>

    La sélection s'effectue en transparence sans altérer la présentation des données

     

    Tester les procédures de sélection dans la 1ère  feuille du classeur en cours

     

    6.         LA MODIFICATION DES DONNÉES

    Il est toujours possible de modifier le contenu d'une cellule, que ce soit en cours de saisie ou une fois la saisie effectuée ; il est plus simple de le faire en cours de saisie et avant validation.

    En cours de saisie :

    *       la touche  <retour arrière> efface les caractères en cours de saisie, un par un et de la fin de la saisie vers le début

    *       la touche  <echap> annule la totalité de la saisie en cours

    *       la case <annulation>    annule la totalité de la saisie en cours

    La saisie effectuée

    <f2>

    <clic g> dans la barre de formule

    <double clic> dans la cellule

    permettent de passer en mode modification

    7.         L'EFFACEMENT DES DONNEES

    L'effacement des données permet de vider le contenu des cellules. Si d'autres données doivent remplacer le contenu actuel, il n'est pas nécessaire d'effacer ce contenu avant saisie (les nouvelles données remplacent  les anciennes).

    se positionner devant les caractères à supprimer
    ou
    sélectionner les caractères à supprimer
    employer la touche   

    se positionner après les caractères à supprimer
    ou
    sélectionner les caractères à supprimer
    employer la touche

     

    souris droite.gifbouton droit

    sélectionner la plage de cellules
    <clic d>   
    la mise en forme de la cellule est conservée

     onglet accueil
     groupe "édition"
    (dernier bloc)

    sélectionner la plage de cellules
    <clic g>
     sur

     

    Dans la 1ère feuille du classeur en cours
    En B2, effacer le contenu avec le menu contextuel
    En B3, effacer le contenu avec le ruban
    En C2, effacer le contenu avec
    En C3, faire un <double clic>
    Effacer le contenu avec

     

    Une méthode plus simple consiste à sélectionner la cellule ou les caractères de la cellule à effacer puis à saisir directement les nouvelles données à la place des anciennes

     

    Si la modification est refusée, vérifier que la feuille de travail n'est pas protégée ou finalisée

    SÉLECTION AU SEIN D'UNE CELLULE

    souris gauche.gif
    En mode modification

    *       <faire glisser > pour sélectionner des caractères

    *       <double clic> pour sélectionner un mot

     


    En mode modification

    *       flèches de direction pour se déplacer

    *       <maj> + flèches de direction pour étendre la sélection

    *       <ctrl> + flèches pour atteindre un mot

    *       <ctrl>+ <maj> + flèches pour étendre la sélection d'un mot ou d'une ligne

    *       <maj>+ <origine> pour étendre la sélection au début de la ligne

    *       <maj>+ <fin> pour étendre la sélection à la fin de la ligne

    *       <ctrl>+ <origine> pour atteindre le début des données de la barre de formule

    *       <ctrl>+ <fin> pour atteindre la fin des données de la barre de formule

    *       <ctrl><maj>+ <origine> pour étendre la sélection au début des données de la barre

    *       <ctrl><maj>+ <fin> pour étendre la sélection à la fin des données de la barre

    8.         L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION

    Il est aussi toujours possible d'annuler une action ou plusieurs actions erronées.

    souris droite.gifbouton droit

    <clic  g> sur

     

     

    <ctrl><z>

     

    Dans la 2ème  feuille du classeur en cours
    <clic g> sur la cellule ou est affiché "anticonstitutionnellement"
    <clic g>
    dans la barre de formule entre "ti" et "tu"
    Essayer les touches  <suppr> et <retour arrière>
    Valider les modifications
    Annuler avec  la modification

     
    • B. La colonne

      L'insertion, comme la suppression de colonnes, fait varier les lettres des colonnes suivantes, en plus ou en moins, du nombre de colonnes insérées ou supprimées. Les formules, que leurs références soient relatives ou absolues, sont automatiquement adaptées à la nouvelle structure de la feuille.

      1.         LA SÉLECTION DES COLONNES

      La sélection d'une ou plusieurs colonnes s'effectue de préférence avec la souris.

      <clic g> sur la lettre d'une colonne la sélectionne
      ou
      <faire glisser> le pointeur sur les lettres de colonne pour sélectionner

      <ctrl><espace> sélectionne la colonne a laquelle appartient la ou les cellules sélectionnée

       

       

      Comme dans la plupart des sélections, utiliser <ctrl> pour ajouter une sélection et <maj> pour étendre une sélection

       

      Dans le classeur "commande de fleurs"
      Sélectionner la colonne B
      Sélectionner les colonnes B et D
      Sélectionner les colonnes B à D

      2.         L'INSERTION DES COLONNES

      Les colonnes insérées viennent s'ajouter à gauche de la première colonne sélectionnée.

      sélectionner autant de colonnes que de colonnes à ajouter
      <clic g>
       sur


      sélectionner autant colonnes que de colonnes à ajouter
      <clic d> dans la sélection
      il y a autant de colonnes vierges d'insérées que de colonnes sélectionnées

       

      Si les données sur lesquelles vous travaillez ont été reconnues en tant que tableau Excel (mettre sous forme de tableau), Excel insérera automatiquement une ligne si une seule cellule (ou plusieurs cellules mais sur la même ligne) est sélectionnée, une colonne si plusieurs cellules de lignes différentes sont sélectionnées

       

      Plutôt que de faire une sélection élaborée, il est aussi possible de ne sélectionner que des cellules et de préciser la commande avec  de  

       

      Si Excel ne comprend pas, il demande de préciser ce qui est à insérer (cellules, lignes, colonnes)

       

      Dans le classeur "commande de fleurs"
      Insérer deux colonnes devant la colonne B
      Les appeler "nom scientifique" et description"
      Renseigner ces colonnes

      3.         LA SUPPRESSION DES COLONNES

      La suppression de colonnes se fait selon les mêmes principes que l'insertion.

      sélectionner autant de colonnes que de colonnes à supprimer
      <clic g>
       sur


      sélectionner autant de colonnes que de colonnes à supprimer
      <clic d> dans la sélection
      les colonnes sélectionnées sont supprimées

       

      Si les données sur lesquelles vous travaillez ont été reconnues en tant que tableau Excel (mettre sous forme de tableau), Excel supprimera automatiquement une ligne si une seule cellule (ou plusieurs cellules mais sur la même ligne) est sélectionnée, une colonne si plusieurs cellules de lignes différentes sont sélectionnées

       

      Plutôt que de faire une sélection élaborée, il est aussi possible de ne sélectionner que des cellules et de préciser la commande  avec  de

       

      Si Excel ne comprend pas, il demande de préciser ce qui est à insérer (cellules, lignes, colonnes)

       

      Dans le classeur "commande de fleurs"
      Supprimer les deux colonnes créées devant la colonne B
      Annuler la suppression

      4.         LA LARGEUR DES COLONNES

      La largeur des colonnes dans Excel est par défaut de 10,71 caractères (80 pixels) ; cette largeur peut être modifiée et adaptée aux données saisies.

       

      sélectionner les colonnes à modifier
      pointeur sur le bord droit de la case de lettre d'une colonne (
      forme du pointeur )
      étirer la colonne vers la droite ou vers la gauche pour adapter sa largeur
      si plusieurs colonnes sont sélectionnées, toutes sont modifiées

       

      sélectionner les colonnes
      <clic g>
       sur


      sélectionner les colonnes
      <clic d> dans la sélection

       

       

      saisir la largeur
       pour valider

       

      Il est possible d'adapter la largeur des colonnes sélectionnées à la taille de la plus longue donnée contenue dans une des cellules de chacune des colonnes ou de leur rendre leur taille d'origine.

      sélectionner les colonnes concernées
      pointeur sur le bord droit de la case de lettre d'une colonne
      (idem largeur)
      <double clic>

      sélectionner les colonnes
      <clic g>
       sur  

       

      Dans le classeur "commande de fleurs"
      Mettre la largeur de la colonne de libelles à 13,55
      Ajuster les autres colonnes

      5.         LE MASQUAGE DES COLONNES

      Il peut être utile de ne pas afficher ou de ne pas imprimer certaines données ; masquer les colonnes contenant ces données permet d'atteindre cet objectif.

       

      sélectionner les colonnes concernées
      pointeur sur le bord droit de la case de lettre de la dernière colonne de la sélection
       étirer le bord droit de la case jusqu'à la case de la colonne précédente (
      pointeur :)
      les colonnes ne sont plus affichées

       

      sélectionner les colonnes (ou clic g>  dedans)
      <clic g>
       sur
       


      sélectionner
      les colonnes à masquer
      <clic d> dans la sélection

       

       

       

      Même si les colonnes ne sont plus visibles, les lettres de colonne manquantes indiquent à l'utilisateur que des colonnes sont masquées

      6.         L'AFFICHAGE DES COLONNES MASQUÉES

      Le processus de réaffichage des colonnes masquées est sensiblement le même.

       

       

      pointeur sur la limite ou les numéros de colonne manquent
      faire glisser jusqu'à la largeur de colonne  désirée (
      forme du pointeur )
      <double clic> affiche les colonnes en adaptant leur largeur à celle des données les plus longues

       

      sélectionner les colonnes masquées
      + 1 colonne avant et 1 colonne après <clic g>
       sur


      sélectionner les colonnes masquées
      + 1 colonne avant et 1 colonne après <clic d>  dans la sélection

       

       

      Dans le classeur "commande de fleurs"
      Masquer les colonnes "nom scientifique" et "description"
      Réafficher les colonnes